Voor haar opdrachtgever in de regio Doetinchem is Kiem Select op zoek naar een proactieve directiesecretaresse die ervaren is in het ondersteunen van managers werkzaam binnen het hoogste échelon van een organisatie.

Iemand die op zoek is naar eigen verantwoordelijkheden binnen het secretarieel ondersteunend werkterrein. Een managementondersteuner die houdt van een diversiteit in haar/zijn werkzaamheden binnen een dynamische maar ook warme en open werkomgeving.

Jouw prioriteit ligt in het secretarieel ondersteunen van de algemeen directeur van deze organisatie. 

Onder leiding van de officemanager vorm jij samen met jouw collega directiesecretaresse het team waarop de algemeen directeur kan steunen en vertrouwen. Binnen dit team help je elkaar wanneer de werksituatie hierom vraagt. 

De communicatie met de directeur onderhouden is belangrijk. Hij is veel van kantoor afwezig (veel onderweg) en heeft zijn eigen werkwijze ontwikkeld om de directiesecretaressen up-to-date te houden van de gang van zaken en de werkzaamheden voor hen die hieruit voortvloeien. Het elkaar up-to-date houden is overigens een verwachte wisselwerking waarin de directiesecretaresse zeker ook haar rol moet pakken.

Werkzaamheden:

• Complex agendabeheer. 
• Mailboxbeheer van de directeur (in- en uitgaand). Gaande zaken met hem doornemen en hieruit jouw werkzaamheden laten voortvloeien. 
• Het notuleren van MT-vergaderingen en besprekingen/gesprekken en het verzorgen van de (concept) verslaglegging (m.b.v. een laptop).
• Het bewaken van hieruit voortvloeiende actiepunten.
• Het verwerken van en het anticiperen op de door de directeur ingesproken berichten.
• Zorgdragen voor de perfecte uitstraling bij het organiseren van een lunch of bespreking/vergadering voor zowel in- als externe klanten, waarbij de inwendige mens niet mag worden vergeten.
• Het organiseren van vergaderingen, maar ook personeelsbijeenkomsten of klantenevenementen. 
• Het plannen van reizen; nationaal en internationaal waarbij je alle gewenste reisdocumenten verzorgt en hierbij alert bent op de gevolgen van Corona binnen de aan te reizen bestemmingen.

 Gewenst opleidingsniveau

• Minimaal vooropleiding VMBO-TL/HAVO.
• Een afgeronde directiesecretaresseopleiding (mbo+/hbo). 
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse, Engelse en Duitse taal in woord en geschrift.
• Up-to-date kennis van MS Office.
• Recente ervaring in het notuleren met een laptop.
• De wil en leergierigheid om bij te blijven in jouw vak d.m.v. het volgen van vakopleidingen en -trainingen.

Competenties

• Proactief.
• Enthousiast, bevlogen en de kunst verstaan van snel kunnen opschakelen indien de situatie hierom vraagt.
• Flexibel, snel kunnen opschakelen en meedenken.
• Organisatiesensitief.
• Respectvol communiceren zonder hierbij in de achteruitstand te kruipen (passende assertiviteit in omgang met directie en collega’s).
• Teamplayer/collegialiteit.
• Initiatief nemend.
• Geen 9 tot 5 mentaliteit. Het secretariaat dient van 08.00 uur tot 18.00 uur bezet te zijn. De verdeling van de werkuren wordt onderling tussen de directiesecretaressen vastgesteld. Thuiswerken behoort niet tot de mogelijkheden.

Salarisindicatie 

• € 3.150,00 bruto per maand, 40 uur per week. Dit is de maximale indicatie. Salaris wordt afgestemd op leeftijd, opleiding en werkervaring.
• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

NB: een integriteitsonderzoek kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Interesse in deze functie? Mail mij dan jouw cv en motivatie Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Vragen? Bel me gerust op 06-40594965