Officemanager zijn op papier óf in de praktijk zijn twee werelden van verschil.

Wat Kiem Select voor haar opdrachtgever in de regio Apeldoorn zoekt is het type managementondersteuner, die de verantwoordelijkheden als officemanager neemt/durft te nemen.

• Je werkt zelfstandig en proactief, maar schuwt hierbij niet het overleg. 
• Je bent communicatief verbaal en schriftelijk sterk met de juiste feeling wanneer en hoe te reageren of in te spelen op een situatie. Hierin ben je tevens de verbindende factor en waarnemer.
• Je denkt commercieel en begrijpt welke gevolgen er verbonden zijn aan genomen of te nemen acties.

De as waarom alles draait; coördinerend en duidelijk communicerend.

Wat heb je hiervoor nodig?

• Je durft je kwetsbaar op te stellen in de samenwerking met de manager; niet zeggen dat je iets kunt, terwijl je twijfelt; leren van en met elkaar. Duidelijkheid en eerlijkheid hierin zijn onmisbaar in de opbouw en ontwikkeling van de ondersteuning.
• Je bent leergierig door onbekende zaken je eigen te maken en informatie/hulp durven te vragen waar nodig.
• Je bent procesmatig goed onderlegd. Opdrachten vanuit de organisatie of verkregen via jouw manager werk je logisch uit en je houdt de controle. Initiatieven van jouw kant worden zeker gewaardeerd maar het uitvoeren hiervan wel in overleg. Verkeerde initiatieven kunnen verstrekkende gevolgen veroorzaken binnen een compacte organisatie.

Het betreft een functie met een grote diversiteit in taken. 

Er wordt dus tijdens de inwerkperiode in twee fasen gebouwd aan de optimale ondersteuning, die door de directeur/eigenaar en de teamleden wordt gezocht.

De directeur/eigenaar is een bron van informatie en staat open voor het delen hiervan; geen hoge drempel.

Tevens bieden de twee verschillende fasen jou de gelegenheid de organisatie én managementondersteunende taken door en door te leren kennen waardoor jij als officemanager alleen maar kan excelleren.

Je start als officemanager kantoorbreed; fase 1. 

De taken die hierbij horen:

• Financiële administratie: declaratieproces, debiteurenbeheer, beheer binnenkomende facturen, bijhouden, verwerken en controlefunctie aparte tarieven of prijsafspraken i.v.m. allerhande zaken ook op facilitair gebied of m.b.t. het organiseren van bijeenkomsten en evenementen. Je bent niet de eindverantwoordelijke voor dit financiële gedeelte. Dat zijn uiteindelijk de directeur en accountant.
• Facilitair: je hebt affiniteit met automatiseringsprocessen. Niet om de problemen zelf op te lossen, maar om de juiste mensen hiervoor in te schakelen bij eventuele problemen of wensen qua modernisering. Altijd prijs/kwaliteit hierbij in het oog houdend en vergelijkend. Je onderhoudt contacten met leveranciers m.b.t. schoonmaak, telefoon, internet, overheden etc. Je beheert de lopende contracten en sluit nieuwe contracten af (in overleg met de directeur) en bewaakt de hieraan gekoppelde termijnen. Daarnaast houd je toezicht en voert ook zelf taken uit m.b.t. een correct opgeruimd kantoor. 
• Je werkt op het secretariaat waarbij je, collegiaal als je bent ook de telefoon aanneemt en uitvoerend secretariële taken op je neemt indien een van de secretaressen overloopt qua werkzaamheden of invalt tijdens ziekte- en vakantieperioden.

Na een goede inwerkperiode m.b.t. het eerste gedeelte en de door jou opgedane kennis van de organisatie start je met fase 2:

• Ondersteuning 1:1 van de directeur/eigenaar.
• Organisatie evenementen/bijeenkomsten: je draagt zorg voor correcte overzichten van deelname, zoekt geschikte locaties en houdt hierbij altijd prijs/kwaliteit in het oog. Je vervult een gastvrouwfunctie indien noodzakelijk en houdt ten allen tijde de vinger aan de pols m.b.t. correcte uitvoering en opvolging. Ook als het een uitje voor jouw collega’s betreft.
• Ondersteuning bij HR-taken.
• Externe communicatie: website, social media, publicatie diverse artikelen, nieuwbrieven etc.
• Leidinggeven aan een zelfstandig werkend secretariaat en de ontwikkeling hiervan binnen het secretariële vakgebied.

Er is bewust gekozen voor deze inwerkperiode. De reden hiervoor is, dat het belangrijk is dat je deze platte organisatie goed leert kennen en kennis op doet van het vakgebied waarin jouw collega’s zich bewegen.

Op basis van vertrouwen en goede communicatie creëer je jouw eigen draagvlak binnen een hecht samenwerkende groep en vorm je na verloop van tijd dé secretariële ondersteuning waar de directeur/eigenaar naar op zoek is en behoefte aan heeft.

Kennis is macht. 

Deze kennis kun je alleen opdoen door open te staan voor de werkervaringen van anderen binnen deze organisatie en deze aan te vullen met jouw werkervaring waardoor de organisatie verder kan ontwikkelen in de dienstverlening aan haar klanten.

Competenties:

• Communicatief uitstekend onderlegd. Daarnaast stressbestendig; je staat stevig in jouw schoenen.
• Accuraat werken (actie, reactie, gevolg), kritisch
• Probleemoplossend en klantgericht.
• Procesmatig werken.
• Cijfermatig onderlegd.
• Assertief/proactief.
• Integer.
• Flexibel.

Opleidingseisen:

• Minimaal HAVO (vooropleiding).
• Vervolgopleiding hbo- of wo-niveau. Bij voorkeur binnen het officemanagement aangevuld met nevenopleidingen m.b.t. boekhouding/financiële administratie.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortelijke functie.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Affiniteit met of werkervaring in de juridische sector is een pré maar strekt wel tot aanbeveling.

Heb jij interesse in deze zeer diverse en volwassen officemanagement functie? Stuur dan jouw cv én motivatie naar Cora Toker.

Heb je vragen, stel deze dan via e-mail of pak de telefoon en bel (zie contactgegevens op deze website).