Kiem Select zoekt voor haar opdrachtgever in de regio Utrecht een coördinerend managementassistente voor een directeur en haar team.

Het betreft een dynamische en compacte organisatie met grootse projecten. Het team van deze stichting gaat dagelijks de uitdaging aan om historisch vastgoed in de stad te behouden voor de volgende generatie d.m.v. renovatie, onderhoud en instandhouding. De leden van de stichting kunnen vervolgens de panden huren. 

Als managementassistente ben jij als het ware de coördinator, de spil waarover alles loopt. Naast het leveren van de juiste ondersteuning aan de directeur onderhoud je contacten met het bestuur, de flexibele personeelsschil en de leden van de stichting. 

De kernpunten van deze functie zijn:

- actief de samenwerking met de directeur op- en uitbouwen,

- kunnen en willen werken in een compacte organisatie waardoor je verdieping realiseert in jouw werk en dat van de directeur,

- een coördinerende rol binnen de organisatie kunnen en willen pakken,

- affiniteit met (historisch) vastgoed,

- een gezonde diversiteit in ondersteunende werkzaamheden. 

 

De werkzaamheden bestaan uit de volgende secties.

 

Secretariële ondersteuning

  • Het beheren van agenda en mailbox van de directeur. Minimaal een keer per week vindt overleg plaats met de directeur over de planning, afhandeling van zaken en het uitwisselen van informatie. 
  • Het tijdig attenderen en signaleren waar nodig op nakoming van afspraken of mogelijke problemen in de planning. Je denkt twee stappen vooruit.
  • Het voorbereiden en notuleren van bestuurs- en ledenvergaderingen. 
  • Het bewaken van acties/deadlines voortvloeiend uit de agenda van de directeur en notulen van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • De afhandeling van fysieke en digitale correspondentie aan de hand van concepten of zelfstandig (volgens ontvangen aanwijzingen). 
  • Het redigeren van (uitgaande) teksten op spelling, grammatica, onduidelijkheden en inhoud.
  • Je draagt zorg voor een compleet archief en correct beheer hiervan.
  • Actief en continu meedenken in de ontwikkeling en professionalisering van het secretariaat.

 

Ondersteuning bij in- en externe communicatie

  • Het up-to-date houden van de website.
  • Het verzorgen van de externe communicatie via social media.
  • Het verzorgen van de nieuwsbrief van de stichting. 
  • Het organiseren en coördineren van bijeenkomsten voor het personeel, de leden en besprekingen geïnitieerd door de directeur of bestuur.
  • Het onderhouden van in- maar ook externe contacten. Stakeholders zoals gemeente, provincie maar ook met het bestuur, leden en medewerkers, vast in dienst of flexibele schil (hr, verhuurmakelaar, projectleiders). 
  • Eerste aanspreekpunt zijn voor de externe verhuurmakelaar m.b.t. de verhuur van de panden (hechte samenwerking). 

 

Ondersteuning bij administratie

  • Ondersteuning bij de leden- en verhuuradministratie in Exact Online.

 

Ondersteuning facilitair

  • Zorgdragen voor kantoorvoorraden en food&beverage.
  • ICT.
  • Het coördineren van de schoonmaak.

 

Opleiding

  • Afgeronde VMBO-t/MAVO/HAVO vooropleiding.
  • Afgeronde secretariële mbo+/hbo-vakopleiding. 
  • Up-to-date willen blijven in het secretariële vak door het volgen van vakgerelateerde trainingen, cursussen en opleidingen.

 

Computervaardigheden

  • Up-to-date zijn met Office365.
  • Kennis van Exact Online is geen vereiste, maar strekt wel tot aanbeveling.
  • Notuleren met de laptop.

 

Competenties

  • Minimaal 7 jaar werkervaring als een managementassistente/secretaresse in een sterk coördinerende rol, eventueel opgedaan binnen een vastgoedomgeving.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; schriftelijke en mondelinge vaardigheden.
  • Proactieve werkhouding (anticiperen, vooruit- en meedenken met de werklast van de directeur en hierop acteren). 
  • Oplossingsgericht denken en werken.
  • Prioriteiten kunnen stellen.
  • Flexibiliteit in (mee)denken en doen.
  • Integer en correct omgaan met vertrouwelijke en persoonlijke informatie.
  • Sociaal communicatief vaardig en organisatiesensitief; de juiste verhoudingen aanvoelen en hiernaar handelen.
  • Overzicht en rust bewaken; helicopterview en de grote lijnen beheren zonder details te onderschatten.
  • Hands-on, accuraat en efficiënt de werkzaamheden uitvoeren. 
  • Leiderschap kunnen nemen over jouw ontwikkeling binnen het secretaressevak.
  • Een goed gevoel voor humor.

 

Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden

  • Het salaris bedraagt maximaal € 3.754,00 bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
  • Prima secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de CAO Woondiensten (bijv. 26 vakantiedagen per jaar op fulltime basis).
  • Mogelijkheid tot hybride werken.
  • Mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling. 

 

Dit is de eerste stap als je interesse hebt in deze parttime functie met inhoud

Mail jouw cv én motivatie naar Cora Toker. Het mailadres is Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Heb je voordat je deze actie neemt nog vragen? Bel dan voor direct contact met Cora; 06-40594965 of 0575-571610.