Voor een onderwijsorganisatie in de regio Arnhem is Kiem Select op zoek naar een senior directiesecretaresse (32-40 uur per week) ter vervanging van de directiesecretaresse tijdens haar zwangerschapsverlof.

De directiesecretaresse werkt op het bestuurssecretariaat met drie collega’s. Het secretariaat werkt voor het College van Bestuur (CvB), Raad van Toezicht (RvT), de directie en programmamanagers. Zij werkt voornamelijk voor de voorzitter van het CvB. De directeur bedrijfsvoering is de leidinggevende van het secretariaat.

Het betreft een hectische werkomgeving waarin een diversiteit aan taken jouw dagelijkse werkzaamheden mede bepalen. De vorming van het secretariaat is nog volop in ontwikkeling. 

Werkzaamheden

  • Complex agendabeheer waarbij je zelf initiatieven durft te nemen. 
  • Inzage in mailbox van degenen die worden ondersteund.
  • Het voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van het CvB en de helft van het jaar van de RvT. Dit betreffen pittige vergaderingen waarbij je notuleert met een laptop.
  • Voorbereiden en ondersteuning bij bijeenkomsten.
  • Archiveren (IBabs). 
  • Het beheren van de correspondentie en contracten. 
  • Je bekleedt met jouw collega’s een signalerende en proactieve rol binnen de organisatie, waarbij je flexibel weet te schakelen tussen diverse taken en situaties.

Opleiding

  • HAVO
  • Een secretariële vakopleiding op minimaal mbo+-niveau (aantoonbaar hbo werk- en denkniveau is een vereiste). 
  • Office 365 (vereist).
  • IBabs (strekt tot aanbeveling).

Competenties

  • Minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse werkend voor het hoogste échelon binnen een organisatie.
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).
  • Je weet snel te schakelen in een voor jou onbekende werkomgeving en kan het werk jezelf snel eigen maken.
  • Je stelt prioriteiten en houdt het overzicht in de voorhanden zijnde (en toekomstige) werkzaamheden.
  • Een werkattitude passend bij de functie; integer en accuraat.
  • Je bent collegiaal en een teamplayer.
  • Je communiceert open, duidelijk en sterk.
  • Je bent flexibel en weet te improviseren als het neerkomt op jouw organisatietalenten.
  • Je signaleert kansen voor kwaliteitsverbetering binnen jouw eigen werk en werkprocessen van het bestuurssecretariaat en anticipeert hierop.
  • Je bent ICT vaardig.

Het onderwijs kent een schoolvakantie. Deze is van 26 juli t/m 13 augustus 2021.

De te vervangen directiesecretaresse gaat vanaf 19 juli a.s. met vakantie en keert na de schoolvakantie kort terug.

De vervanging loopt van 16 augustus 2021 t/m 14 maart 2022.

Mocht je echter een week vóór 19 juli a.s. in dienst kunnen treden, om het inwerkproces te bevorderen, dan behoort dit zeker tot de mogelijkheden.

Salaris en voorwaarden

Het salaris bedraagt maximaal € 2.949,00 bruto per maand (40 upw) en is afhankelijk van opleiding en werkervaring. 

Vakantiedagen bedragen 10,5 week op jaarbasis. Eindejaarsuitkering 6,3%.

 

Interesse?

Mail dan jouw cv en motivatie naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. t.a.v. Cora Toker.

Bij deze procedure worden referenties nagetrokken 5 jaar terug in jouw recente werkverleden

 

Mocht je vragen hebben mail me op bovenstaand e-mailadres of bel 06-40594965.