Dat ervaren wij toch allemaal, maar we zijn er vaak niet bewust mee bezig. 

Aandacht geven kost een investering en een commitment. Daar zijn we niet altijd toe bereid. Privégerichte zaken daargelaten, want we hebben zoveel op ons (wensen)lijstje staan. Dingen die vaak leuk zijn en waar we niet al te diep over na hoeven te denken omdat dit  bijna vanzelf gaat.

Werkgerelateerde zaken zien we echter in een ander licht is mijn ervaring tijdens gesprekken bij mij aan tafel. Nadenken en aandacht geven levert hier andere perspectieven op. Werk is tenslotte nodig. Biedt financiële zekerheid. Het hoeft toch niet altijd leuk te zijn (?), want ons privéleven compenseert dit echt wel…. 

De automatische piloot, geen kans zien om werksituaties te veranderen, zijn vaak het gevolg van een vorm van gelatenheid die noch voor de ondersteuner, noch voor de manager, noch voor de organisatie goed is.

Toch sluipt hier op den duur een irritatie in. Tenslotte zitten wij gemiddeld 8 uur per dag op ons werk. Over het algemeen zie je jouw collega’s langer dan je gezinsleden of familie. Je bouwt een relatie op met de mensen op jouw werk. Ze leren je kennen op zakelijk gebied, maar ‘kennen’ ze jou ook echt? Jouw ambities, jouw frustraties of zwakke kanten? Kun en durf jij dit te bespreken met jouw manager of naaste collega?

Onderwerpen zoals bijv.

  • jouw ervaring, dat je niet volledig tot je recht komt in jouw functie door diverse omstandigheden,Dat je niet wordt gehoord.
  • of de samenwerking tussen jou en bijvoorbeeld de manager waar je voor werkt niet optimaal verloopt of met een teamlid, etc., 
  • ambities in jouw loopbaan of m.b.t. opleiding, die je niet in vervulling ziet gaan door belemmeringen op je werk of jouw eigen financiële situatie.

Ervaring leert, dat deze ontwikkelingen te weinig aandacht krijgen. Dit beknopt jou in jouw persoonlijke groei. In je werk maar ook privé. We zeggen vaak ‘ik neem mijn werk niet mee naar huis’, maar we weten ook dat een eenmaal geplant duiveltje in een hoofd blijft malen. Zowel op het werk als privé levert dit negatieve energie op die je bij je draagt. Dan is uiteindelijk de keuze om niet of te weinig aandacht te geven aan zwaardere onderwerpen in je werkleven een totaal verkeerde geweest.

Troost je, dit speelt niet alleen in jouw leven een rol, maar ook in het leven met degenen waar je voor/mee werkt. Managers zijn ook mensen, zien veel, maar ook zij nemen niet altijd actie om bepaalde kromgegroeide situaties recht te trekken door tijdgebrek of ook een bepaalde angst om dit te bespreken. 

Als recruitment consultant zie en hoor ik dit gebeuren, terwijl de oplossing in communicatie moet worden gezocht. Dit communiceren zijn we meer en meer aan het verleren. Communicatie verloopt via Whatsapp, ingesproken voicemails, e-mailberichten en dan maar van elkaar verwachten dat we snappen wat de ander bedoelt.

Ken je de slogan “it’s good to talk”. 

Daadwerkelijk praten met elkaar en luisteren naar elkaar; face to face?

Iets doen met de uitgewisselde informatie?

Aandacht geven aan datgene dat ertoe doet? 

Groei effectueren in een persoonlijke ontwikkeling?

In wederzijds vertrouwen, in een samenwerking, in een organisatie?

 

Als het lezen van deze column je aan het denken heeft gezet.

Als je toe bent aan een écht gesprek omtrent de invulling van een functie of samenwerking in een organisatie, een vacature of persoonlijke ontwikkeling.

Neem dan contact met mij op in het kader van ‘it’s good to talk’ en ‘aandacht geven’ om die nodige groei te realiseren.

De drempel is nooit hoog en integriteit gewaarborgd. 

Slechts het intoetsen van een telefoonnummer of het sturen van een e-mail is de eerste stap. 

 

Je bent van harte welkom!

 

Met een hartelijke groet,

 

Cora Toker

Directeur Kiem Select

Oprichter Kiem Kompas

Leer als managementondersteuner op een subtiele manier dat zeggen,

wat er werkelijk toe doet.

 

Tijdens deze inspirerende sessie neemt Elsbeth van Lienden je mee op weg naar jouw nieuwe rol als managementondersteuner in de samenwerking met jouw manager.

https://thepinkwalnut.com/de-assertieve-managementondersteuner/

Deze kennissessie vindt plaats op 12 november a.s. van 09.00 tot 11.30 uur in Lochem. 

Heb je interesse?

Meld je dan aan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Heb je vragen over deze sessie

Bel dan met Cora of Elsbeth.

06-40594965/06-44355027

 

Ben je geïnteresseerd in hoe jij m.b.v. Kiem Kompas jouw koers als managementondersteuner of manager kunt bepalen in jullie samenwerking?

Neem dan gerust contact op met Cora.

 

KIEM kompas logo 2019

 

 

Er zijn vele benamingen voor de secretarieel managementondersteunende functie. Directiesecretaresse, managementassistente, teamassistente, executive assistant, personal assistant, officemanager etc…..

Ze worden te pas en te onpas gebruikt om maar aandacht te trekken voor een vacante functie of de status van deze positie binnen een organisatie te bevestigen.

Zowel de secretarieel managementondersteuners als de werkgevers zien door de bomen het bos niet meer.

In mijn gesprekken met werkgevers vinden velen het moeilijk om deze belangrijke ondersteunende functie een passend ‘naamplaatje’ te geven. Zeker als er een vacature is. Op de huidige arbeidsmarkt geen pretje, want goed personeel is schaars.

Bij mij aan tafel zijn er vaak discussies met kandidaten, die zichzelf ook niet echt kunnen indelen. Het gaat hen vaak om het vinden van de juiste titel voor hun functioneren in een organisatie. Welke macht, positie, draagvlak en zeggenschap creëren ze voor zichzelf in de organisatie naast hun manager.

Neem bijvoorbeeld de functie officemanager. Vaak een geliefd ‘naamplaatje’ op een cv of in een vacature om de aandacht te trekken.

Het wordt te pas en te onpas gebruikt.

Officemanager is merendeels bedoeld als een leidinggevende en coördinerende functie met organisatorische werkzaamheden. De spil van een organisatie en rechterhand van het management.

In de praktijk kan dit echter wel eens een baliefunctie zijn, waarbij je (met alle respect) als receptioniste functioneert en vaak hand- en spandiensten verleent voor de hele organisatie.

Als dit bij jouw ambities past en gaat hiermee akkoord, dat de werkgever denkt invulling te kunnen geven aan alle losse eindjes binnen de organisatie, prima.

Heb je als managementondersteuner echter hier een heel ander beeld bij door bijv. een opleiding die je hebt gevolgd of eerder opgedane werkervaring, dan sla je zelf, maar ook de werkgever, de plank volledig mis.

Verwachtingspatronen passen niet meer bij elkaar en een verschil van mening is in een vroeg stadium van de samenwerking al snel geboren.

Ik heb een vraag.

Wees eens eerlijk; waar ontleen jij je succes en waarde aan als je secretarieel een manager ondersteunt?

Een functie met een prachtige benaming die jou een bepaalde status geeft binnen een organisatie en daarbuiten?

Of is het effect van jullie samenwerking op het succes van de organisatie een belangrijke drijfveer?

Het verschil dat jullie samen maken!

In mijn ogen is het nooit de functienaam die een rol speelt in een samenwerking.

De inhoud van de functie telt.

Een inhoud die jou en jouw manager laten groeien en ontwikkelen om het gezamenlijke doel dat jullie als team hebben te behalen.

Wat dit doel is bepalen jullie samen alsook de juiste benaming van jouw functioneren waarmee je jezelf kunt presenteren binnen de organisatie en de arbeidsmarkt.

Food for thought!!

Zeker heeft/geeft dit kracht, maar het heeft ook een negatieve lading. Er wordt soms provocerend gedrag aan gekoppeld. Of men durft een weigering niet serieus te nemen, wappert het wel eens weg met de grap rondom peuter pubertijd om de ontstane spanning weg te nemen. Griezelig dus, dat nee-gebruik, omdat het erg confronterend is. Dan maar vergeten en een knagend gevoel of onzekerheid ondergaan?

Absoluut niet!

Door dit woord weloverwogen te gebruiken realiseer je een vrijheid in functioneren voor jezelf en helderheid voor de ontvangende partij. 

Als ik deze stelling nu projecteer op de samenwerking tussen manager en managementondersteuner, dan constateer ik het volgende.

‘Nee’ wordt in deze samenwerking niet snel gebruikt door de ondersteuner, omdat ‘nee verkopen’ niet in haar/zijn dna zit. Van oudsher wordt uitgegaan van het feit, dat een ondersteuner is aangenomen om dienstverlenend te zijn t.o.v. de manager; dus luisteren naar wat wordt opgedragen en doen wat er door de manager wordt verlangd. Daarmee wordt please gedrag in de hand gewerkt en ook vertoond. Niet altijd bevorderlijk voor de communicatie in de samenwerking en het gelukkig kunnen zijn in een baan. 

Wat we de afgelopen jaren hebben ervaren, is dat werkend en werkgevend Nederland onderhevig is aan allerlei invloeden m.b.t. samenwerking, niveauverhoging, automatisering, krapte op de arbeidsmarkt, etc. Hierdoor worden functieprofielen gewijzigd, aangepast, opleidingsniveau verhoogd, etc., maar houdt dit ook tred met wat er gebeurt op de werkvloer?

Deze veranderingen in het managementondersteunende vak, het secretaressevak zijn al vlot doorgedrongen. Alleen al door het opleidingsniveau te verhogen naar hbo, krijgt een manager een mondige ondersteuner. Een persoon die haar/zijn mening durft te ventileren, eigen initiatieven neemt en proactief bezig is met de workload van de manager en zichzelf. Deze nieuwe ondersteuner is het niet altijd eens met haar/zijn manager, beslissingen die worden genomen of ondersteuningsactiviteiten die niet altijd houtsnijden in de ogen van de managementondersteuner nieuwe stijl

Menig manager kampt met dit voor velen nieuwe fenomeen. Hoe vindt men de balans in de samenwerking met een hbo-geschoolde managementondersteuner? Ook al werd dit niveau geëist in een vacaturetekst of functieprofiel. Er wordt bij twijfel nog te vaak teruggegrepen op ervaringen in de samenwerking met de puur uitvoerend in opdracht werkende secretaresse, die meer en meer tot het verleden gaat behoren of al behoort.

Ook de managementondersteuner, die een leven lang leren omarmt, heeft nog wel eens moeite om niet te vervallen in de rol van die secretaresse van toen.

Beide partijen vragen zich af dus hoe hier in de praktijk mee om te gaan zonder provocerend of dominant over te komen.

Dit heeft ook de nodige consequenties, waarmee ik regelmatig word geconfronteerd tijdens gesprekken met de beide partijen die ik bedien met de dienstverlening van Kiem Select. Niet fijn om mensen te zien verdrinken in een samenwerking, de weg zien kwijtraken en uiteindelijk afscheid nemen van een gewaardeerde werknemer of organisatie. 

Deze bevindingen zijn voor mij de aanleiding geweest om Kiem Select verder uit te breiden. Samen met een tweetal specialisten vorm ik sinds kort Kiem Kompas

Kiem Kompas is er voor de manager én de managementondersteuner om hen de weg te wijzen in de wirwar van nieuwe mogelijkheden, die hen begeleidt naar duidelijkheid in hun samenwerking waarbij bijv. het gebruik van het woord ‘nee’ niet als negatief wordt ervaren, maar als een positief gegeven dat ook nog weleens kan worden omgezet in ‘ja’ mits de juiste componenten hiervoor aanwezig zijn.

Nieuwsgierig geworden? Dat hoop ik toch wel!

Binnenkort gaan we van start met een eerste workshop voor de managementondersteuner en een mentorsessie voor de manager.

Via de social media kunnen je op de hoogte blijven en ook op onze websites komt de nodige informatie.

Met wie en hoe Kiem Kompas is gevormd wordt in een volgend bericht van ons duidelijk gemaakt.

Dus graag tot ziens in een koersbepalende bijeenkomst van Kiem Kompas!

 

Hartelijke groeten,

 

Cora Toker

 

PS. mocht je vragen hebben, bel mij dan gerust

 

 

 

 

Tja, een vraag die mij regelmatig wordt gesteld door kandidaten.

Sinds jaar en dag, sinds de oprichting van Kiem Select, controleer ik bij inschrijving in overleg met een potentieel kandidaat de originelen van behaalde diploma’s en certificaten. Niet om ‘kandidaatje te pesten’ maar ter bescherming van de kandidaat, de potentieel werkgever en Kiem Select zelf.

Bij een vacature en/of functieprofiel wordt merendeels een opleidingsniveau of bepaalde opleiding vermeld om een functie invulling te kunnen geven. Alle betrokken partijen bij de invulling van een vacante functie moeten ervan zijn overtuigd, dat op opleidingsgebied hierover in ieder geval geen discrepantie bestaat. Die bescherming is nodig, omdat het liegen over diploma’s nog steeds een reden voor ontslag kan zijn (https://www.xperthractueel.nl/recruitment/leugen-over-diploma-is-grond-voor-ontslag/).

Natuurlijk ontvang ik regelmatig mopperende commentaren, dat het onzin is en niet leidend. Of ik krijg allerlei redenen waarom diploma’s zijn verdwenen (verhuizing, scheiding van een partner, diploma’s die nog bij ouders op zolder liggen, etc.). Jammer, want het is toch eeuwig zonde, dat een diploma waar jij hard voor hebt gewerkt, zomaar is verdwenen. Jaren heb je hieraan gespendeerd; een groot deel van jouw jeugd of tijd die je, in een later stadium van je leven, ook aan je gezin of andere belangrijke zaken had kunnen besteden. Terwijl de oplossing bij het verlies van diploma’s dichtbij is. Vaak kun je bij je oude school of opleidingsinstituut terecht of bij DUO opvragen (https://duo.nl/particulier/diploma-kwijt.jsp).

  • Zorg dat jouw diploma’s in jouw bezit zijn en wees trots!
  • Jouw opleiding zegt iets over jou!!
  • Jouw persoonlijke ontwikkeling!!!
  • Maar ook over jouw verdere groei binnen jouw beroep of wellicht een loopbaanswitch waar je een bepaald opleidingsniveau voor nodig hebt. Jouw ambities dus, waar een nieuwe werkgever ook een rol in kan spelen door passende vervolgopleiding(en) aan te bieden ten voordele van jullie allebei!!!!

Nog een punt van aandacht is een nieuw fenomeen; het zelf inschatten van een opleidingsniveau door een kandidaat. Ook gevaarlijk, omdat bij navraag door bijv. een nieuwe werkgever of bemiddelingsbureau dit snel kan worden achterhaald.

De druk, die de snelle arbeidsmarkt oplegt, is hier debet aan. We weten immers, dat een behaalde hbo-opleiding meer en meer de norm is in een vacaturetekst. Natuurlijk speelt de combinatie opleiding en werkervaring ook een rol, maar vaak blijkt een behaald hbo-diploma doorslaggevend te zijn bij concurrerende kandidaten voor de invulling van een gewenste functie.

Er kronkelt hier voor menigeen een behoorlijke adder onder het gras.

Bijvoorbeeld; een opleiding tot managementassistente bij opleiding X heeft tegenwoordig vaak het gewenste hbo-niveau, maar het is helemaal niet zeker dat dit ook het geval was in bijv. 2003 toen jij deze opleiding met goed gevolg bij opleiding X hebt gevolgd.

Check dus bij twijfel bij het bewuste opleidingsinstituut of jouw opleiding ook inderdaad nu de norm hbo kan dragen als je deze opleiding jaren geleden hebt gevolgd.

Zo ja, vraag dan hiervoor een verklaring van het opleidingsinstituut.

Zo niet, dan gewoon het passende niveau aangeven op jouw cv.

Hierdoor voorkom je mogelijke vervelende gesprekssituaties. De wereld om ons heen oordeelt snel en kan met diezelfde snelheid een negatieve indruk over je vormen.

Mocht je vragen of interesse hebben in een samenwerking met Kiem Select, neem dan gerust contact op met mij.

Je krijgt altijd een eerlijk antwoord en/of advies.

Domme vragen bestaan niet!!

Met een hartelijke groet,

Cora Toker