Voor een opdrachtgever in de regio Doetinchem/Zutphen, zoekt Kiem Select een internationaal directiesecretaresse.

Het betreft een groeiende onderneming met een relatief jong directieteam, waarbij het grootste gedeelte van de ondersteuning wordt gericht op de algemeen directeur en zijdelings voor zijn twee partners wordt gewerkt.

Het betreft een geheel nieuwe functie binnen de organisatie. Je krijgt hiermee de kans om jouw eigen werkzaamheden vorm te geven en mee te groeien met deze organisatie in de metaalindustrie.

De directiesecretaresse is de sparringpartner van de algemeen directeur, denkt mee en vooruit. Anticipeert op zijn workload en schakelt vlot tussen de afdelingen.

De werkzaamheden zijn verdeeld in 70% en 30% administratief (afhankelijk van affiniteit met cijfermatige werkzaamheden).

Werkzaamheden

Ondersteuning directeur

  • Agenda- en mailboxbeheer algemeen directeur. Tijdig attenderen en waar nodig op nakoming van afspraken of mogelijke problemen in de planning.
  • Het correct afhandelen en screenen van binnenkomende vragen (telefonisch, e-mail en intern) en indien noodzakelijk het doorverwijzen hiervan aan de juiste personen.
  • Afhandeling van fysieke en digitale correspondentie aan de hand van concepten of zelfstandig (volgens ontvangen aanwijzingen).
  • Notuleren directie- of teamvergaderingen/(klant)besprekingen (met laptop), bewaken hieruit voortvloeiende actiepunten.
  • Proactief en zelfstandig bijeenkomsten, vergaderingen en klantbezoeken voorbereiden (gastvrouwrol). Zorgdragen voor de agenda en de benodigde vergaderstukken en de verspreiding hiervan, uitnodigingen van deelnemers.
  • Opstellen van jaarvergaderplan.
  • Archiveren: verder vormgeven aan digitalisering van het archief en het beheren hiervan. 
  • Invulling van overige diensten zoals planten water geven, incidenteel koffie en thee verzorgen, etc. 
  • Actief en continu meedenken aan de ontwikkeling en professionalisering van het secretariaat.

Ondersteuning financiële administratie

Afhankelijk van ervaring en interesse verricht je de facturatie en onderhoud je contacten met de directeur en accountant over de boekhoudkundige kant van de organisatie.

Ondersteuning van de organisatie

  • Inkopen en bestellen van kantinebenodigdheden, kantoorartikelen, gereedschappen, materiaal per week, werkkleding, schoenen, PBM’s. 
  • Afhandelen van de inkoopadministratie; verwerken, boeken en (betalen) facturen.
  • Het actief bijhouden en archiveren van lease-overzichten, verzekeringen en contracten van machines en bedrijfsauto’s.
  • Ondersteuning op het gebied van Kwaliteit & Milieu; controle gevaarlijke stoffen, milieubarometer, registratie afvalstoffen, registratie energie/water.
  • Certificering; audits en verdere uitwerking van hieraan gerelateerde zaken ter ontlasting van de directeur. 

Personeelszaken

  • Verzorgen en archiveren van arbeidscontracten.
  • On & off boarding medewerkers.
  • Urenregistratie i.c.m. opzet digitalisering hiervan.
  • Salarismutaties, overwerkregistratie.
  • Verlof- en ziekteregistratie.
  • Bijeenkomsten voor personeel, jubilarissen, etc. 
  • OOM subsidie t.b.v. scholing personeel.
  • RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie) m.b.v. de arbodienst m.b.t. veiligheid en gezondheid van de werknemers.

Opleiding

  • Afgeronde VMBO-T of HAVO vooropleiding.
  • Afgeronde mbo+/hbo secretariële vakopleiding.

Talenkennis

  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van de Nederlandse taal.
  • Engels is een vereiste, Duits strekt tot aanbeveling.

Computervaardigheden

  • Up-to-date met Office365 (Outlook, Word, OneNote, Excel, Powerpoint).
  • Eventueel kennis van boekhoudprogramma King.
  • Ervaring met ERP-systemen.
  • Notuleren met de laptop.
  • Digitaal archiveren.

Competenties

  • Minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse.
  • Proactieve werkhouding (anticiperen, vooruit- en meedenken met de workload van de directeur en hierop acteren).
  • Prioriteiten kunnen stellen.
  • Leiderschap kunnen nemen over jouw ontwikkeling binnen het secretaressevak.
  • Integer en correct omgaan met vertrouwelijke en persoonlijke informatie.
  • Affiniteit met cijfermatig werk (een pré) en het hebben met cijfermatig inzicht.
  • Organisatiesensitief; de juiste verhoudingen aanvoelen en hiernaar handelen, openstaan voor de organisatie en medewerkers. Inzicht in de organisatie. 
  • Overzicht en rust bewaken; helicopterview en de grote lijnen beheersen.
  • Hands-on, accuraat en efficiënt de werkzaamheden uitvoeren. 

 

Heb jij interesse in de functie? Reageer dan snel en stuur jouw cv en motivatie naar info@kiemselect.n.

Mocht je eerst nog vragen hebben, bel dan met Cora Toker (06-40594965). Ze staat je graag te woord.