In opdracht voor WZW (Werkgeversorganisatie van Zorg- en Welzijnsorganisaties in Midden-, Zuid- en Zuidwest-Gelderland) zoekt Kiem Select een spilfiguur voor de secretariële ondersteuning van de directeur/bestuurder en het team.

Dit team bestaat uit 40 medewerkers, die samen zorgen voor een optimale dienstverlening aan de leden van WZW in een gezellige en informele werksfeer. 

Deze vereniging is een compacte organisatie die met haar 125 leden (onderwijspartners en andere stakeholders) een krachtig netwerk vormt met realisatiekracht. Samen staan zij sterk voor balans op de arbeidsmarkt van Zorg en Welzijn.

In jouw coördinerende rol op kantoor en als rechterhand van de directeur/ bestuurder vervul jij een belangrijke functie in de organisatie. Deze positie vereist dat je scherp bent, accuraat werkt en integriteit een vanzelfsprekendheid vindt. Je houdt overzicht. Je ziet de verbanden in acties en reacties. Signaleert en attendeert tijdig en waar nodig, zodat niets aan het toeval wordt overgelaten en je denkt twee stappen vooruit. Je werkt zelfstandig en bent zelfbewust in jouw optreden.

Door jouw betrokkenheid neem je slagvaardig en hands-on actie bij zaken die niet altijd beschreven staan, maar wel moeten worden gedaan. Een goed gevoel voor humor zit in jouw DNA. 

• Secretariële ondersteuningProactief agenda- en mailboxbeheer van directeur/bestuurder. Dit beslaat gemiddeld ca. 60% van jouw tijd. Bewaking van de flexibiliteit, problemen in de planning, logische tijdindeling, nakoming van afspraken. Tevens verantwoordelijk voor:
• complexe groepsafspraken met meerdere stakeholders,
• bestuurlijke afspraken t.b.v. programmamanagement.

• Het correct afhandelen en screenen van binnenkomende telefoongesprekken en berichten in de algemene mailbox. 
• Fysieke en digitale correspondentie; zelfstandig of volgens aanwijzingen.
• Digitale archivering van directie/bestuursstukken, notulen van relevante vergaderingen/bijeenkomsten, correspondentie, rapportages, etc. 
• Optimale en complete voorbereiding van (digitale) vergaderingen en bestuurlijke besprekingen w.o. RvT.
• Het notuleren van deze vergaderingen/besprekingen en het bewaken van de hieruit voortvloeiende actiepunten.
• Actief signalerend en meedenkend in de ontwikkeling en professionalisering van de secretariële ondersteuning maar ook binnen de organisatie.

Communicatie

• Wekelijks overleg met directeur/bestuurder over de planning, afhandeling van zaken en het uitwisselen van informatie.
• Het mede organiseren en coördineren van bijeenkomsten voor de leden.
• Representatief en zelfstandig contacten onderhouden met in- en externe partijen en hierbij correcte omgangsvormen hanteren.
• Organisatiesensitief – je ‘kent de mensen’. Leden van de vereniging maar ook jouw teamleden. 

Facilitair

• Verantwoordelijk voor een opgeruimd en representatief kantoor.
• Het klaarmaken van ruimten voor bijeenkomsten en vergaderingen.
• Faciliteren van hybride werken.
• Beheer van voorraden inherent aan het werken op kantoor.

Opleiding

• Afgeronde secretariële mbo+/hbo secretariële vakopleiding.
• Up-to-date kennis van Office365.
• Kennis van AFAS is een pré.
• Up-to-date willen blijven in het secretariële vak door het volgen van vakgerelateerde trainingen, cursussen en opleidingen.

Competenties

• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal; mondeling en schriftelijk.
• Proactief, oplossingsgericht, flexibel in denken en doen, prioriteiten kunnen stellen. Details niet onderschatten. 
• Leiderschap nemen over eigen ontwikkeling en functioneren.
• Sociaal communicatief vaardig, organisatiesensitief en servicegericht.
• Een werkhouding die past bij de functie en binnen de organisatie op de gebieden van vertrouwelijkheid, integriteit, communicatie en flexibiliteit.

Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden

• De CAO van de Ziekenhuizen is van toepassing op de arbeidsvoorwaarden. Salarisindicatie voor deze mooie functie is € 3.074,00 - € 4.174,00 bruto per maand (op basis van 40 upw). De 8% eindejaarsuitkering is hier ook in opgenomen.
• Persoonlijk gebonden ontwikkelbudget.
• Mogelijkheden tot hybride werken in overleg. De thuiswerkvergoeding bedraagt € 2,00 per volledige werkdag (wettelijke regeling).

NB het kunnen overleggen van een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag is een vereiste.

Interesse?

Mail jouw up-to-date cv én motivatie naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of bel 06-40594965 mocht je eerst nog vragen hebben.

Het heeft geen zin om WZW zelf te benaderen met een sollicitatie. Alle sollicitaties worden rechtstreeks doorgestuurd naar Kiem Select, waarbij de exclusieve opdracht ligt voor de invulling van deze vacature.