Leer als managementondersteuner op een subtiele manier dat zeggen,

wat er werkelijk toe doet.

 

Tijdens deze inspirerende sessie neemt Elsbeth van Lienden je mee op weg naar jouw nieuwe rol als managementondersteuner in de samenwerking met jouw manager.

https://thepinkwalnut.com/de-assertieve-managementondersteuner/

Deze kennissessie vindt plaats op 12 november a.s. van 09.00 tot 11.30 uur in Lochem. 

Heb je interesse?

Meld je dan aan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Heb je vragen over deze sessie

Bel dan met Cora of Elsbeth.

06-40594965/06-44355027

 

Ben je geïnteresseerd in hoe jij m.b.v. Kiem Kompas jouw koers als managementondersteuner of manager kunt bepalen in jullie samenwerking?

Neem dan gerust contact op met Cora.

 

KIEM kompas logo 2019

 

 

Zeker heeft/geeft dit kracht, maar het heeft ook een negatieve lading. Er wordt soms provocerend gedrag aan gekoppeld. Of men durft een weigering niet serieus te nemen, wappert het wel eens weg met de grap rondom peuter pubertijd om de ontstane spanning weg te nemen. Griezelig dus, dat nee-gebruik, omdat het erg confronterend is. Dan maar vergeten en een knagend gevoel of onzekerheid ondergaan?

Absoluut niet!

Door dit woord weloverwogen te gebruiken realiseer je een vrijheid in functioneren voor jezelf en helderheid voor de ontvangende partij. 

Als ik deze stelling nu projecteer op de samenwerking tussen manager en managementondersteuner, dan constateer ik het volgende.

‘Nee’ wordt in deze samenwerking niet snel gebruikt door de ondersteuner, omdat ‘nee verkopen’ niet in haar/zijn dna zit. Van oudsher wordt uitgegaan van het feit, dat een ondersteuner is aangenomen om dienstverlenend te zijn t.o.v. de manager; dus luisteren naar wat wordt opgedragen en doen wat er door de manager wordt verlangd. Daarmee wordt please gedrag in de hand gewerkt en ook vertoond. Niet altijd bevorderlijk voor de communicatie in de samenwerking en het gelukkig kunnen zijn in een baan. 

Wat we de afgelopen jaren hebben ervaren, is dat werkend en werkgevend Nederland onderhevig is aan allerlei invloeden m.b.t. samenwerking, niveauverhoging, automatisering, krapte op de arbeidsmarkt, etc. Hierdoor worden functieprofielen gewijzigd, aangepast, opleidingsniveau verhoogd, etc., maar houdt dit ook tred met wat er gebeurt op de werkvloer?

Deze veranderingen in het managementondersteunende vak, het secretaressevak zijn al vlot doorgedrongen. Alleen al door het opleidingsniveau te verhogen naar hbo, krijgt een manager een mondige ondersteuner. Een persoon die haar/zijn mening durft te ventileren, eigen initiatieven neemt en proactief bezig is met de workload van de manager en zichzelf. Deze nieuwe ondersteuner is het niet altijd eens met haar/zijn manager, beslissingen die worden genomen of ondersteuningsactiviteiten die niet altijd houtsnijden in de ogen van de managementondersteuner nieuwe stijl

Menig manager kampt met dit voor velen nieuwe fenomeen. Hoe vindt men de balans in de samenwerking met een hbo-geschoolde managementondersteuner? Ook al werd dit niveau geëist in een vacaturetekst of functieprofiel. Er wordt bij twijfel nog te vaak teruggegrepen op ervaringen in de samenwerking met de puur uitvoerend in opdracht werkende secretaresse, die meer en meer tot het verleden gaat behoren of al behoort.

Ook de managementondersteuner, die een leven lang leren omarmt, heeft nog wel eens moeite om niet te vervallen in de rol van die secretaresse van toen.

Beide partijen vragen zich af dus hoe hier in de praktijk mee om te gaan zonder provocerend of dominant over te komen.

Dit heeft ook de nodige consequenties, waarmee ik regelmatig word geconfronteerd tijdens gesprekken met de beide partijen die ik bedien met de dienstverlening van Kiem Select. Niet fijn om mensen te zien verdrinken in een samenwerking, de weg zien kwijtraken en uiteindelijk afscheid nemen van een gewaardeerde werknemer of organisatie. 

Deze bevindingen zijn voor mij de aanleiding geweest om Kiem Select verder uit te breiden. Samen met een tweetal specialisten vorm ik sinds kort Kiem Kompas

Kiem Kompas is er voor de manager én de managementondersteuner om hen de weg te wijzen in de wirwar van nieuwe mogelijkheden, die hen begeleidt naar duidelijkheid in hun samenwerking waarbij bijv. het gebruik van het woord ‘nee’ niet als negatief wordt ervaren, maar als een positief gegeven dat ook nog weleens kan worden omgezet in ‘ja’ mits de juiste componenten hiervoor aanwezig zijn.

Nieuwsgierig geworden? Dat hoop ik toch wel!

Binnenkort gaan we van start met een eerste workshop voor de managementondersteuner en een mentorsessie voor de manager.

Via de social media kunnen je op de hoogte blijven en ook op onze websites komt de nodige informatie.

Met wie en hoe Kiem Kompas is gevormd wordt in een volgend bericht van ons duidelijk gemaakt.

Dus graag tot ziens in een koersbepalende bijeenkomst van Kiem Kompas!

 

Hartelijke groeten,

 

Cora Toker

 

PS. mocht je vragen hebben, bel mij dan gerust

 

 

 

 

Tja, een vraag die mij regelmatig wordt gesteld door kandidaten.

Sinds jaar en dag, sinds de oprichting van Kiem Select, controleer ik bij inschrijving in overleg met een potentieel kandidaat de originelen van behaalde diploma’s en certificaten. Niet om ‘kandidaatje te pesten’ maar ter bescherming van de kandidaat, de potentieel werkgever en Kiem Select zelf.

Bij een vacature en/of functieprofiel wordt merendeels een opleidingsniveau of bepaalde opleiding vermeld om een functie invulling te kunnen geven. Alle betrokken partijen bij de invulling van een vacante functie moeten ervan zijn overtuigd, dat op opleidingsgebied hierover in ieder geval geen discrepantie bestaat. Die bescherming is nodig, omdat het liegen over diploma’s nog steeds een reden voor ontslag kan zijn (https://www.xperthractueel.nl/recruitment/leugen-over-diploma-is-grond-voor-ontslag/).

Natuurlijk ontvang ik regelmatig mopperende commentaren, dat het onzin is en niet leidend. Of ik krijg allerlei redenen waarom diploma’s zijn verdwenen (verhuizing, scheiding van een partner, diploma’s die nog bij ouders op zolder liggen, etc.). Jammer, want het is toch eeuwig zonde, dat een diploma waar jij hard voor hebt gewerkt, zomaar is verdwenen. Jaren heb je hieraan gespendeerd; een groot deel van jouw jeugd of tijd die je, in een later stadium van je leven, ook aan je gezin of andere belangrijke zaken had kunnen besteden. Terwijl de oplossing bij het verlies van diploma’s dichtbij is. Vaak kun je bij je oude school of opleidingsinstituut terecht of bij DUO opvragen (https://duo.nl/particulier/diploma-kwijt.jsp).

  • Zorg dat jouw diploma’s in jouw bezit zijn en wees trots!
  • Jouw opleiding zegt iets over jou!!
  • Jouw persoonlijke ontwikkeling!!!
  • Maar ook over jouw verdere groei binnen jouw beroep of wellicht een loopbaanswitch waar je een bepaald opleidingsniveau voor nodig hebt. Jouw ambities dus, waar een nieuwe werkgever ook een rol in kan spelen door passende vervolgopleiding(en) aan te bieden ten voordele van jullie allebei!!!!

Nog een punt van aandacht is een nieuw fenomeen; het zelf inschatten van een opleidingsniveau door een kandidaat. Ook gevaarlijk, omdat bij navraag door bijv. een nieuwe werkgever of bemiddelingsbureau dit snel kan worden achterhaald.

De druk, die de snelle arbeidsmarkt oplegt, is hier debet aan. We weten immers, dat een behaalde hbo-opleiding meer en meer de norm is in een vacaturetekst. Natuurlijk speelt de combinatie opleiding en werkervaring ook een rol, maar vaak blijkt een behaald hbo-diploma doorslaggevend te zijn bij concurrerende kandidaten voor de invulling van een gewenste functie.

Er kronkelt hier voor menigeen een behoorlijke adder onder het gras.

Bijvoorbeeld; een opleiding tot managementassistente bij opleiding X heeft tegenwoordig vaak het gewenste hbo-niveau, maar het is helemaal niet zeker dat dit ook het geval was in bijv. 2003 toen jij deze opleiding met goed gevolg bij opleiding X hebt gevolgd.

Check dus bij twijfel bij het bewuste opleidingsinstituut of jouw opleiding ook inderdaad nu de norm hbo kan dragen als je deze opleiding jaren geleden hebt gevolgd.

Zo ja, vraag dan hiervoor een verklaring van het opleidingsinstituut.

Zo niet, dan gewoon het passende niveau aangeven op jouw cv.

Hierdoor voorkom je mogelijke vervelende gesprekssituaties. De wereld om ons heen oordeelt snel en kan met diezelfde snelheid een negatieve indruk over je vormen.

Mocht je vragen of interesse hebben in een samenwerking met Kiem Select, neem dan gerust contact op met mij.

Je krijgt altijd een eerlijk antwoord en/of advies.

Domme vragen bestaan niet!!

Met een hartelijke groet,

Cora Toker

Er zijn vele benamingen voor de secretarieel managementondersteunende functie. Directiesecretaresse, managementassistente, teamassistente, executive assistant, personal assistant, officemanager etc…..

Ze worden te pas en te onpas gebruikt om maar aandacht te trekken voor een vacante functie of de status van deze positie binnen een organisatie te bevestigen.

Zowel de secretarieel managementondersteuners als de werkgevers zien door de bomen het bos niet meer.

In mijn gesprekken met werkgevers vinden velen het moeilijk om deze belangrijke ondersteunende functie een passend ‘naamplaatje’ te geven. Zeker als er een vacature is. Op de huidige arbeidsmarkt geen pretje, want goed personeel is schaars.

Bij mij aan tafel zijn er vaak discussies met kandidaten, die zichzelf ook niet echt kunnen indelen. Het gaat hen vaak om het vinden van de juiste titel voor hun functioneren in een organisatie. Welke macht, positie, draagvlak en zeggenschap creëren ze voor zichzelf in de organisatie naast hun manager.

Neem bijvoorbeeld de functie officemanager. Vaak een geliefd ‘naamplaatje’ op een cv of in een vacature om de aandacht te trekken.

Het wordt te pas en te onpas gebruikt.

Officemanager is merendeels bedoeld als een leidinggevende en coördinerende functie met organisatorische werkzaamheden. De spil van een organisatie en rechterhand van het management.

In de praktijk kan dit echter wel eens een baliefunctie zijn, waarbij je (met alle respect) als receptioniste functioneert en vaak hand- en spandiensten verleent voor de hele organisatie.

Als dit bij jouw ambities past en gaat hiermee akkoord, dat de werkgever denkt invulling te kunnen geven aan alle losse eindjes binnen de organisatie, prima.

Heb je als managementondersteuner echter hier een heel ander beeld bij door bijv. een opleiding die je hebt gevolgd of eerder opgedane werkervaring, dan sla je zelf, maar ook de werkgever, de plank volledig mis.

Verwachtingspatronen passen niet meer bij elkaar en een verschil van mening is in een vroeg stadium van de samenwerking al snel geboren.

Ik heb een vraag.

Wees eens eerlijk; waar ontleen jij je succes en waarde aan als je secretarieel een manager ondersteunt?

Een functie met een prachtige benaming die jou een bepaalde status geeft binnen een organisatie en daarbuiten?

Of is het effect van jullie samenwerking op het succes van de organisatie een belangrijke drijfveer?

Het verschil dat jullie samen maken!

In mijn ogen is het nooit de functienaam die een rol speelt in een samenwerking.

De inhoud van de functie telt.

Een inhoud die jou en jouw manager laten groeien en ontwikkelen om het gezamenlijke doel dat jullie als team hebben te behalen.

Wat dit doel is bepalen jullie samen alsook de juiste benaming van jouw functioneren waarmee je jezelf kunt presenteren binnen de organisatie en de arbeidsmarkt.

Food for thought!!

Dag beste lezer,

Deze keer een verfrissende gastencolumn van Linda Immink, die een kijkje geeft in de loopbaan van een secretaresse.

Van het keuzemoment gericht een secretariële vakopleiding te gaan volgen na de loopbaan in het voortgezet onderwijs t/m de keuzes waar een ervaren secretaresse voor staat om dit vak te blijven uitoefenen, inspiratie in te vinden en verder te ontwikkelen.

Veel leesplezier!

Cora Toker

Ook interesse en/of nspiratie om een keer een gastencolumn te schrijven? Stuur mij gewoon een e-mail!

 

Secretaresse, zucht… dat is toch gewoon HET LEUKSTE VAK op deze aardbol?

Tja, dat is mijn mening heb ik gemerkt. Het zal je dan ook niet verbazen dat ik al jarenlang (jaja, vanaf mijn 17e) in dit vak rondloop. Uiteraard niet altijd in dezelfde functie, maar wel altijd in het vakgebied. Het is gewoon een soort verslaving, ik krijg er een kick van!

Maar hoezo weet ik dat niet iedereen dit het leukste vak vindt? In januari was ik één van de ondernemers op de AlmereOnStage dag bij het KAF in Almere. Op deze dag kwamen er maar liefst 900 leerlingen uit Almere om te ‘snuffelen’ aan de verschillende beroepen. Er waren 200 beroepsbeoefenaars. Van advocaat tot politie, van hovenier tot makelaar, van hondentrainer tot… inderdaad, ik: secretaresse. Het doel van deze dag was om scholieren van het middelbaar onderwijs kennis te laten maken met de verschillende beroepen. Vragen stellen en kijken of je een match hebt. En dan is er een match, wat dan? Twee weken later was er de DoeDag. De leerlingen gingen dan voor één dag op stage bij degene met wie ze een match gemaakt hadden. Van de 900 leerlingen had ik er een handjevol, vier in totaal.

Omdat ik freelancer ben heb ik de leerlingen niet bij een opdracht meegenomen, maar ik kreeg een lokaal ter beschikking op MBO College De Poort. Hoe leuk was dat: daar is een secretaresseopleiding! En sterker nog… op de DoeDag mochten vier leerlingen die momenteel opgeleid worden bij mij in de klas komen om de praktijk te vertellen. Beter kon niet. Vragen werden dan ook veelvuldig gesteld! De echte scholierenvraag: moet je veel lessen volgen? Maar de vragen gingen met name over de inhoud van de opleiding, ze wilden weten wat in praktijk geleerd werd. Het was echt een super ervaring. En ik had een vooroordeel dat de ‘jeugd van tegenwoordig’ niet goed was in Nederlandse taal. Dat haal ik bij deze terug, ze zijn glansrijk geslaagd voor de casus!

Oh… je zal nog maar zo jong zijn dat de hele wereld open ligt. Oh… dat is waar ook: die ligt ook open als je wat ouder bent! Wellicht ondervind je dan wat meer strubbelingen. Een omgeving die je vragend aankijkt als je een andere kant op wilt. Er tegenop zien om een opleiding te volgen. Altijd genoeg redenen om iets niet te doen. Maar weet je, in mijn huidige opdracht werk ik samen met twee collega’s die allebei uit de zorg komen (de een verpleegkundige, de andere activiteitenbegeleider). Zij zijn zich momenteel aan het omscholen (volgen de praktische opleiding van mbo naar hbo via Rieel Organisatieverbeteringen). Ze volgen een opleiding en ondertussen werken ze als secretaresse. Of ze enthousiast zijn? Ze zouden het zo weer doen! Kunnen ze alles al? Nee, maar daar heb je collega secretaresses voor.

Dus toch he… secretaresse is echt het leukste vak!

Wat mijn achtergrond is? Ik was niet een goede student: in 4 HAVO bleef ik zitten, het was te gezellig op school. Toen ik overging naar de 5e klas bleken al mijn vriendinnen dat jaar gezakt te zijn. Oftewel: het werd weer veel te gezellig en ja hoor, ik zakte voor het examen. Toen was ik er klaar mee: school, dat was niets voor mij, ik wilde aan het werk. Het geluk was met mij dat ik gelijk een leuke job kreeg als receptioniste en vanuit daar kon ik mij opwerken. Natuurlijk begreep ik dat het toch handig is een diploma te hebben. Mijn eerste opleiding was ‘secretaresse Nederlands’ bij Scheidegger, dat was de basis. Vele jaren later wilde ik op papier kunnen aantonen dat ik HBO werk- en denkniveau had en heb toen de opleiding ‘HBO directiesecretaresse’ bij de NCOI gevolgd. Nu, weer een aantal jaren later, ben ik opnieuw in de schoolbanken beland bij Rieel Organisatieverbeteringen. Ik volg daar twee opleidingen: ‘Leidinggeven aan secretariaten’ en ‘Bedrijfs- en Organisatiekunde’, beide Post HBO opleidingen. Het mag een inspiratie voor je zijn dat ik zonder een ‘basis-diploma’ best op mijn pootjes terecht ben gekomen, maar laat het geen reden zijn om dan maar niet een diploma te halen!

Gestart als receptioniste, vele banen als (directie)secretaresse/ PA en nu leidinggevende over secretariaten. De liefde voor het vak blijft, alleen de rol is verandert. Blijf dromen, blijf jezelf uitdagen, blijf leren en blijf vooral altijd in jezelf geloven!

Eind goed, al goed.

Linda Immink

www.imminksupport.nl