Voor de opdrachtgever van Kiem Select, gevestigd in de regio Harderwijk, zoek ik naar een ervaren directiesecretaresse ter ondersteuning van het bestuur, RvC en MT van deze organisatie..

Het is een dynamische functie in een prettige (in)formele setting. Naar buiten toe vertegenwoordig je deze organisatie professioneel. Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat en deelt de lusten en lasten met jouw collega directiesecretaresse.

Werkzaamheden:

Secretarieel ondersteunend:

• Agendabeheer van de bestuurder.
• Beheren van de mailbox van de bestuurder.
• Zorgdragen voor adequate afhandeling van correspondentie (zelfstandig en van concept).
• Archivering.
• Bewaken van de bestuurlijke dossiers.
• Organiseren, plannen en notuleren van vergaderingen (bestuur en MT). Hiervoor agendapunten inventariseren en bijbehorende stukken verzamelen en versturen aan de leden van de vergadering.
• Bewaken van de actiepuntenlijsten voortvloeiende uit de vergaderingen,
• Ondersteunen van MT-leden bij het maken van complexe agenda afspraken met meerdere (externe) partijen.
• Onderhouden van het algemene relatiebestand van de organisatie en een bijdrage leveren aan relatiebeheer.

Ondersteuning bij projecten en communicatie:

• Ondersteuning verlenen bij projecten in voorbereiding, bewaken van voortgang en nakomen van gemaakte afspraken.
• Ondersteuning bieden op specifieke projectdossiers.
• Verzorgen, binnen aangegeven kaders en conform afspraken, van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.
• Bijdragen aan het intern communiceren van bestuurs- en managementbesluiten en mededelingen.
• Ondersteunen bij het organiseren van (organisatie brede) activiteiten.
• Bewaken van de toepassing van werkwijzen en procedures, huisstijl, externe communicatie en PR in eigen werk.

Algemene ondersteuning:

• Beheren van het algemene archief van het bestuurssecretariaat en het bewaken van de inrichting.
• Uitvoeren van voorkomende werkzaamheden, al dan niet in opdracht van de bestuurder.
• Vergaren en interpreteren van gegevens ter ondersteuning van de bestuurder en RvC.
• Zorgdragen voor het (laten) uitvoeren van diverse activiteiten op facilitair gebied.

Bij het uitvoeren van dit diverse takenpakket neem je een initiërende rol om jouw eigen werkwijze te verbeteren, de werkwijze van de bestuurder en de werkwijze van de organisatie als geheel.

Benodigde opleiding en ervaring:

• Een secretariële vakopleiding op hbo-niveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een dergelijke zelfstandige, secretariële functie.
• Representatief voorkomen en attitude passend bij de inhoud van deze functie en organisatie.
• Uitstekende beheersing MS Office.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Overige vereisten:

• Je bent vlot, accuraat, betrokken en snel van begrip.
• Je staat stevig in jouw schoenen i.c.m. een flexibele werkhouding.
• Je bent een professional; kwaliteits- en klantgericht handelen,
• Je werkt gestructureerd.
• Je communiceert op een tactische directe en respectvolle manier.
• Je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je bent betrouwbaar, gedreven, sociaal denkend en toegankelijk.

De salarisindicatie is maximaal € 3.475,-- bruto per maand voor 36 uur per week. Dit betreft dus geen startsalaris, maar het einde van de salarisschaal.

Ben jij die persoon die ik zoek en past deze functie binnen jouw ambities? Mail dan je cv en motivatie naar Cora Toker. Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden e.d. neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.