Kiem Select zoekt, in een exclusieve opdracht voor GGNet, een directiesecretaresse voor de directeur Markt en de directeur Mens&Organisatie. 

GGNet is dé specialist voor mensen met psychische problemen en voor hun naasten en is gevestigd in Warnsveld. 

Als directiesecretaresse werk je nauw samen met jouw collega directiesecretaresse Bedrijfsvoering m.b.t. eigen maar ook overlappende werkzaamheden. Daarnaast werken jullie ook nauw samen met het secretariaat van de zorgdirectie. Jullie vervangen elkaar tijdens perioden van afwezigheid of extreme drukte en houden elkaar geïnformeerd over de gang van zaken.

Het complete team van directiesecretaressen is in opbouw om de samenwerking met elkaar en het management verder te professionaliseren en optimaliseren voor een nog soepelere dienstverlening. Hierbij is jouw inbreng ook zeker gewenst.

Hiërarchisch ontvang je leiding van de directeur. 

Jouw werkzaamheden bestaan uit het verlenen van secretariële, organisatorische en beleidsvoorbereidende werkzaamheden. Je coördineert de communicatiestroom met in- en externe (strategische) contacten en stakeholders. Hierin ben je organisatiesensitief en ga je integer en discreet te werk.

Secretariële ondersteuning

• Beheren van agenda en mailboxen van de 2 directeuren. Tijdig waar nodig attenderen en signaleren op nakoming van afspraken of mogelijke problemen in de planning. Flexibiliteit bewaken en 2 stappen vooruitdenken. Bewaken van deadlines
• Correct afhandelen en screenen van binnenkomende vragen en indien noodzakelijk het doorverwijzen hiervan aan de juiste personen.
• Afhandeling van fysieke en digitale correspondentie aan de hand van concepten of zelfstandig (volgens ontvangen aanwijzingen). 
• Verrichten van ondersteunende werkzaamheden in de uitwerking van beleidsstukken. 
• Verzorgen van de secretariële ondersteuning van de disciplinegebonden staven en stuurgroepen i.o.m. de betreffende directeur.
• Voorbereiden van tertiaalgesprekken.
• Uitvoeren van diverse ondersteunende werkzaamheden t.b.v. het management. 
• Actief en continu meedenken in de ontwikkeling en professionalisering van het directiesecretariaat.

Ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten

• Optimale voorbereiding o.a. via iBabs van de (digitale) vergaderingen Mens & Organisatie en Markt. Opstellen van de conceptagenda, uitnodigen van deelnemers en het verspreiden van de vergaderstukken.
• Notuleren van deze vergaderingen en bewaken van de hieruit voortvloeiende actie- en besluitenlijsten.
• Opstellen van de jaarplanning. 

Communicatie; het onderhouden van contacten - organisatiesensitief.

• Overleg met de directeuren over de planning, afhandeling van zaken en het uitwisselen van informatie. 
• Signaleringsfunctie t.o.v. de directeuren m.b.t. eventuele problemen binnen de organisatie/medewerkers (ogen en oren zijn). 
• Wekelijks, zonodig dagelijks, overleg met collega directiesecretaressen m.b.t. de planning van lopende werkzaamheden en te verwachten werkzaamheden, bufferfunctie om afspraken te maken, af te houden en te coördineren voor de directeuren. 

Opleiding

• Afgeronde secretariële hbo-vakopleiding. 
• Up-to-date willen blijven in het secretariële vak door het volgen van vakgerelateerde trainingen, cursussen en opleidingen.

Computervaardigheden

• Je bent “Tech Savvy” en hebt interesse om jouw digitale kennis up-to-date te houden.
• Up-to-date zijn met Office365 (Outlook, Word, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, Teams), iBabs (is een pré).
• Notuleren met de laptop.

Competenties

• Minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; schriftelijke en mondelinge vaardigheden.
• Proactieve werkhouding (anticiperen, vooruit- en meedenken met de werklast van de directeuren en hierop acteren). 
• Het verkrijgen van inzicht door duidelijke communicatie met de directeuren en collega secretaressen.
• Oplossingsgericht denken, nauwkeurig en geordend werken, goed plannen en organiseren.
• Prioriteiten kunnen stellen.
• Flexibiliteit in (mee)denken en doen.
• Zelfstandigheid in werken en zelfbewust in optreden.
• Integer en correct omgaan met vertrouwelijke en persoonlijke informatie.
• Sociaal communicatief vaardig en organisatiesensitief; de juiste verhoudingen aanvoelen en hiernaar handelen, openstaan voor de organisatie en medewerkers. Inzicht in de organisatie. 
• Overzicht en rust bewaken; helicopterview en de grote lijnen beheren zonder details te onderschatten.
• Hands-on, accuraat en efficiënt de werkzaamheden uitvoeren. 
• Leiderschap kunnen nemen over jouw ontwikkeling binnen het secretaressevak.
• Een goed gevoel voor humor om tijdens de waan de dag ook regelmatig met elkaar te kunnen lachen!

Salarisindicatie en voorwaarden

• Het maximale salaris bedraagt € 3.500,00 bruto per maand, fulltime basis (36 upw).
• Vakantiegeld (8%).
• Eindejaarsuitkering van 8,33%.
• 21 vakantiedagen per jaar (+ 35 uur levensfasebudget uren).
• Pensioenvoorziening bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Regie op eigenontwikkeling via de GGZ-Elearning academie en GoodHabitz.
• Een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. Daarmee heb je de mogelijkheid om jouw salaris fiscaalvriendelijk in te zetten voor bijv. aanvullende reiskostenvergoeding of extra verlof. Tevens kun je gebruikmaken van de regeling Fietslease.

Interesse?

Mail jouw up-to-date cv én motivatie naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of bel 06-40594965 mocht je eerst nog vragen hebben.

Het heeft geen zin om GGNet zelf te benaderen met een sollicitatie. Alle sollicitaties worden rechtstreeks doorgestuurd naar Kiem Select, waarbij de exclusieve opdracht ligt voor de invulling van deze vacature.