Voor de opdrachtgever van Kiem Select, gevestigd in de regio Apeldoorn, zoek ik een officemanager ter ondersteuning van de eigenaar/directeur van deze organisatie en als eindverantwoordelijke van het secretariaat bestaande uit twee parttime secretaresses.

Het sleutelwoord voor jouw slagen in deze functie is communicatie.

Jouw takenpakket is gericht op een optimale secretariële ondersteuning van de directeur/eigenaar, zodat hij op zijn officemanager kan bouwen én vertrouwen.

Dit is een zeer belangrijk punt in deze samenwerking!

Je bent zijn externe geheugen en sparringpartner. Feeling hebben met zijn takenpakket, interesse tonen en de actualiteit volgen, zodat je begrijpt waar hij mee bezig.

Werkzaamheden:

T.b.v. eigenaar/directeur:

• Agendabeheer: zorgdragen voor een efficiënte tijdsindeling, zorgdragen voor up-to-date status. Proactief reminders en deadlines aangeven.
• Correspondentie; fysiek en digitaal (beantwoorden email, begeleidend schrijven verzorgen van de stukken, zelfstandig opgesteld of door de directeur/eigenaar.
• Mailboxbeheer; scannen op urgentie en bewaken van opvolging.
• Organiseren en notuleren van vergaderingen (m.b.v. laptop is een pré), besprekingen; werkoverleg (wekelijks), commercieel overleg (4x per jaar). Hiervoor verzamel je agendapunten en bewaak je de actiepuntenlijst voortvloeiend uit deze vergaderingen.
• Zorgdragen voor volledigheid en beschikbaarheid van vergaderdocumenten/ dossiers.
• Mede bewaken van de uitvoering van door de directeur/eigenaar genomen besluiten.
• Bijhouden van de cursusplanning van de cursussen die worden gegeven door de directeur/eigenaar. Daarnaast administratief aanspreekpunt zijn voor de diverse cursusorganisaties en het voeren van de correspondentie hiervoor (o.a. opdrachtbevestigingen).
• Het onderhouden van in- en externe contacten.
• Verzamelen van kantoorfacturen en de controle hiervan.
• Alle overige managementondersteuning die door de directeur/eigenaar wordt gevraagd.

Aansturing secretariaat:

• Overzicht houden m.b.t. de te verrichten werkzaamheden (taakverdeling tijdens drukke perioden en eventueel helpen als meewerkend voorvrouw).
• Functioneringsbesprekingen.
• Zorgdragen voor een up-to-date kennisniveau van de secretaresses d.m.v. voorstellen in ontwikkeling en volgen van opleidingen.
• Up-to-date houden van het secretariaatshandboek en schrijven/bijhouden van processen.

T.b.v. financiële ondersteuning:

• Verzorgen van het maandelijks declaratieproces.
• Debiteurenbeheer.
• Beheer inkomende facturen.
• Bijhouden, verwerken en controlefunctie aparte tarieven- of prijsafspraken.

T.b.v. personeelszaken:

• Inregeling (IT-) faciliteiten van een nieuwe medewerker,
• Beheren van vakantiedagen van medewerkers en verwerking in de agenda’s.
• Inventarisatie bezetting kantoor tijdens vakantieperioden.
• Beheren van het overzicht m.b.t. verjaardagen en het verzorgen van de bijbehorende attenties.
• Het organiseren van het jaarlijkse teamuitje alsook de Sinterklaasbijeenkomst en -cadeautjes, Kerstlunch, eindejaarsgeschenken, etc.
• Verzorgen (relatie)geschenken (bijv. bij geboorte, huwelijk, ziekte etc.) en de administratie hiervan.

T.b.v. facilitair:

Te allen tijde zorgdragen voor een representatief en opgeruimd kantoor.

• Eerste aanspreekpunt bij IT (bijv. printer) en facilitaire ondersteuning of problemen.
• Contactpersoon voor diverse leveranciers/partner t.b.v. schoonmaak, telefoon- en/of internetproviders, overheden, etc.
• Contractenbeheer; correcte naleving hiervan en termijnbewaking, voorbereiding van nieuwe contracten en voorwerk voor beëindiging van lopende contracten,
• Behandeling van inkomende acquisitie (telefonisch).
• Jaarlijkse opgave verbruik water/elektra en gemeentelijke belastingen.
• Uitrollen van diverse projecten zoals bijv. grootschalige archivering etc.

T.b.v. externe communicatie:

• Bijhouden van website en social media kanalen t.b.v. het kantoor.
• Publicatie Nieuwsbrief (maandelijks opgesteld) en Nieuwsflits.
• Publicatie diverse externe artikelen.
• Opstellen jaarlijkse publicatie-overzichten van o.a. de nieuwsbrief, etc.
• Signaleringsfunctie m.b.t. de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de maandelijkse publicaties (toerbeurt).
• Opstellen jaarlijkse overzichten van webinars.
• Opstellen van (Powerpoint)presentaties t.b.v. de te geven cursussen.

Naast deze uitvoerende taken ligt jouw ondersteuning ook op het gebied van anticiperen, proactief werken en respectvolle omgang met jouw collega’s maar ook met externe contacten.

De officemanager bekleedt als ‘hub’ een unieke positie binnen deze organisatie; een centrale vertrouwenspositie. Als ‘ogen en oren’ van de directeur/eigenaar ontvang je regelmatig vertrouwelijke informatie. Er wordt van jou verwacht, dat jij hierin discreet weet te handelen. Daarnaast groei je uit tot het ‘institutioneel geheugen’ van de directeur/eigenaar. Je weet jouw weg in het archief en werkdossiers te vinden en bewaakt deadlines. Politiek correct en organisatiesensitief de weg weten te bewandelen, hoort bij jouw functioneren. Je bent toegankelijk en communicatief vaardig.

Benodigde opleiding en ervaring:

• hbo werk- en denkniveau
• MAVO/HAVO + een secretariële opleiding op hbo-niveau (bijv. officemanagement, MER of Bedrijfskunde).
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een dergelijke zelfstandige, leidinggevende functie
• Werkervaring m.b.t. het werken als officemanager in een juridische werkomgeving is een pré, maar strekt wel tot aanbeveling net zoals ervaring met declaratie/facturatieprocessen.
• Representatief voorkomen en passende attitude.
• Beheersing MS Office/365; Word, Excel, Outlook, Powerpoint.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Overige vereisten:

• Je bent vlot, accuraat en snel van begrip.
• Je werkt zelfstandig, oplossingsgericht, maar durft hulpvragen te stellen indien noodzakelijk.
• Je staat stevig in jouw schoenen.
• Communiceert op directe en respectvolle manier.
• Denkt actief mee (drie stappen vooruit m.b.t. het werk van jouw manager).
• Je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je bent betrouwbaar, gedreven, sociaal denkend, toegankelijk en organisatiesensitief.

Tijdens de W&S-procedure wordt door Kiem Select niet alleen naar opleiding en werkervaring gekeken, maar ook naar de persoonlijkheid/karakter van een kandidate. De welbekende ‘klik, die niet altijd valt uit te leggen, maar wel van groot belang is bij deze match.

De salarisindicatie betreft € 2.800,00 tot maximaal € 3.500,00 bruto per maand voor 40 uur per week. Afhankelijk van opleiding en werkervaring.

Durf jij deze secretariële uitdaging aan te gaan?!! Mail dan je cv en motivatie naar Cora Toker. Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden e.d. neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.

NB: bij deze procedure kan gebruik worden gemaakt van een integriteitsonderzoek 5 jaar terug in jouw verleden!