De functie juridisch secretaresse heeft door de jaren heen een oubollig imago opgebouwd.

Vera en ik kwamen recentelijk hierover in gesprek. Doordat zij in de praktijk het nodige ziet veranderen in de wijze van secretarieel juridisch ondersteunen, bied ik haar graag de gelegenheid e.e.a. toe te lichten. Ook voor mij was het een positieve openbaring, dat er ook behoorlijk positieve veranderingen zijn doorgevoerd, zodat het werken in de advocatuur echt veel aantrekkelijker wordt voor de secretaresse van nu!

 

Veel leesplezier!!

 

De juridisch assistant in de spotlight

 

De advocatuur. Van oudsher heeft deze branche een nogal oubollig stempel. Advocaten zijn mannen in dure pakken, die met uitgestreken gezichten de hele dag procedures voeren en daarvoor uurtarieven vragen die zo hoog zijn als de Eiffeltoren. En hun secretaresses zijn quasi-suffige dames, compleet met mantelpakje, strakke knot en leesbril, die de hele dag telefoon aannemen, koffie naar hun baas brengen en met een ouderwetse dictafoon correspondentie uitwerken.

Dit was 30 jaar geleden misschien inderdaad de gebruikelijke verdeling. Niet dat daar overigens iets mis mee is. De meeste advocaten zijn (ook nu nog) voor een groot deel afhankelijk van hun ondersteuning. Maar mantelpakjes, knotjes en leesbrillen? Met een ouderwetse dictafoon in je oren koffie naar je baas brengen? Nee, die tijd is voorbij. En dat is maar goed ook.

Onlangs las ik het artikel van Cora Toker over employability van de secretaresse. Het vak verandert (en als het aan mij ligt, de terminologie ook) en als secretaresse (ik gebruik liever de term assistant) zal je mee moeten veranderen. Niet alleen om je functie up-to-date en uitdagend te houden, maar ook om eventueel klaar te zijn voor een baan op een andere plek of bij een andere werkgever. Werk aan de winkel dus voor de gemiddelde assistant die al een tijdje in dezelfde functie zit.

De advocatuur verjongt. De grijze generatie raakt in de minderheid en millennials nemen het stokje over. En deze millennials kunnen zichzelf vaak heel goed redden, waardoor het uitwerken van correspondentie niet meer de primaire taak van de assistant is. Wel heeft ze de eindregie. Zorgt ze voor de puntjes op de i, want foutloze correspondentie is één van de belangrijkste visitekaartjes die je kunt afgeven, juist in de advocatuur.

De juridisch assistant heeft, net als een gewone assistant, veel contact met klanten, werkt nauw en prettig samen met de advocaten en zorgt ervoor dat termijnen niet worden vergeten en de agenda niet overvol raakt. Daarbij moet ze wel een aantal bijzondere skills hebben. Het komt nog wel eens voor dat er mensen opbellen, die verdrietig of boos zijn en dat afreageren op de assistant. Hier moet je mee om kunnen gaan en zelfs mensen rustig weten te krijgen. Ze moet ook naar de advocaat kunnen vertalen wat de klant wil, welke specialist hij nodig heeft. Kennis hebben van processen en inhoud van een zaak.

Door de veranderingen in het vak werken assistants vaak voor meerdere advocaten en hebben ze daarnaast nog verschillende andere taken in hun pakket, zoals de organisatie van events, het beheer van social media en officemanagement. Ze moet dus niet alleen stressbestendig zijn, maar ook flexibel en makkelijk kunnen schakelen als de situatie daarom vraagt. Ze is daarom ook representatief en heeft een prettige en opgewekte persoonlijkheid.

Meer en meer treedt de juridisch assistant op de voorgrond, laat ze zien waar haar kantoor voor staat en bouwt haar eigen netwerk en relatiekring op. Het vak verandert, haar rol verandert, maar ze verandert mee en blijft op die manier employable. Het is jammer dat er nog steeds een stigma op de advocatuur ligt, en daarmee op de juridisch assistant. Naar mijn idee is dat stigma onterecht en is de juridisch assistant niet anders dan andere assistants. Steeds vaker wordt een hbo-niveau gevraagd, en dat is logisch, als je kijkt naar de ontwikkeling van taken en verantwoordelijkheden. De juridisch assistant is en blijft de onmisbare rechterhand van de advocaat.

De juridisch assistant suffig? Juist niet! De advocatuur digitaliseert, moderniseert, wordt steeds commerciëler en de assistant gaat daar vol in mee.