Voor de opdrachtgever van Kiem Select, gevestigd in het midden van het land, zoek ik een directiesecretaresse ter ondersteuning van de directeur verantwoordelijk voor het technische beheer van deze landelijke organisatie.

Met betrekking tot de samenstelling van het team is gekozen voor de invulling van deze functie op junior/medior-niveau: een tweede of derde stap in een loopbaan als managementondersteuner. In deze diverse functie ontwikkel je jezelf on-the-job tot senior niveau.

Gericht op de toekomst in dit vak; anticiperend, proactief zorgdragen voor een soepel verloop van de workload van de directeur.

Je ondersteunt samen met de senior directiesecretaresse, die parttime werkt, de directeur. De directeur heeft als standplaats het hoofdkantoor, maar door zijn werkzaamheden reist hij door heel Nederland.

Jouw standplaats is het filiaal in Arnhem.

Een bewuste keuze!

Indien de werkzaamheden die jij verricht voor de directeur ruimte laat in de agenda, kan er incidenteel ook een beroep op je worden gedaan m.b.t. de ondersteuning van het secretariaat filiaal Arnhem.

Jouw takenpakket is gericht op een optimale managementondersteuning van de directeur, zodat hij op je kan bouwen én vertrouwen.

Je acteert op hbo-niveau, bent goed in organiseren en je bent communicatief vaardig. Daarnaast ben je organisatiesensitief en heb je gevoel voor verhoudingen.

Je bent zijn externe geheugen en sparringpartner. Feeling hebben met zijn takenpakket, interesse tonen en de actualiteit volgen, zodat je begrijpt waar hij mee bezig.

Werkzaamheden:

• Agendabeheer: afspraken maken, zorgdragen voor een efficiënte tijdsindeling van de directeur.
• Verzorgen van inkomende (e-mail) correspondentie en bereidt waar mogelijk antwoorden voor.
• Verzorgen van memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgeschreven exemplaren, ingesproken berichten, etc.
• Organisatie van zakenreizen, conferenties en bijeenkomsten, coördineert de vergaderruimten, stelt agenda’s op en maakt notulen (bij voorkeur m.b.v. laptop).
• Actielijsten bewaken (voortvloeiend uit diverse vergaderingen).
• Archiveren van documenten, correspondentie, gegevens en rapporten en zet indien nodig archiefsystemen op.
• Bestelling en beheer van kantoorartikelen.
• Het onderhouden van in- en externe contacten.
• Gastvrouwrol; vriendelijke en professionele ontvangst van bezoekers en zorgdragen voor koffie/thee/lunch bij bezoek en/of vergaderingen.
• Incidenteel vervangen van receptioniste bij haar afwezigheid.

Als ‘ogen en oren’ van de directie ontvang je regelmatig vertrouwelijke informatie. Er wordt van jou verwacht, dat jij hierin discreet weet te handelen. Daarnaast groei je uit tot het ‘geheugen’ van de directeur. Je leert en weet politiek correct en organisatiesensitief de weg weten te bewandelen binnen en buiten de organisatie. Je bent toegankelijk en communicatief vaardig.

Benodigde opleiding en ervaring:

• HAVO/VWO + een secretariële opleiding op hbo-niveau (of studerend hiervoor).
• Representatief voorkomen en attitude passend bij het werken voor een directeur.
• Twee tot vier jaar relevante werkervaring.
• Beheersing MS Office; Word, Excel, Outlook, Powerpoint.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede kennis op van de Engelse taal in woord en geschrift.

Overige vereisten:

• Je bent vlot, accuraat en snel van begrip.
• Je staat stevig in jouw schoenen.
• Communiceert op directe en respectvolle manier.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Denkt actief mee (drie stappen vooruit m.b.t. het werk van jouw manager).
• Je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen
• Je bent een échte ondersteuner; dienstverlenend
• Je bent representatief, betrouwbaar, gedreven, sociaal denkend, toegankelijk en organisatiesensitief.

Tijdens de W&S-procedure wordt door Kiem Select niet alleen naar opleiding en werkervaring gekeken, maar ook naar de persoonlijkheid/karakter van een kandidate. De welbekende ‘klik, die niet altijd valt uit te leggen, maar wel van groot belang is bij deze match.

De start van de werkzaamheden zal zo spoedig mogelijk zijn. Uiteraard wordt rekening gehouden met een mogelijke opzegtermijn van de juiste kandidaat.

De salarisindicatie bedraagt € 2.600,-- tot € 3.140,-- bruto per maand voor 40 uur per week. Een gezond aantal ADV- en vakantiedagen maken deel uit van het pakket arbeidsvoorwaarden.

Durf jij deze managementondersteunende uitdaging aan te gaan?!! Mail dan je cv en motivatie naar Cora Toker. Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden e.d. neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.

NB: bij deze procedure wordt gebruik gemaakt van een integriteitsonderzoek 5 jaar terug in jouw recente verleden en kan een recente VOG worden gevraagd door de opdrachtgever.