Voor mijn opdrachtgever, gevestigd tussen Tilburg en Breda, is Kiem Select op zoek naar een management assistente ter ondersteuning van de algemeen bestuurder en het MT van deze organisatie.

Je bent primair de steun en toeverlaat van de bestuurder, verzorgt de ondersteuning voor het MT en bent de juiste aanvulling voor HRM. Je structureert de work load van de bestuurder. Werkt voor de drie managers en ondersteunt HRM.

De attitude die bij het diverse takenpakket van deze functie hoort is in hoofdzaak proactief werken. Je houdt overzicht en de zoveel gebruikte term ‘anticiperen’ hoort bij jouw manier van werken en denken (twee stappen vooruit). Commercieel handelen en projectmatig ondersteunen is jou niet vreemd.

Maak je kenbaar bij de mensen waar je voor werkt. Niet achterover zitten en wachten op instructies, maar zelf jouw werk creëren, beheren en optimaliseren binnen de hiervoor aangegeven grenzen.

De werkzaamheden zijn als volgt.

Ondersteuning voor de bestuurder en MT:

• complex agendabeheer,
• verzorging postafhandeling en correspondentie (fysiek en digitaal),
• telefoonbehandeling,
• voorbereiden en notuleren van vergaderingen m.b.v. laptop (MT), incidenteel ook ’s avonds,
• het samenstellen en bewaken van actielijsten voortvloeiend uit deze vergaderingen,
• het maken van rapportages en verslagen.

HRM:

• zorgdragen voor correct beheer van het personeelsinformatiesysteem,
• genereren van managementinformatie,
• verzorging van de correspondentie.
• aanspreekpunt en vraagbaak voor HRM,
• in overleg met HRM actiepuntenlijsten bewaken,
• in-, door- en uitstroom van personeel d.m.v. opstellen arbeidscontracten, doorgeven van mutaties aan de salarisadministratie en controleren van de doorgevoerde salarismutaties,
• registreren van ziek- en herstelmeldingen.

Facilitair:

• reserveren in- en externe vergaderruimtes,
• zelfstandig of in overleg organiseren en faciliteren van diverse activiteiten,
• bijhouden van bezoekregistraties (in Empire).

Bij al deze werkzaamheden houd jij nauwkeurig werken en handelen hoog in het vaandel. Je draagt in algemene zin bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Collegiaal als je bent, vervang en/of ondersteun je collega’s en signaleer je verbeterpunten.

De organisatie is sterk in beweging. Het ‘slimmer werken’ is jou niet vreemd. (werken met flex-plekken en flexibel met het invullen van werkuren, zonder hier misbruik van te maken). Je bent organisatiesensitief en je weet je politiek correct te bewegen m.b.t. de in- en externe contacten van de bestuurder en het MT.

Functie-eisen:

-       MAVO/HAVO vooropleiding,

-       een secretariële vakopleiding minimaal op mbo+-niveau (voorkeur hbo-niveau),

-     een aantal jaren (minimaal 5) werkervaring in een soortgelijke functie,

-     uitstekende kennis zowel mondeling als schriftelijk van de Nederlandse taal,

-     grote mate van accuratesse,

-     ruime ervaring met MS-Office en eventueel Empire,

-     kunnen notuleren met een laptop

-     in bezit van rijbewijs B.

Persoonsgebonden vaardigheden:

-       organisatiesensitief,

-       commercieel denkend,

-       collegiaal,

-       klantgericht,

-       integer en zeer accuraat,

-       een goed ontwikkeld vermogen om te kunnen plannen en organiseren; anticiperen en proactief werken,

-       communicatief goed onderlegd,

-       de vaardigheid om te kunnen leren en reflecteren t.b.v. jouw eigen ontwikkeling en meerwaarde voor de organisatie,

-       bereidheid om jezelf te verbeteren d.m.v. opleiding,

-       een zelfstandige en flexibele, dienstverlenende instelling.

De salarisindicatie voor deze functie is maximaal € 3.174,- bruto per maand op basis van 36 uur per week. Reiskostenvergoeding maximaal 35 km enkele reisafstand woon-werkverkeer.

Heb je interesse in deze functie, mail dan je cv en motivatie naar Cora Toker. Indien je vragen en/of opmerkingen hebt over de inhoud, neem dan telefonisch contact met haar op. Zij beantwoordt je vragen graag.