Voor de opdrachtgever van Kiem Select, gevestigd in de regio Harderwijk, zoek ik naar een ervaren managementassistente die interim deze functie wil invullen i.v.m. ziekte van de vaste medewerkster.

Het is een interessante functie in een prettige (in)formele setting. Naar buiten toe vertegenwoordig je deze organisatie professioneel. Je maakt deel uit van het directiesecretariaat, waarin je zelfstandig jouw werk verricht en een team vormt met de bestuurssecretaresse.

Werkzaamheden:

Secretarieel ondersteunend:

• Agendabeheer van de manager.
• Inzage van de mailbox van de manager, zij beheert deze zelf. Jij filtert zaken hieruit waarbij jij een signaleringsfunctie bekleedt richting de manager. Belangrijke stukken verwerk je voor haar in IBabs.
• Zorgdragen voor adequate afhandeling van correspondentie (aan de hand van concepten/globale aanwijzingen over inhoud).
• Archivering.
• Notuleren m.b.v. laptop i.v.m. IBabs en huidige thuiswerksituatie van diverse overleggen van o.a. het acquisitieoverleg en het overnemen van vergadering in geval van afwezigheid van de bestuurssecretaresse.
• Bewaken van de actiepuntenlijsten voortvloeiende uit de vergaderingen, 

Ondersteuning bij projecten en communicatie:

• Ondersteuning verlenen bij projecten in voorbereiding, bewaken van voortgang en nakomen van gemaakte afspraken.
• Ondersteuning bieden op specifieke projectdossiers.
• Verzorgen, binnen aangegeven kaders en conform afspraken, van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.
• Ondersteunen bij het organiseren van (organisatie brede) activiteiten.

Algemene ondersteuning:

• Uitvoeren van voorkomende werkzaamheden, al dan niet in opdracht van de manager.
• Vergaren en interpreteren van gegevens ter ondersteuning van de manager.

Benodigde opleiding en ervaring:

• Een secretariële vakopleiding op minimaal mbo-niveau.
• Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring in een dergelijke zelfstandige, secretariële functie.
• Representatief voorkomen en attitude passend bij de inhoud van deze functie en organisatie.
• Uitstekende beheersing MS Office.
• Kennis van IBabs en notuleren met een laptop.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Overige vereisten:

• Je bent vlot, accuraat, betrokken en snel van begrip.
• Je staat stevig in jouw schoenen i.c.m. een flexibele werkhouding.
• Je bent een professional; kwaliteits- en klantgericht handelen,
• Je werkt gestructureerd.
• Je communiceert op een tactische directe en respectvolle manier.
• Je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je bent betrouwbaar, gedreven, sociaal denkend en toegankelijk.

De salarisindicatie is maximaal € 3.178,00,-- bruto per maand voor 36 uur per week. 

De functie is vooralsnog tot september 2020, mogelijk langer.

NB 

• Het aantal werkuren per week is 16 met een uitloop naar max. 20 uur per week.
• Bij voorkeur in te vullen 4 x 5 uur per dag (bij voorkeur vrijdagen niet werken). 
• In de periode 30 juli t/m 25 augustus a.s. kan door de interim managementassistente geen vakantie worden opgenomen i.v.m. de bezetting van het secretariaat.

Ben jij die persoon die ik zoek en past deze functie binnen jouw ambities? Mail dan je cv en motivatie naar Cora Toker Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.  

Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden e.d. neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.

Intakegesprekken en eerste gesprekken bij de opdrachtgever worden via videogesprekken gegeven. Dit i.v.m. de Coronacrisis. Fysieke gesprekken bij de laatste selectieronde.