Voor haar opdrachtgever in de regio Utrecht is Kiem Select op zoek naar een proactieve directieassistent die ervaren is in het zo optimaal mogelijk ondersteunen van een directeur op secretarieel en organisatorisch gebied. 

Een managementondersteuner met goed ontwikkelde organisatorische en coördinerende kwaliteiten, die op zoek is naar eigen verantwoordelijkheden binnen een breed werkterrein. 

Houdt van een diversiteit en zelfstandigheid op het gebied van facilitair, administratie, communicatie en commercie gericht op het actief deelnemen aan verhuur- en onderhoudstrajecten van (beschikbare) panden.

Het als normaal ervaart om overzicht te houden over de dagelijkse gang van zaken en te anticiperen waar nodig. 

Het compacte team waar de directieassistent deel van uitmaakt bestaat uit de directeur, twee projectleiders en een bouwkundig medewerker.

Werkzaamheden:

Secretariële ondersteuning directeur 

  • Agenda- en mailboxbeheer (laatstgenoemde in overleg met directeur). 
  • Plannen van afspraken voor/met het bestuur.
  • Het voorbereiden en notuleren van de bestuurs- en donateursvergaderingen (ca. 8x per jaar) (m.b.v. een laptop) en het verzorgen van de (concept) verslaglegging.Bewaken van actiepunten voortvloeiend uit de vergaderingen.
  • Het optimaliseren van de ondersteunende processen.
  • Het onderhouden van nauwe contacten/open communicatie/afstemming voor de directeur met gemeente, collega-organisaties, landelijke netwerkorganisaties, financiers en ministeries. Verder met de ondersteunende flexibele schil (projectleiders, verhuurmanager, boekhouder en communicatieadviseur, de leegstandsbeheerder, hr-adviseur en jurist).

Brede ondersteuning van de diverse processen binnen de organisatie

  • Het verzorgen van de in- en externe communicatie (o.a. via social media en website van de organisatie). Het bekende plaatje naar buiten.
  • Facilitaire zaken; beheren voorraden kantoor, ICT, coördineren schoonmaak kantoor, gemeenschappelijke ruimten en glasbewassing van de panden, aan- en afmelden nuts.
  • Eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor huurders en donateurs. Verzorgen van noodzakelijke updates voor deze groep m.b.t. de stand van zaken rondom (beschikbare) huurpanden. 
  • Beheren primair huurproces; opstellen huuraanbod incl. huurprijsbepaling, bezichtigingen plannen, inzet van Toewijzingscommissie indien wenselijk.
  • Administratieve afhandeling van het huurproces; het verzorgen van huurcontracten (woonruimte, bedrijfsruimte, winkelruimte) en de complete administratie rondom mutaties, niet financiële verhuuradministratie (nieuwe en vertrekkende huurders), lijst met woningzoekenden beheren. 

Gewenst opleidingsniveau

  • Minimaal vooropleiding HAVO.
  • Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur secretarieel/officemanagement.
  • Werkervaring in de vastgoedbranche bijv. makelaardij of bouwgerelateerde organisatie strekt tot aanbeveling, maar is geen vereiste.
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • Up-to-date kennis van MS Office Word, Outlook, Excel, Powerpoint en recente werkervaring met OneNote en Teams
  • Recente ervaring in het notuleren met een laptop.
  • Ervaring in het werken met Exact Globe of Exact Online is een pré. Opleiding volgen hierin behoort tot de mogelijkheden.
  • Kennis van Hootsuite (beheer platform social media) is tevens een pré.

Competenties

  • Proactief, hands-on, initiatief nemend (niet overheersend).
  • Enthousiast, bevlogen en de kunst verstaan van het snel kunnen opschakelen indien de situatie hierom vraagt.
  • Overzicht houden en plannen op werkinhoud, niet op tijd.
  • Flexibiliteit (geen 9 tot 5 mentaliteit).
  • Respectvol communiceren zonder hierbij in de achteruitstand te kruipen (passende assertiviteit); sparringspartner voor directeur. Contactpersoon voor directe collega’s, huurders en donateurs, waarbij het bewaken van de integriteit een vanzelfsprekendheid is.
  • Teamplayer/collegialiteit; inspringen wanneer dit nodig is binnen jouw vakgebied.
  • Cijfermatig aangelegd.
  • Interesse voor vastgoed met historische waarde binnen Nederland is een pré.

Salarisindicatie etc.

  • Een passend salaris (maximaal € 3.891,00 bpm, 36 upw).
  • Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
  • Een laptop en mobiele telefoon van de organisatie.

Daarnaast biedt deze groeiende organisatie:

  • Een informele werksfeer en werken in een prachtig pand.
  • Een afwisselende functie met persoonlijke en professionele groeikansen. 
  • Een doel- en resultaatgerichte werkomgeving. 
  • Tijd- en plaatsonafhankelijk werken (in overleg)
  • Een aantrekkelijke werkomgeving; goed bereikbaar met het OV.

NB: na de intakegesprekken met Kiem Select zullen de eerste gesprekken met de directeur en HR-adviseur in de week van 22 februari a.s. plaatsvinden!!

Reageer dus snel. 

Alle gesprekken vinden in eerste instantie online plaats via Teams!

NB: een integriteitsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure. Een VOG dient te worden overlegd.

Interesse in deze functie? Mail mij dan jouw cv en motivatie Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Vragen? Bel me gerust op 06-40594965