De arbeidsmarkt is booming. Personeelstekorten zijn aan de orde van de dag voor veel organisaties. Hoe deze tijdelijk of permanent in te vullen is voor menig HR adviseur en recruiter een behoorlijk dilemma.

Als recruitment consultant maak ik dit al 24 jaar mee; the ups & downs van de economie en de hieraan gekoppelde personeelsproblemen.

Tijdens minder florissante economische tijden vinden allerlei schommelingen plaats. Banen en beroepen verdwijnen. Gelukkig voor een gedeelte ook te wijten aan de technische vooruitgang (stilstand is immers achteruitgang). Opleidingen worden over- of ondergewaardeerd en daaraan gekoppeld de mensen die met een bepaald opleidingsniveau niet meer gewenst zijn (zeker mbo niveau werd tijdens de crisis gezien als onvoldoende).

Het beroep secretaresse heeft ook een poosje in een verdoemhoekje gezeten. Het was toch echt een functie die als kansloos beroep werd gezien (UWV/SZW). Opleiding was key. De mbo geschoolde secretaresse werd afgeschreven. Een hbo niveau was gewenst. Met dit laatste ben ik het zelf ook nog volledig mee eens tot op bepaalde hoogte. Dit vergt een uitleg van mijn kant.

Het is altijd goed om kritisch te kijken naar de ontwikkelingen in een bepaald vakgebied. Kijken naar tekortkomingen, verbeter- en ontwikkelpunten. Stil blijven staan heeft nog nooit iemand goed gedaan. “Rust roest” was en is een gezegde dat maar al te waar is. 

Natuurlijk heef eenieder een bepaald plafond qua kunnen, maar als je niet probeert een etage op dit plafond te bouwen, dan geef je jezelf geen kans. 

Het vak secretaresse of managementondersteuner is onderhevig geweest aan grote veranderingen door de automatisering en de self supporting manager. Hierdoor heeft de mbo geschoolde secretaresse het moeilijk gehad tijdens de crisisjaren. Het fenonomeen 'secretaresse pool' werd meer en meer ingevoerd als een soort opvang voor de mbo secretaresse.

Gelukkig hebben vele secretaressen de handschoen opgepakt en hebben hun opleidingsniveau opgetrokken naar hbo. Geweldig en alle lof! Door de combinatie werkervaring en scholing van zijn/haar  secretaresse kan de manager weer rekenen op de 1 op 1 ondersteuning passend bij zijn/haar work load. Of.... is het toch anders?

Ik merk een kentering op de arbeidsmarkt. Veel vacatures laten weer het beeld zien van een wens richting mbo-niveau. De uitvoerende ondersteunende taken worden meer en meer in functieprofielen opgenomen. Waarom? Tja, wie doet deze taken anders binnen een organisatie…. Automatisering heeft hele positieve effecten op bepaalde werkprocessen, maar kan bepaalde taken echt niet overnemen van een mens.

Daarnaast is niet iedere organisatie/manager klaar voor een hbo opgeleide secretaresse; een proactieve medewerker, die anticipeert, initieert en haar/zijn eigen (nieuwe) vakkennis kan en wil inzetten. Dat wilde de markt toch?

Hierdoor zijn de verwachtingspatronen van de manager en de secretaresse scheef komen te liggen. Een secretaresse van nu zit niet meer te wachten op het verzorgen van koffie, het in- en uitpakken van een afwasmaschine….. Oké een beetje banaal als je dit zo leest. Er zijn echt wel andere secretariële taken die niet meer passen in het takenlijstje van een secretaresse, maar vergis je niet. Ik zie ze heel vaak voorbij komen. Ook in de praktijk (wie moet dit anders doen Cora?. Vroeger hoorde dit er gewoon bij...). Daarnaast wordt de secretaresse pool steeds minder positief ervaren door de secretaresse.

Dan heb je ook nog de lokkertjes in een vacature, waar de mooiste taken worden voorgeschilderd aan een secretaresse, die in de praktijk slechts 1 of 2x per jaar voorkomen. Daarnaast blijven de uitvoerende taken i.o. van een manager of MT de boventoon voeren en blijft de 1 op 1 ondersteuning achter.

Maar dat was toch niet de bedoeling van de veranderingen in het secretaressevak?

De aangepaste inhoud van hbo opleidingen tot managementassistente of officemanager?

Is het daarom vreemd dat vele vacatures moeilijk worden ingevuld?

Waarom stranden nieuwe samenwerkingen binnen de proeftijd of een paar maanden na indiensttreding?

 

Veranderingen zijn goed. Ook die in het secretaressevak. Het is echter niet goed om in tijden van voorspoed deze veranderingen aan de bekende laars te lappen en proberen de tijd terug te draaien in het nadeel van alles en iedereen.

Conclusie; niemand wordt hier blij van. Negatieve gevolgen geven een onrustig beeld weer.

  • Alle investeringen (niet alleen financieel) worden tenietgedaan. 
  • Ontevredenheid en daardoor onrust op de werkvloer.
  • Er moet opnieuw worden gezocht naar een nieuwe medewerker of baan. 
  • Hip hop cv’s.
  • Slechte naam op de markt van een organisatie, omdat een vacature regelmatig wordt gezien op internet of in de kranten. 

Redenen te over voor mij om hier samen met een stel professionals iets aan te willen doen. Vandaar de oprichting van Kiem Kompas. 

Met Kiem Select en Kiem Kompas worden zowel manager als secretaresse/managementondersteuner bijgestaan om de koers te bepalen richting een duurzame invulling van een vacature/loopbaan. Een professioneel team staat voor jou en jouw manager klaar. 

  • Kiem Kompas zorgt voor duidelijkheid in communiceren. 
  • Persoonlijke begeleiding tijdens het werving- en selectieproces.
  • Het bijstaan van de leden van het team ‘manager/secretaresse’ tijdens de eerste maanden na het aangaan van een arbeidscontract. 
  • Een Executive Business Coach en een Secretaressecoach staan ter beschikking van de manager en de secretaresse voor individuele of teambegeleiding. 
  • Optimalisatie van de samenwerking waarbij respect voor elkaars functioneren hand in hand gaan.
  • Vaktrainingen om als secretaresse up-to-date te blijven in haar/zijn vak.

 

Dat dit concept werkt blijkt uit de trajecten die sinds oktober 2019 zijn opgezet met zowel secretaressen als managers. Op 19 maart a.s. zijn we te gast bij de Rabo Graafschap/Achterhoek Assistants om verdere uitleg te geven en previews van twee workshops afgestemd op de secretaresse.

Wordt zeker vervolgd!

 

Prachtige woorden. Gelden ze ook voor jou……

We kunnen wel stellen, dat Kerst een van de belangrijkste feesten is van het jaar. Van oorsprong een Christelijk feest, maar we kunnen er stilletjes aan wel vanuit gaan dat het voor de meeste Nederlanders, naast deze betekenis, ook een traditie is geworden waarbij familie centraal staat.

We trekken alles uit de kast om er een mooi feest van te maken. Een Kerstboom, cadeautjes, feestelijke kleding, lekker eten; gezelligheid.

Zelfs onze gedachten gaan uit naar saamhorigheid, hoop en vrede. Met of zonder bezoek aan de kerk. Prachtig in deze tijd om op die manier de tijd voor elkaar te nemen. Te laten zien en merken dat we belangrijk voor elkaar zijn. Gesprekken komen op gang waar we gedurende het jaar te weinig tijd voor nemen. We komen meer tot onszelf, maar gun jij jezelf de tijd in een onbewaakt ogenblik om naast het er te zijn voor elkaar, ook eens na te gaan of je er mag zijn voor jezelf.

Als mens, als partner, moeder, vader, broer of zus en vriend(in). Maar ook als wie je bent in jouw werkleven. Die ondersteuner, die altijd klaar wil of moet staan voor die ander. Die collega of die manager.

Ik las laatst een mooie uitspraak. “Wat je bent, straal je uit. Wat je hebt, verlies je weer”.

Vaak is dit wel het proces in een baan.

Je wordt aangenomen op jouw competenties, op jouw persoonlijkheid. De door jou opgedane kennis door opleiding en werkervaring. Dat straal jij op dat op moment uit. Zodanig dat een organisatie je graag wil hebben als meerwaarde.

Echter kun je wat je hebt ook weer verliezen.

Als je stil blijft staan in gewoonten en werkwijze. Als je de veranderingen in jouw vak niet bijbeent. Als de samenwerking met jouw manager hierdoor barstjes begint te vertonen. Vragen komen dan ook naar boven borrelen, omdat je een verloren gevoel ervaart. Wat is zijn/haar rol hierin en wat zijn zijn/haar verantwoordelijkheden? Waarom wordt een bijvoorbeeld een door jou gevolgde (hbo) opleiding niet ten volle gebruikt? Waarom wordt hier niet open over gesproken? 

Er ontstaat een vorm van machteloosheid, die verlammend werkt. De neiging om niets te doen is groot, maar is dit de juiste optie? Hoe ga je dit tackelen? 

Het is wellicht een vreemde troost, maar jij bent niet alleen in de wereld van secretaressen/ managementondersteuners die hiermee te maken heeft of krijgt.

De vraag is hoe jij jezelf in eerste instantie kunt activeren om te veranderen. Om jouw unieke meerwaarde weer te laten gelden in de samenwerking met een/jouw manager.

Het team van specialisten, die zich hebben verenigd in Kiem Kompas, kunnen jou maar ook jouw manager hierin begeleiden. 

Wat je hiervoor nodig hebt is lef. Lef om de impasse in jouw werksituatie aan te pakken. Die eerste stap voor een nieuwe start is essentieel! De rest van de stappen nemen het team samen met jou om jouw hoop op verbetering te realiseren.

Lees er meer over in onderstaande links.

https://www.kiemselect.nl/kiem-kompas

https://www.kiemselect.nl/aanbod-kiem-kompas

Begin volgend jaar wordt er een introductiebijeenkomst georganiseerd, waarbij je van harte welkom bent. Met of zonder manager of misschien wel met een secretaresse collega(’s). Volg de social media voor meer informatie hierover.

Genoeg stof tot nadenken voor een verloren moment in de komende periode van “the time of giving”.  Ik wens je een prachtig Kerstfeest en een gezond en gelukkig 2020 waarbij je de juiste stappen onderneemt om jouw kompas zodanig in te stellen dat je gelukkig wordt, bent en blijft in jouw werk. Een koers voor jezelf bepaalt, passend bij jouw ambities.

Merry Christmas!

Cora Toker

Leer als managementondersteuner op een subtiele manier dat zeggen,

wat er werkelijk toe doet.

 

Tijdens deze workshop neemt Elsbeth van Lienden je mee op weg naar jouw nieuwe rol als managementondersteuner in de samenwerking met jouw manager.

https://thepinkwalnut.com/de-assertieve-managementondersteuner/

Deze kennissessie vindt plaats op 25 september a.s.

Heb je interesse?

Meld je dan aan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Heb je vragen over deze sessie

Bel dan met Cora of Elsbeth.

06-40594965/06-44355027

 

Ben je geïnteresseerd in hoe jij m.b.v. Kiem Kompas jouw koers als managementondersteuner of manager kunt bepalen in jullie samenwerking?

Neem dan gerust contact op met Cora.

 

KIEM kompas logo 2019

 

 

Dat ervaren wij toch allemaal, maar we zijn er vaak niet bewust mee bezig. 

Aandacht geven kost een investering en een commitment. Daar zijn we niet altijd toe bereid. Privégerichte zaken daargelaten, want we hebben zoveel op ons (wensen)lijstje staan. Dingen die vaak leuk zijn en waar we niet al te diep over na hoeven te denken omdat dit  bijna vanzelf gaat.

Werkgerelateerde zaken zien we echter in een ander licht is mijn ervaring tijdens gesprekken bij mij aan tafel. Nadenken en aandacht geven levert hier andere perspectieven op. Werk is tenslotte nodig. Biedt financiële zekerheid. Het hoeft toch niet altijd leuk te zijn (?), want ons privéleven compenseert dit echt wel…. 

De automatische piloot, geen kans zien om werksituaties te veranderen, zijn vaak het gevolg van een vorm van gelatenheid die noch voor de ondersteuner, noch voor de manager, noch voor de organisatie goed is.

Toch sluipt hier op den duur een irritatie in. Tenslotte zitten wij gemiddeld 8 uur per dag op ons werk. Over het algemeen zie je jouw collega’s langer dan je gezinsleden of familie. Je bouwt een relatie op met de mensen op jouw werk. Ze leren je kennen op zakelijk gebied, maar ‘kennen’ ze jou ook echt? Jouw ambities, jouw frustraties of zwakke kanten? Kun en durf jij dit te bespreken met jouw manager of naaste collega?

Onderwerpen zoals bijv.

  • jouw ervaring, dat je niet volledig tot je recht komt in jouw functie door diverse omstandigheden,Dat je niet wordt gehoord.
  • of de samenwerking tussen jou en bijvoorbeeld de manager waar je voor werkt niet optimaal verloopt of met een teamlid, etc., 
  • ambities in jouw loopbaan of m.b.t. opleiding, die je niet in vervulling ziet gaan door belemmeringen op je werk of jouw eigen financiële situatie.

Ervaring leert, dat deze ontwikkelingen te weinig aandacht krijgen. Dit beknopt jou in jouw persoonlijke groei. In je werk maar ook privé. We zeggen vaak ‘ik neem mijn werk niet mee naar huis’, maar we weten ook dat een eenmaal geplant duiveltje in een hoofd blijft malen. Zowel op het werk als privé levert dit negatieve energie op die je bij je draagt. Dan is uiteindelijk de keuze om niet of te weinig aandacht te geven aan zwaardere onderwerpen in je werkleven een totaal verkeerde geweest.

Troost je, dit speelt niet alleen in jouw leven een rol, maar ook in het leven met degenen waar je voor/mee werkt. Managers zijn ook mensen, zien veel, maar ook zij nemen niet altijd actie om bepaalde kromgegroeide situaties recht te trekken door tijdgebrek of ook een bepaalde angst om dit te bespreken. 

Als recruitment consultant zie en hoor ik dit gebeuren, terwijl de oplossing in communicatie moet worden gezocht. Dit communiceren zijn we meer en meer aan het verleren. Communicatie verloopt via Whatsapp, ingesproken voicemails, e-mailberichten en dan maar van elkaar verwachten dat we snappen wat de ander bedoelt.

Ken je de slogan “it’s good to talk”. 

Daadwerkelijk praten met elkaar en luisteren naar elkaar; face to face?

Iets doen met de uitgewisselde informatie?

Aandacht geven aan datgene dat ertoe doet? 

Groei effectueren in een persoonlijke ontwikkeling?

In wederzijds vertrouwen, in een samenwerking, in een organisatie?

 

Als het lezen van deze column je aan het denken heeft gezet.

Als je toe bent aan een écht gesprek omtrent de invulling van een functie of samenwerking in een organisatie, een vacature of persoonlijke ontwikkeling.

Neem dan contact met mij op in het kader van ‘it’s good to talk’ en ‘aandacht geven’ om die nodige groei te realiseren.

De drempel is nooit hoog en integriteit gewaarborgd. 

Slechts het intoetsen van een telefoonnummer of het sturen van een e-mail is de eerste stap. 

 

Je bent van harte welkom!

 

Met een hartelijke groet,

 

Cora Toker

Directeur Kiem Select

Oprichter Kiem Kompas

Zeker heeft/geeft dit kracht, maar het heeft ook een negatieve lading. Er wordt soms provocerend gedrag aan gekoppeld. Of men durft een weigering niet serieus te nemen, wappert het wel eens weg met de grap rondom peuter pubertijd om de ontstane spanning weg te nemen. Griezelig dus, dat nee-gebruik, omdat het erg confronterend is. Dan maar vergeten en een knagend gevoel of onzekerheid ondergaan?

Absoluut niet!

Door dit woord weloverwogen te gebruiken realiseer je een vrijheid in functioneren voor jezelf en helderheid voor de ontvangende partij. 

Als ik deze stelling nu projecteer op de samenwerking tussen manager en managementondersteuner, dan constateer ik het volgende.

‘Nee’ wordt in deze samenwerking niet snel gebruikt door de ondersteuner, omdat ‘nee verkopen’ niet in haar/zijn dna zit. Van oudsher wordt uitgegaan van het feit, dat een ondersteuner is aangenomen om dienstverlenend te zijn t.o.v. de manager; dus luisteren naar wat wordt opgedragen en doen wat er door de manager wordt verlangd. Daarmee wordt please gedrag in de hand gewerkt en ook vertoond. Niet altijd bevorderlijk voor de communicatie in de samenwerking en het gelukkig kunnen zijn in een baan. 

Wat we de afgelopen jaren hebben ervaren, is dat werkend en werkgevend Nederland onderhevig is aan allerlei invloeden m.b.t. samenwerking, niveauverhoging, automatisering, krapte op de arbeidsmarkt, etc. Hierdoor worden functieprofielen gewijzigd, aangepast, opleidingsniveau verhoogd, etc., maar houdt dit ook tred met wat er gebeurt op de werkvloer?

Deze veranderingen in het managementondersteunende vak, het secretaressevak zijn al vlot doorgedrongen. Alleen al door het opleidingsniveau te verhogen naar hbo, krijgt een manager een mondige ondersteuner. Een persoon die haar/zijn mening durft te ventileren, eigen initiatieven neemt en proactief bezig is met de workload van de manager en zichzelf. Deze nieuwe ondersteuner is het niet altijd eens met haar/zijn manager, beslissingen die worden genomen of ondersteuningsactiviteiten die niet altijd houtsnijden in de ogen van de managementondersteuner nieuwe stijl

Menig manager kampt met dit voor velen nieuwe fenomeen. Hoe vindt men de balans in de samenwerking met een hbo-geschoolde managementondersteuner? Ook al werd dit niveau geëist in een vacaturetekst of functieprofiel. Er wordt bij twijfel nog te vaak teruggegrepen op ervaringen in de samenwerking met de puur uitvoerend in opdracht werkende secretaresse, die meer en meer tot het verleden gaat behoren of al behoort.

Ook de managementondersteuner, die een leven lang leren omarmt, heeft nog wel eens moeite om niet te vervallen in de rol van die secretaresse van toen.

Beide partijen vragen zich af dus hoe hier in de praktijk mee om te gaan zonder provocerend of dominant over te komen.

Dit heeft ook de nodige consequenties, waarmee ik regelmatig word geconfronteerd tijdens gesprekken met de beide partijen die ik bedien met de dienstverlening van Kiem Select. Niet fijn om mensen te zien verdrinken in een samenwerking, de weg zien kwijtraken en uiteindelijk afscheid nemen van een gewaardeerde werknemer of organisatie. 

Deze bevindingen zijn voor mij de aanleiding geweest om Kiem Select verder uit te breiden. Samen met een tweetal specialisten vorm ik sinds kort Kiem Kompas

Kiem Kompas is er voor de manager én de managementondersteuner om hen de weg te wijzen in de wirwar van nieuwe mogelijkheden, die hen begeleidt naar duidelijkheid in hun samenwerking waarbij bijv. het gebruik van het woord ‘nee’ niet als negatief wordt ervaren, maar als een positief gegeven dat ook nog weleens kan worden omgezet in ‘ja’ mits de juiste componenten hiervoor aanwezig zijn.

Nieuwsgierig geworden? Dat hoop ik toch wel!

Binnenkort gaan we van start met een eerste workshop voor de managementondersteuner en een mentorsessie voor de manager.

Via de social media kunnen je op de hoogte blijven en ook op onze websites komt de nodige informatie.

Met wie en hoe Kiem Kompas is gevormd wordt in een volgend bericht van ons duidelijk gemaakt.

Dus graag tot ziens in een koersbepalende bijeenkomst van Kiem Kompas!

 

Hartelijke groeten,

 

Cora Toker

 

PS. mocht je vragen hebben, bel mij dan gerust