Kiem Select zoekt voor een kantooromgeving in de regio Den Haag een managementassistente, die de algemeen directeur intensief gaat ondersteunen. Start op zeer korte termijn!

Het betreft een nieuwe functie die jij gaat opzetten alsook het secretariaat.

Als managementassistente neem je de algemeen directeur werk uit handen. Je notuleert tijdens overleggen en volgt de hieruit voortkomende actiepunten op. Aan jou de taak om na te gaan of alles ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en waar nodig collega’s eropaan te spreken dat zaken worden opgepakt. Daarnaast beheer je de agenda en mailbox van de algemeen directeur. Natuurlijk sta je ook klaar voor al je andere collega’s en ondersteun je in taken als het organiseren van een lunch of een inloopsessie. Tot slot, het allerbelangrijkst is dat jij energie krijgt om met al deze verschillende taken bezig te zijn in een hoog werktempo en tegen veranderingen kunt. Omdat plannen & organiseren, prioriteiten stellen en doorpakken jouw ding zijn!

Jouw werkzaamheden 

• Complex agenda- en mailboxbeheer t.b.v. de algemeen directeur. Opvolging van hieruit voortvloeiende actiepunten.
• Wekelijks werkoverleg met de algemeen directeur (indien noodzakelijk vaker).
• Bijwonen van diverse vergaderingen. Je maakt aantekeningen, legt de actiepunten vast en bewaakt deze.
• Voorbereiden periodieke MT-overleggen en hieruit voortvloeiende administratie afwikkelen.
• Eerste aanspreekpunt voor het MT m.b.t. planning en werkgerelateerde onderwerpen; 
• Je bent hulpvaardig in het adviseren en ondersteunen van collega’s, maar je houdt balans met jouw eigen werkzaamheden op basis van eigen prioriteitenstelling.
• Je houdt overzicht m.b.t. lopende zaken en neemt de juiste acties om dit overzicht te behouden.
• Actief en continu meedenken in de ontwikkeling en professionalisering van het secretariaat.

Jouw nieuwe collega’s over jou

“Onze ideale collega is iemand die niet bang is om mensen aan te spreken en zichzelf durft te zijn. Een aanpakker, waarmee we kunnen lachen” 

Opleiding

• Afgeronde secretariële mbo+/hbo-vakopleiding. 
• Up-to-date willen blijven in het secretariële vak door het volgen van vakgerelateerde trainingen, cursussen en opleidingen.

Computervaardigheden

• Je bent “Tech Savvy” en hebt interesse om jouw digitale kennis up-to-date te houden.
• Up-to-date zijn met MSOffice.
• Notuleren en aantekeningen maken met de laptop.

Competenties

• Minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistente. 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; schriftelijke en mondelinge vaardigheden.
• Pragmatisch en oplossingsgericht denken, nauwkeurig en geordend werken, goed plannen en organiseren.
• Prioriteiten kunnen stellen.
• Integer en discreet; je gaat vertrouwelijk om met informatie.
• Flexibiliteit in (mee)denken en doen.
• Zelfstandigheid in werken en zelfbewust in optreden.
• Sociaal communicatief vaardig en organisatiesensitief; de juiste verhoudingen aanvoelen en hiernaar handelen. 
• Overzicht en rust bewaken; helicopterview en de grote lijnen beheren zonder details te onderschatten.
• Hands-on, accuraat en efficiënt de werkzaamheden uitvoeren. 
• Leiderschap kunnen nemen over jouw ontwikkeling binnen het secretaressevak.

NB Je bent verdeeld over drie dagen 16-24 uur per week beschikbaar (eventueel 1 dag in de week hybride na een goede inwerkperiode).

Interesse?

Mail jouw up-to-date cv én motivatie naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of bel 06-40594965 mocht je eerst nog vragen hebben.