Voor een opdrachtgever in Apeldoorn zoekt Kiem Select een secretaresse van topniveau!

Van topniveau omdat deze secretaresse een bestuurslid van een grote organisatie zal ondersteunen.

Dit vergt een hoge kwaliteit in functioneren. Naast het bieden van efficiënt en effectief secretarieel management, plannen en coördineren, bied je ook beleidsvoorbereidende ondersteuning.

Je bent zijn rechterhand. Met jou heeft hij een connectie waarop hij kan bouwen en vertrouwen. Een warme persoonlijkheid, resultaatgericht en sparringpartner met uitstekende communicatieve vaardigheden, zodat het bestuurslid de verbinding blijft houden met de organisatie en haar medewerkers. Dit alles overgoten met een goed gevoel voor humor.

Jouw plek binnen de organisatie is het secretariaat Raad van Bestuur. Met drie collega’s ondersteun je de Raad van Bestuur onder leiding van de secretaris Raad van Bestuur. Het secretariaat is altijd in beweging qua nieuwe ontwikkelingen binnen het secretaressevak. Jouw inbreng hierin wordt ook zeer gewaardeerd.

Vanzelfsprekend heb je jouw eigen taken, maar net zo vanzelfsprekend spring je bij als een collega ziek is, met vakantie gaat of gewoon als haar bureau iets voller ligt dan jouw bureau.

Deze baan kun je vergelijken met het beoefenen van een topsport. Er wordt veel van je gevraagd, maar je krijgt er ook wat voor terug; een takenpakket dat naast uitvoerende taken ook verdieping biedt en een grote mate van zelfstandigheid in functioneren vraagt.

Een takenpakket voor de secretaresse van nu!

De werkzaamheden.

Secretarieel.

• Complex agendabeheer; urgentie en prioriteiten stellen bij aanvragen voor een afspraak, anticiperen op gemaakte afspraken (verkrijgen informatie en zorgdragen voor de nakoming van gemaakte afspraken).
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie (digitaal en fysiek). Zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen hiervan of ter voorbereiding d.m.v. opstellen conceptbrieven, mededelingen en notities.
• Voorbereiden en plannen van vergaderingen en presentaties. Zorgdragen voor alle benodigde stukken zoals agenda (het doen van agendavoorstellen), het voorbereiden/ uitwerken van notities, stukken en (powerpoint) presentaties. Het bestuurlijk beraad (wekelijkse) wordt door jou genotuleerd. Men werkt met Ibabs. Ervaring met dit systeem van papierloos vergaderen is dus een pré.
• Het notuleren van vergaderingen (bij voorkeur met laptop). Het maken van de verslagen, actie- en besluitenlijsten en de bewaking van de uitvoering hiervan. Dit d.m.v. zelfstandig brieven opstellen, het signaleren van knelpunten, het zelfstandig ondernemen van doeltreffende acties namens de Raad van Bestuur en het coördineren in voorkomende gevallen van de werkzaamheden van anderen hiervoor.
• Beheren en bewaken van (persoonlijke) dossiers.
• Eerste aanspreekpunt zijn bij vragen en andersoortige situaties, terugkoppeling naar de (secretaris) Raad van Bestuur.
• Je maakt actief en betrokken deel uit van het secretariaat. Neemt deel aan het secretaresse- en afdelingsoverleg en draagt hier jouw steentje aan bij met initiatieven en voorstellen om de dienstverlening te blijven optimaliseren.

Beleidsondersteuning/kwaliteitsbijdrage.

• Het ambtelijk secretariaat voeren voor werk- en stuurgroepen en commissies t.b.v. de Raad van Bestuur; coördineren en bewaken van de uitvoering van acties en besluiten. Het (laten) uitvoeren van hieruit voortvloeiende secretariële werkzaamheden.
• Het volgen van in- en externe ontwikkelingen van wet- en regelgeving op het beleidsgebied van werk- en stuurgroepen en commissies waar de Raad van Bestuur/secretaris Raad van Bestuur aan deelnemen (signaleren, verzamelen en verwerken gegevens tot rapportages). Bewaken van een juiste toepassing en uitvoering van (interne) regelingen en instructies.
• Uitwerken van notities, plannen en verslagen, redigeren van teksten en verzorgen van de lay-out.
• Signaleren en inventariseren van knelpunten in (beleids)uitvoering en kwaliteits(ontwikkeling). Het doen van verbetervoorstellen en formuleren van beleidsvoorstellen.
• Bijdrage(n) leveren aan de begeleiding van nieuwe medewerkers.

Wat heb je voor deze unieke functie nodig?

• Communicatieve vaardigheden zijn een must gezien jouw vele in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel.
• Organisatiesensitief bewust zijn van jouw plaats binnen de samenwerking met de diverse disciplines.
• Vakinhoudelijk betrokken willen zijn. Dit betekent zorgdragen op de hoogte te zijn van de werkzaamheden van het bestuurslid door het lezen van e-mails, notities e.d. Prioriteiten kunnen stellen. Tijdig overleg met jouw collega-secretaresses (ook om piekmomenten samen te kunnen oppakken). Affiniteit met financiën is een pré gezien het feit dat het bestuurslid o.a. financiën in zijn portefeuille heeft.
• Vakvolwassen zijn; dit houdt in de verantwoordelijkheid nemen voor jouw eigen werk/taken.
• Je hebt een beroepsopleiding voor directiesecretaresse succesvol afgerond en hebt ruime werkervaring als zelfstandig werkend secretaresse op Raad van Bestuur of directieniveau (CEO/CFO).
• Een hbo werk- en denkniveau is een vereiste! Bij voorkeur door opleiding én werkervaring behaald. Je moet snel kunnen opschakelen en meedenken.
• Je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief met de juiste attitude voor een secretaresse Raad van Bestuur en kun je werken met een hoge “storingsfactor”.
• Daarnaast is een uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift een must, alsook uitstekende kennis van MS-Office (met name van Outlook).
• Geen 9 tot 5 mentaliteit. Soms vergt deze functie een flexibiliteit en betrokkenheid om ook buiten kantoortijden ondersteuning te bieden als de situatie daarom vraagt. Deze inzet deel je met jouw collega's van het secretariaat.

Salarisindicatie.

Het salaris voor deze functie bedraagt maximaal € 3.490,00 bruto per maand voor 36 uur per week. De reiskosten worden vergoed tot een max. van 45 km per dag (€ 0,09 p/km).

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden maken dit plaatje een aantrekkelijk geheel.

Standplaats.

Jouw standplaats is Apeldoorn. Daarnaast kan jou met regelmaat worden gevraagd om ook op de andere locatie in de regio aanwezig te zijn. De reiskosten hiervoor worden separaat van de reguliere reiskostenvergoeding gecompenseerd (tevens € 0,09 p/km).

Heb je interesse in deze functie waarbij het ‘flexibel doch professioneel kunnen werken in een omgeving met gezonde werkdruk’ centraal staat, mail dan je cv en motivatie naar Cora Toker. Indien je vragen en/of opmerkingen hebt over de inhoud, neem dan telefonisch contact met haar op. Zij beantwoordt je vragen graag.