Dag beste lezer,

Deze keer een verfrissende gastencolumn van Linda Immink, die een kijkje geeft in de loopbaan van een secretaresse.

Van het keuzemoment gericht een secretariële vakopleiding te gaan volgen na de loopbaan in het voortgezet onderwijs t/m de keuzes waar een ervaren secretaresse voor staat om dit vak te blijven uitoefenen, inspiratie in te vinden en verder te ontwikkelen.

Veel leesplezier!

Cora Toker

Ook interesse en/of nspiratie om een keer een gastencolumn te schrijven? Stuur mij gewoon een e-mail!

 

Secretaresse, zucht… dat is toch gewoon HET LEUKSTE VAK op deze aardbol?

Tja, dat is mijn mening heb ik gemerkt. Het zal je dan ook niet verbazen dat ik al jarenlang (jaja, vanaf mijn 17e) in dit vak rondloop. Uiteraard niet altijd in dezelfde functie, maar wel altijd in het vakgebied. Het is gewoon een soort verslaving, ik krijg er een kick van!

Maar hoezo weet ik dat niet iedereen dit het leukste vak vindt? In januari was ik één van de ondernemers op de AlmereOnStage dag bij het KAF in Almere. Op deze dag kwamen er maar liefst 900 leerlingen uit Almere om te ‘snuffelen’ aan de verschillende beroepen. Er waren 200 beroepsbeoefenaars. Van advocaat tot politie, van hovenier tot makelaar, van hondentrainer tot… inderdaad, ik: secretaresse. Het doel van deze dag was om scholieren van het middelbaar onderwijs kennis te laten maken met de verschillende beroepen. Vragen stellen en kijken of je een match hebt. En dan is er een match, wat dan? Twee weken later was er de DoeDag. De leerlingen gingen dan voor één dag op stage bij degene met wie ze een match gemaakt hadden. Van de 900 leerlingen had ik er een handjevol, vier in totaal.

Omdat ik freelancer ben heb ik de leerlingen niet bij een opdracht meegenomen, maar ik kreeg een lokaal ter beschikking op MBO College De Poort. Hoe leuk was dat: daar is een secretaresseopleiding! En sterker nog… op de DoeDag mochten vier leerlingen die momenteel opgeleid worden bij mij in de klas komen om de praktijk te vertellen. Beter kon niet. Vragen werden dan ook veelvuldig gesteld! De echte scholierenvraag: moet je veel lessen volgen? Maar de vragen gingen met name over de inhoud van de opleiding, ze wilden weten wat in praktijk geleerd werd. Het was echt een super ervaring. En ik had een vooroordeel dat de ‘jeugd van tegenwoordig’ niet goed was in Nederlandse taal. Dat haal ik bij deze terug, ze zijn glansrijk geslaagd voor de casus!

Oh… je zal nog maar zo jong zijn dat de hele wereld open ligt. Oh… dat is waar ook: die ligt ook open als je wat ouder bent! Wellicht ondervind je dan wat meer strubbelingen. Een omgeving die je vragend aankijkt als je een andere kant op wilt. Er tegenop zien om een opleiding te volgen. Altijd genoeg redenen om iets niet te doen. Maar weet je, in mijn huidige opdracht werk ik samen met twee collega’s die allebei uit de zorg komen (de een verpleegkundige, de andere activiteitenbegeleider). Zij zijn zich momenteel aan het omscholen (volgen de praktische opleiding van mbo naar hbo via Rieel Organisatieverbeteringen). Ze volgen een opleiding en ondertussen werken ze als secretaresse. Of ze enthousiast zijn? Ze zouden het zo weer doen! Kunnen ze alles al? Nee, maar daar heb je collega secretaresses voor.

Dus toch he… secretaresse is echt het leukste vak!

Wat mijn achtergrond is? Ik was niet een goede student: in 4 HAVO bleef ik zitten, het was te gezellig op school. Toen ik overging naar de 5e klas bleken al mijn vriendinnen dat jaar gezakt te zijn. Oftewel: het werd weer veel te gezellig en ja hoor, ik zakte voor het examen. Toen was ik er klaar mee: school, dat was niets voor mij, ik wilde aan het werk. Het geluk was met mij dat ik gelijk een leuke job kreeg als receptioniste en vanuit daar kon ik mij opwerken. Natuurlijk begreep ik dat het toch handig is een diploma te hebben. Mijn eerste opleiding was ‘secretaresse Nederlands’ bij Scheidegger, dat was de basis. Vele jaren later wilde ik op papier kunnen aantonen dat ik HBO werk- en denkniveau had en heb toen de opleiding ‘HBO directiesecretaresse’ bij de NCOI gevolgd. Nu, weer een aantal jaren later, ben ik opnieuw in de schoolbanken beland bij Rieel Organisatieverbeteringen. Ik volg daar twee opleidingen: ‘Leidinggeven aan secretariaten’ en ‘Bedrijfs- en Organisatiekunde’, beide Post HBO opleidingen. Het mag een inspiratie voor je zijn dat ik zonder een ‘basis-diploma’ best op mijn pootjes terecht ben gekomen, maar laat het geen reden zijn om dan maar niet een diploma te halen!

Gestart als receptioniste, vele banen als (directie)secretaresse/ PA en nu leidinggevende over secretariaten. De liefde voor het vak blijft, alleen de rol is verandert. Blijf dromen, blijf jezelf uitdagen, blijf leren en blijf vooral altijd in jezelf geloven!

Eind goed, al goed.

Linda Immink

www.imminksupport.nl

Heeft de manager van nú de ondersteuning van een mbo- óf een hbo-geschoolde secretaresse nodig?

De secretaresse van nú is er meer en meer van doordrongen, dat haar takenpakket verandert. Zij tilt haar opleidingsniveau op naar hbo en volgt haar trainingen en cursussen om bij te blijven in haar vak.

De secretaresse van nú past zich aan, aan de manager van nú!

Maar wordt die weg andersom ook gelopen?

Gekke vraag misschien, maar voor mij wel logisch als ik kijk naar de praktijkvoorbeelden, die ik als consultant regelmatig meemaak na een bemiddeling van een secretaresse.

Net zoals een kandidaat een intakegesprek krijgt bij Kiem Select, krijgt een opdrachtgever dit ook. Er wordt dan gesproken over de taken die de gezochte ondersteuner zal gaan invullen. Wordt er gezocht naar een secretaresse of een (management, executive, personal) assistant. Wat wordt van haar verwacht op het gebied van bijv. proactief werken, eigen werk creëren, assertiviteit, etc. De belangrijke rol van communicatie tussen de nieuwe teamleden om een goede samenwerking te bevorderen en de hiërarchische plaats van de ondersteuner in de organisatie.

De keuze voor een hbo-geschoolde ondersteuner ligt voor de hand en hierop wordt gezocht.

Als uiteindelijk die gewenste hbo’er wordt gevonden, dan blijkt in de praktijk dat regelmatig door een manager wordt teruggegrepen naar de vertrouwde en bij hem/haar bekende rol van de secretaresse die meer op uitvoerende dan anticiperende taken is gericht.

De secretaresse weet ondertussen echt wel wat het verschil is tussen haar mbo-opleiding en opgedane werkervaring tot nu toe t.o.v. de meerwaarde die haar hbo secretaresse-vakopleiding haar als ‘assistant’ biedt m.b.t. de samenwerking met een manager. De term ‘secretaresse’ zal niet worden verstoten door de term ‘assistant’. Het is een te vertrouwd gebruik om als manager met een 'secretaresse' te werken.

Daarentegen verandert de inhoud van de werkzaamheden wel!

De wijzigingen in het ‘vertrouwde ondersteunen’ moet bij een aantal managers nog echt duidelijk worden. Het gaat hierbij niet om dat kopje koffie brengen als er gasten zijn, maar wel om de inhoud van een takenpakket. Als secretaresse puur in opdracht werken (uitvoerend) of zelfstandig haar eigen werk creëren, ontlastend t.o.v. de manager (proactief, anticiperend op de workload van een manager).

Kiem Select staat u en uw organisatie graag bij in uw zoektocht naar de juiste secretaresse of assistant. Met 38 jaar werkervaring in het secretarieel managementondersteunende vak, waarvan de laatste 22 jaar als consultant, ben ik graag uw sparringspartner om uw vacature in te vullen en de nieuwe samenwerking op weg te helpen.

Ook de secretaresse kan bij Kiem Select terecht voor begeleiding op het gebied van verandermanagement en counselling specifiek gericht op de managementondersteuner.

“Every small positive change we make in ourselves repays us in confidence in the future.”

Alice Walker (auteur)

Bel mij voor meer informatie op 06-40594965 of mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.!

Een vrijblijvende afspraak is snel gemaakt en bespaart u op den duur veel tijd om een vacante functie in te vullen of een passende baan te vinden.

Goed, je bent secretaresse. Toch wel in ‘hart en nieren’. Er gebeurt van alles met jouw vak op de arbeidsmarkt, maar wat betekent dit voor jou? Hoe nu verder? Want er is altijd een verder binnen elk vakgebied, ook al dreigt men hiervoor wel eens de kop in het zand te steken.

Hopelijk is het dus geen sprookje voor je, dat jouw vak razendsnel verandert. Sommige onder ons raken hun baan kwijt door reorganisatie, automatisering, digitalisering, internationalisering of lean of agile werken etc. Het werkloosheidspercentage onder secretaresses in Nederland liegt er tenslotte niet om.

Veel secretaresses merken meer en meer, dat de hun vertrouwde uitvoerende taken verder naar de achtergrond verdwijnen onder meer door de hierboven genoemde redenen.

Nog erger is het, als er ontslag voor je wordt aangevraagd omdat je niet meer voldoet aan de eisen die worden gesteld aan de uitoefening van jouw baan. Ja wel, jóuw baan maar dan in een totaal ander jasje, dat jou niet meer past.

Als bovenstaande je overkomt, dan moet je jezelf echt afvragen of je nog wel ‘employable’ bent op een arbeidsmarkt die steeds meer van je als secretaresse vraagt.

Waar echter een wil is, is ook een weg.

Tijd voor een reality check dus. Vraag jij jezelf weleens af……

  • Voldoe ik nog wel aan die nieuwe eisen?
  • Ben ik ervan overtuigd met opgedane werkervaring en een (vaak verouderde) secretaressevakopleiding nog toekomst te hebben in dit vak?
  • Wat is mijn eigen ‘toekomstvisie’ voor het secretaressevak en sluit deze aan bij de realiteit?
  • Wil ik mijn expertise verder benutten en in dit vak blijven en zoek ik die verdieping/verbreding in mijn functioneren als managementondersteuner?
  • Wat kan ik nog meer met mijn opleiding en werkervaring om eventueel buiten het secretaressevak naar mijn kansen op de arbeidsmarkt te kijken?

Vragen, die je jezelf echt moet stellen, zeker als je secretaresse wilt zijn én blijven. Maar helemaal als je inzetbaar wilt blijven op de arbeidsmarkt.

Het beantwoorden hiervan en nieuwe wegen inslaan, is voor menigeen onder ons echt niet makkelijk. Hiervoor is vaak hulp nodig.

Deze hulp kan Kiem Select jou bieden.

Wil jij mijn hulp gericht op jouw toekomst? Denk dan eens aan een counsellings- of een persoonlijk verandermanagementtraject.

Of, als je in een reorganisatie komt, een outplacementtraject waarbij jouw werkgever je financieel van dienst kan zijn.

Dit traject heet de Secretaressetransfer. Je ontvangt de begeleiding niet van één maar twéé specialisten binnen het secretaressevak; Diana Mouw-van Riel van Rieel-organisatieverbeteringen en mijzelf.

Meer informatie nodig?

Ga dan naar de website https://www.kiemselect.nl/ voor uitleg over counselling, Het Deltaplan of de Secretaressetransfer.

Behoefte aan telefonisch contact? Bel me dan op 06-40594965.

Het is misschien een grote stap, maar vragen zijn er om gesteld te worden en worden nooit als dom beschouwd.     

Om nieuwe dingen in jouw werkleven toe te laten, zal je eerst oude dingen moeten leren los te laten om verder te kunnen gaan!

Verder met jouw eigen ontwikkeling en invulling van misschien sluimerende ambities.

Word weer de kapitein van jouw eigen schip en neem contact met me op.

Ik zie er naar uit om samen met jou aan de slag te gaan!!

Met een hartelijke groet,

Cora Toker

Directeur Kiem Select

De functie juridisch secretaresse heeft door de jaren heen een oubollig imago opgebouwd.

Vera en ik kwamen recentelijk hierover in gesprek. Doordat zij in de praktijk het nodige ziet veranderen in de wijze van secretarieel juridisch ondersteunen, bied ik haar graag de gelegenheid e.e.a. toe te lichten. Ook voor mij was het een positieve openbaring, dat er ook behoorlijk positieve veranderingen zijn doorgevoerd, zodat het werken in de advocatuur echt veel aantrekkelijker wordt voor de secretaresse van nu!

 

Veel leesplezier!!

 

De juridisch assistant in de spotlight

 

De advocatuur. Van oudsher heeft deze branche een nogal oubollig stempel. Advocaten zijn mannen in dure pakken, die met uitgestreken gezichten de hele dag procedures voeren en daarvoor uurtarieven vragen die zo hoog zijn als de Eiffeltoren. En hun secretaresses zijn quasi-suffige dames, compleet met mantelpakje, strakke knot en leesbril, die de hele dag telefoon aannemen, koffie naar hun baas brengen en met een ouderwetse dictafoon correspondentie uitwerken.

Dit was 30 jaar geleden misschien inderdaad de gebruikelijke verdeling. Niet dat daar overigens iets mis mee is. De meeste advocaten zijn (ook nu nog) voor een groot deel afhankelijk van hun ondersteuning. Maar mantelpakjes, knotjes en leesbrillen? Met een ouderwetse dictafoon in je oren koffie naar je baas brengen? Nee, die tijd is voorbij. En dat is maar goed ook.

Onlangs las ik het artikel van Cora Toker over employability van de secretaresse. Het vak verandert (en als het aan mij ligt, de terminologie ook) en als secretaresse (ik gebruik liever de term assistant) zal je mee moeten veranderen. Niet alleen om je functie up-to-date en uitdagend te houden, maar ook om eventueel klaar te zijn voor een baan op een andere plek of bij een andere werkgever. Werk aan de winkel dus voor de gemiddelde assistant die al een tijdje in dezelfde functie zit.

De advocatuur verjongt. De grijze generatie raakt in de minderheid en millennials nemen het stokje over. En deze millennials kunnen zichzelf vaak heel goed redden, waardoor het uitwerken van correspondentie niet meer de primaire taak van de assistant is. Wel heeft ze de eindregie. Zorgt ze voor de puntjes op de i, want foutloze correspondentie is één van de belangrijkste visitekaartjes die je kunt afgeven, juist in de advocatuur.

De juridisch assistant heeft, net als een gewone assistant, veel contact met klanten, werkt nauw en prettig samen met de advocaten en zorgt ervoor dat termijnen niet worden vergeten en de agenda niet overvol raakt. Daarbij moet ze wel een aantal bijzondere skills hebben. Het komt nog wel eens voor dat er mensen opbellen, die verdrietig of boos zijn en dat afreageren op de assistant. Hier moet je mee om kunnen gaan en zelfs mensen rustig weten te krijgen. Ze moet ook naar de advocaat kunnen vertalen wat de klant wil, welke specialist hij nodig heeft. Kennis hebben van processen en inhoud van een zaak.

Door de veranderingen in het vak werken assistants vaak voor meerdere advocaten en hebben ze daarnaast nog verschillende andere taken in hun pakket, zoals de organisatie van events, het beheer van social media en officemanagement. Ze moet dus niet alleen stressbestendig zijn, maar ook flexibel en makkelijk kunnen schakelen als de situatie daarom vraagt. Ze is daarom ook representatief en heeft een prettige en opgewekte persoonlijkheid.

Meer en meer treedt de juridisch assistant op de voorgrond, laat ze zien waar haar kantoor voor staat en bouwt haar eigen netwerk en relatiekring op. Het vak verandert, haar rol verandert, maar ze verandert mee en blijft op die manier employable. Het is jammer dat er nog steeds een stigma op de advocatuur ligt, en daarmee op de juridisch assistant. Naar mijn idee is dat stigma onterecht en is de juridisch assistant niet anders dan andere assistants. Steeds vaker wordt een hbo-niveau gevraagd, en dat is logisch, als je kijkt naar de ontwikkeling van taken en verantwoordelijkheden. De juridisch assistant is en blijft de onmisbare rechterhand van de advocaat.

De juridisch assistant suffig? Juist niet! De advocatuur digitaliseert, moderniseert, wordt steeds commerciëler en de assistant gaat daar vol in mee.

Zo af en toe krijg je tijdens gesprekken met kandidaten goede feedback over jouw werkwijze en omgang met kandidaten en opdrachtgevers.

Het zet je aan het denken.

Begrijp me goed, na bijna 22 jaar werkzaam te zijn als werving- en selectieconsultant, is het ook goed om eens stil te staan bij hoe je zelf ontwikkelt en groeit in jouw werk.

Het valt me de laatste tijd op, dat veel kandidaten het fijn vinden dat er écht aandacht aan hen wordt besteed. Een persoonlijk gesprek waarin niet alleen een vacature wordt besproken, maar ook waar persoonlijke ambities liggen en wat hiervoor nodig is om deze te behalen. Hoe wordt aangekeken tegen een samenwerking met een manager en collega’s. Hoe karakters bij elkaar passen van de managementondersteuner en de manager en/of leden van een secretariaat.

Bij Kiem Select al jarenlang een normaal proces, maar kennelijk niet meer zo vanzelfsprekend op de huidige arbeidsmarkt.

De kandidaten leren mij dat meer dan regelmatig inschrijving meer een kwestie is van het uploaden van een cv op een website van een bureau. Slechts af en toe wordt er nog een intakegesprek aangeboden.

Jammer, want hoe kun je nu mensen met elkaar matchen zonder deze persoonlijk te hebben ontmoet en te hebben gesproken? Het klinkt misschien raar, maar ook een opdrachtgever ondergaat een intakegesprek met Kiem Select.

Tja, zei een kandidate, dan is Kiem Select toch meer een ‘zakelijk datingbureau’!

Een bureau waarbij wél wordt gelet op de mensen, passende karakters, ambities, groei en ontwikkeling.

Ha, het toverde een glimlach om mijn mond. Inderdaad, een zakelijk datingbureau waarbij persoonlijke aandacht en contact nog voorop staan bij selectieprocedures. Tenslotte bemiddelt Kiem Select mensen op zakelijk gebied.

Eerlijkheid gebied, dat ook datingbureaus/websites niet meer allemaal gaan voor deze manier van contacten onderhouden.

Toch ben ik van mening dat het gewoon afhankelijk is van de manier van werken met én voor mensen, die een bureau hanteert, waar men zich als kandidaat of opdrachtgever senang bij voelt; tevreden, veilig, gehoord.

Dus nee, werving en selectie heeft geen oubollig imago. Er is gewoon veel verschil in werkwijzen van bureaus.

Als de werkwijze van Kiem Select bij jou als kandidaat of opdrachtgever past, dan ben ik blij dat ik beide partijen kan én mag helpen met alle ervaring, kennis en kundigheid die in de afgelopen 22 jaar zijn opgebouwd.

Noem het een zakelijk datingbureau voor managementondersteuners als dit goed past in jouw beeld van een werving- en selectiebureau in de huidige tijd, maar wees altijd alert op jouw eigen belang in het zoeken naar een passende baan of managementondersteuner.

Zoek dus een partner op deze arbeidsmarkt, die past bij jouw zoektocht.

Is het nog niet helemaal duidelijk wat je zoekt als managementondersteuner of als manager? Ook daar kan Kiem Select bij helpen met de diverse ontwikkelingstrajecten. Hierover vind je voldoende informatie op de website www.kiemselect.nl

Ik wens eenieder een hele fijne zomervakantie toe.

Rust uit, blijf gezond en houdt groei en ontwikkeling hoog in het vaandel.

Met zonnige groet,

Cora Toker