Er zijn vele benamingen voor de secretarieel managementondersteunende functie. Directiesecretaresse, managementassistente, teamassistente, executive assistant, personal assistant, officemanager etc…..

Ze worden te pas en te onpas gebruikt om maar aandacht te trekken voor een vacante functie of de status van deze positie binnen een organisatie te bevestigen.

Zowel de secretarieel managementondersteuners als de werkgevers zien door de bomen het bos niet meer.

In mijn gesprekken met werkgevers vinden velen het moeilijk om deze belangrijke ondersteunende functie een passend ‘naamplaatje’ te geven. Zeker als er een vacature is. Op de huidige arbeidsmarkt geen pretje, want goed personeel is schaars.

Bij mij aan tafel zijn er vaak discussies met kandidaten, die zichzelf ook niet echt kunnen indelen. Het gaat hen vaak om het vinden van de juiste titel voor hun functioneren in een organisatie. Welke macht, positie, draagvlak en zeggenschap creëren ze voor zichzelf in de organisatie naast hun manager.

Neem bijvoorbeeld de functie officemanager. Vaak een geliefd ‘naamplaatje’ op een cv of in een vacature om de aandacht te trekken.

Het wordt te pas en te onpas gebruikt.

Officemanager is merendeels bedoeld als een leidinggevende en coördinerende functie met organisatorische werkzaamheden. De spil van een organisatie en rechterhand van het management.

In de praktijk kan dit echter wel eens een baliefunctie zijn, waarbij je (met alle respect) als receptioniste functioneert en vaak hand- en spandiensten verleent voor de hele organisatie.

Als dit bij jouw ambities past en gaat hiermee akkoord, dat de werkgever denkt invulling te kunnen geven aan alle losse eindjes binnen de organisatie, prima.

Heb je als managementondersteuner echter hier een heel ander beeld bij door bijv. een opleiding die je hebt gevolgd of eerder opgedane werkervaring, dan sla je zelf, maar ook de werkgever, de plank volledig mis.

Verwachtingspatronen passen niet meer bij elkaar en een verschil van mening is in een vroeg stadium van de samenwerking al snel geboren.

Ik heb een vraag.

Wees eens eerlijk; waar ontleen jij je succes en waarde aan als je secretarieel een manager ondersteunt?

Een functie met een prachtige benaming die jou een bepaalde status geeft binnen een organisatie en daarbuiten?

Of is het effect van jullie samenwerking op het succes van de organisatie een belangrijke drijfveer?

Het verschil dat jullie samen maken!

In mijn ogen is het nooit de functienaam die een rol speelt in een samenwerking.

De inhoud van de functie telt.

Een inhoud die jou en jouw manager laten groeien en ontwikkelen om het gezamenlijke doel dat jullie als team hebben te behalen.

Wat dit doel is bepalen jullie samen alsook de juiste benaming van jouw functioneren waarmee je jezelf kunt presenteren binnen de organisatie en de arbeidsmarkt.

Food for thought!!

Tja, een vraag die mij regelmatig wordt gesteld door kandidaten.

Sinds jaar en dag, sinds de oprichting van Kiem Select, controleer ik bij inschrijving in overleg met een potentieel kandidaat de originelen van behaalde diploma’s en certificaten. Niet om ‘kandidaatje te pesten’ maar ter bescherming van de kandidaat, de potentieel werkgever en Kiem Select zelf.

Bij een vacature en/of functieprofiel wordt merendeels een opleidingsniveau of bepaalde opleiding vermeld om een functie invulling te kunnen geven. Alle betrokken partijen bij de invulling van een vacante functie moeten ervan zijn overtuigd, dat op opleidingsgebied hierover in ieder geval geen discrepantie bestaat. Die bescherming is nodig, omdat het liegen over diploma’s nog steeds een reden voor ontslag kan zijn (https://www.xperthractueel.nl/recruitment/leugen-over-diploma-is-grond-voor-ontslag/).

Natuurlijk ontvang ik regelmatig mopperende commentaren, dat het onzin is en niet leidend. Of ik krijg allerlei redenen waarom diploma’s zijn verdwenen (verhuizing, scheiding van een partner, diploma’s die nog bij ouders op zolder liggen, etc.). Jammer, want het is toch eeuwig zonde, dat een diploma waar jij hard voor hebt gewerkt, zomaar is verdwenen. Jaren heb je hieraan gespendeerd; een groot deel van jouw jeugd of tijd die je, in een later stadium van je leven, ook aan je gezin of andere belangrijke zaken had kunnen besteden. Terwijl de oplossing bij het verlies van diploma’s dichtbij is. Vaak kun je bij je oude school of opleidingsinstituut terecht of bij DUO opvragen (https://duo.nl/particulier/diploma-kwijt.jsp).

  • Zorg dat jouw diploma’s in jouw bezit zijn en wees trots!
  • Jouw opleiding zegt iets over jou!!
  • Jouw persoonlijke ontwikkeling!!!
  • Maar ook over jouw verdere groei binnen jouw beroep of wellicht een loopbaanswitch waar je een bepaald opleidingsniveau voor nodig hebt. Jouw ambities dus, waar een nieuwe werkgever ook een rol in kan spelen door passende vervolgopleiding(en) aan te bieden ten voordele van jullie allebei!!!!

Nog een punt van aandacht is een nieuw fenomeen; het zelf inschatten van een opleidingsniveau door een kandidaat. Ook gevaarlijk, omdat bij navraag door bijv. een nieuwe werkgever of bemiddelingsbureau dit snel kan worden achterhaald.

De druk, die de snelle arbeidsmarkt oplegt, is hier debet aan. We weten immers, dat een behaalde hbo-opleiding meer en meer de norm is in een vacaturetekst. Natuurlijk speelt de combinatie opleiding en werkervaring ook een rol, maar vaak blijkt een behaald hbo-diploma doorslaggevend te zijn bij concurrerende kandidaten voor de invulling van een gewenste functie.

Er kronkelt hier voor menigeen een behoorlijke adder onder het gras.

Bijvoorbeeld; een opleiding tot managementassistente bij opleiding X heeft tegenwoordig vaak het gewenste hbo-niveau, maar het is helemaal niet zeker dat dit ook het geval was in bijv. 2003 toen jij deze opleiding met goed gevolg bij opleiding X hebt gevolgd.

Check dus bij twijfel bij het bewuste opleidingsinstituut of jouw opleiding ook inderdaad nu de norm hbo kan dragen als je deze opleiding jaren geleden hebt gevolgd.

Zo ja, vraag dan hiervoor een verklaring van het opleidingsinstituut.

Zo niet, dan gewoon het passende niveau aangeven op jouw cv.

Hierdoor voorkom je mogelijke vervelende gesprekssituaties. De wereld om ons heen oordeelt snel en kan met diezelfde snelheid een negatieve indruk over je vormen.

Mocht je vragen of interesse hebben in een samenwerking met Kiem Select, neem dan gerust contact op met mij.

Je krijgt altijd een eerlijk antwoord en/of advies.

Domme vragen bestaan niet!!

Met een hartelijke groet,

Cora Toker

Heeft de manager van nú de ondersteuning van een mbo- óf een hbo-geschoolde secretaresse nodig?

De secretaresse van nú is er meer en meer van doordrongen, dat haar takenpakket verandert. Zij tilt haar opleidingsniveau op naar hbo en volgt haar trainingen en cursussen om bij te blijven in haar vak.

De secretaresse van nú past zich aan, aan de manager van nú!

Maar wordt die weg andersom ook gelopen?

Gekke vraag misschien, maar voor mij wel logisch als ik kijk naar de praktijkvoorbeelden, die ik als consultant regelmatig meemaak na een bemiddeling van een secretaresse.

Net zoals een kandidaat een intakegesprek krijgt bij Kiem Select, krijgt een opdrachtgever dit ook. Er wordt dan gesproken over de taken die de gezochte ondersteuner zal gaan invullen. Wordt er gezocht naar een secretaresse of een (management, executive, personal) assistant. Wat wordt van haar verwacht op het gebied van bijv. proactief werken, eigen werk creëren, assertiviteit, etc. De belangrijke rol van communicatie tussen de nieuwe teamleden om een goede samenwerking te bevorderen en de hiërarchische plaats van de ondersteuner in de organisatie.

De keuze voor een hbo-geschoolde ondersteuner ligt voor de hand en hierop wordt gezocht.

Als uiteindelijk die gewenste hbo’er wordt gevonden, dan blijkt in de praktijk dat regelmatig door een manager wordt teruggegrepen naar de vertrouwde en bij hem/haar bekende rol van de secretaresse die meer op uitvoerende dan anticiperende taken is gericht.

De secretaresse weet ondertussen echt wel wat het verschil is tussen haar mbo-opleiding en opgedane werkervaring tot nu toe t.o.v. de meerwaarde die haar hbo secretaresse-vakopleiding haar als ‘assistant’ biedt m.b.t. de samenwerking met een manager. De term ‘secretaresse’ zal niet worden verstoten door de term ‘assistant’. Het is een te vertrouwd gebruik om als manager met een 'secretaresse' te werken.

Daarentegen verandert de inhoud van de werkzaamheden wel!

De wijzigingen in het ‘vertrouwde ondersteunen’ moet bij een aantal managers nog echt duidelijk worden. Het gaat hierbij niet om dat kopje koffie brengen als er gasten zijn, maar wel om de inhoud van een takenpakket. Als secretaresse puur in opdracht werken (uitvoerend) of zelfstandig haar eigen werk creëren, ontlastend t.o.v. de manager (proactief, anticiperend op de workload van een manager).

Kiem Select staat u en uw organisatie graag bij in uw zoektocht naar de juiste secretaresse of assistant. Met 38 jaar werkervaring in het secretarieel managementondersteunende vak, waarvan de laatste 22 jaar als consultant, ben ik graag uw sparringspartner om uw vacature in te vullen en de nieuwe samenwerking op weg te helpen.

Ook de secretaresse kan bij Kiem Select terecht voor begeleiding op het gebied van verandermanagement en counselling specifiek gericht op de managementondersteuner.

“Every small positive change we make in ourselves repays us in confidence in the future.”

Alice Walker (auteur)

Bel mij voor meer informatie op 06-40594965 of mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.!

Een vrijblijvende afspraak is snel gemaakt en bespaart u op den duur veel tijd om een vacante functie in te vullen of een passende baan te vinden.

Dag beste lezer,

Deze keer een verfrissende gastencolumn van Linda Immink, die een kijkje geeft in de loopbaan van een secretaresse.

Van het keuzemoment gericht een secretariële vakopleiding te gaan volgen na de loopbaan in het voortgezet onderwijs t/m de keuzes waar een ervaren secretaresse voor staat om dit vak te blijven uitoefenen, inspiratie in te vinden en verder te ontwikkelen.

Veel leesplezier!

Cora Toker

Ook interesse en/of nspiratie om een keer een gastencolumn te schrijven? Stuur mij gewoon een e-mail!

 

Secretaresse, zucht… dat is toch gewoon HET LEUKSTE VAK op deze aardbol?

Tja, dat is mijn mening heb ik gemerkt. Het zal je dan ook niet verbazen dat ik al jarenlang (jaja, vanaf mijn 17e) in dit vak rondloop. Uiteraard niet altijd in dezelfde functie, maar wel altijd in het vakgebied. Het is gewoon een soort verslaving, ik krijg er een kick van!

Maar hoezo weet ik dat niet iedereen dit het leukste vak vindt? In januari was ik één van de ondernemers op de AlmereOnStage dag bij het KAF in Almere. Op deze dag kwamen er maar liefst 900 leerlingen uit Almere om te ‘snuffelen’ aan de verschillende beroepen. Er waren 200 beroepsbeoefenaars. Van advocaat tot politie, van hovenier tot makelaar, van hondentrainer tot… inderdaad, ik: secretaresse. Het doel van deze dag was om scholieren van het middelbaar onderwijs kennis te laten maken met de verschillende beroepen. Vragen stellen en kijken of je een match hebt. En dan is er een match, wat dan? Twee weken later was er de DoeDag. De leerlingen gingen dan voor één dag op stage bij degene met wie ze een match gemaakt hadden. Van de 900 leerlingen had ik er een handjevol, vier in totaal.

Omdat ik freelancer ben heb ik de leerlingen niet bij een opdracht meegenomen, maar ik kreeg een lokaal ter beschikking op MBO College De Poort. Hoe leuk was dat: daar is een secretaresseopleiding! En sterker nog… op de DoeDag mochten vier leerlingen die momenteel opgeleid worden bij mij in de klas komen om de praktijk te vertellen. Beter kon niet. Vragen werden dan ook veelvuldig gesteld! De echte scholierenvraag: moet je veel lessen volgen? Maar de vragen gingen met name over de inhoud van de opleiding, ze wilden weten wat in praktijk geleerd werd. Het was echt een super ervaring. En ik had een vooroordeel dat de ‘jeugd van tegenwoordig’ niet goed was in Nederlandse taal. Dat haal ik bij deze terug, ze zijn glansrijk geslaagd voor de casus!

Oh… je zal nog maar zo jong zijn dat de hele wereld open ligt. Oh… dat is waar ook: die ligt ook open als je wat ouder bent! Wellicht ondervind je dan wat meer strubbelingen. Een omgeving die je vragend aankijkt als je een andere kant op wilt. Er tegenop zien om een opleiding te volgen. Altijd genoeg redenen om iets niet te doen. Maar weet je, in mijn huidige opdracht werk ik samen met twee collega’s die allebei uit de zorg komen (de een verpleegkundige, de andere activiteitenbegeleider). Zij zijn zich momenteel aan het omscholen (volgen de praktische opleiding van mbo naar hbo via Rieel Organisatieverbeteringen). Ze volgen een opleiding en ondertussen werken ze als secretaresse. Of ze enthousiast zijn? Ze zouden het zo weer doen! Kunnen ze alles al? Nee, maar daar heb je collega secretaresses voor.

Dus toch he… secretaresse is echt het leukste vak!

Wat mijn achtergrond is? Ik was niet een goede student: in 4 HAVO bleef ik zitten, het was te gezellig op school. Toen ik overging naar de 5e klas bleken al mijn vriendinnen dat jaar gezakt te zijn. Oftewel: het werd weer veel te gezellig en ja hoor, ik zakte voor het examen. Toen was ik er klaar mee: school, dat was niets voor mij, ik wilde aan het werk. Het geluk was met mij dat ik gelijk een leuke job kreeg als receptioniste en vanuit daar kon ik mij opwerken. Natuurlijk begreep ik dat het toch handig is een diploma te hebben. Mijn eerste opleiding was ‘secretaresse Nederlands’ bij Scheidegger, dat was de basis. Vele jaren later wilde ik op papier kunnen aantonen dat ik HBO werk- en denkniveau had en heb toen de opleiding ‘HBO directiesecretaresse’ bij de NCOI gevolgd. Nu, weer een aantal jaren later, ben ik opnieuw in de schoolbanken beland bij Rieel Organisatieverbeteringen. Ik volg daar twee opleidingen: ‘Leidinggeven aan secretariaten’ en ‘Bedrijfs- en Organisatiekunde’, beide Post HBO opleidingen. Het mag een inspiratie voor je zijn dat ik zonder een ‘basis-diploma’ best op mijn pootjes terecht ben gekomen, maar laat het geen reden zijn om dan maar niet een diploma te halen!

Gestart als receptioniste, vele banen als (directie)secretaresse/ PA en nu leidinggevende over secretariaten. De liefde voor het vak blijft, alleen de rol is verandert. Blijf dromen, blijf jezelf uitdagen, blijf leren en blijf vooral altijd in jezelf geloven!

Eind goed, al goed.

Linda Immink

www.imminksupport.nl

De functie juridisch secretaresse heeft door de jaren heen een oubollig imago opgebouwd.

Vera en ik kwamen recentelijk hierover in gesprek. Doordat zij in de praktijk het nodige ziet veranderen in de wijze van secretarieel juridisch ondersteunen, bied ik haar graag de gelegenheid e.e.a. toe te lichten. Ook voor mij was het een positieve openbaring, dat er ook behoorlijk positieve veranderingen zijn doorgevoerd, zodat het werken in de advocatuur echt veel aantrekkelijker wordt voor de secretaresse van nu!

 

Veel leesplezier!!

 

De juridisch assistant in de spotlight

 

De advocatuur. Van oudsher heeft deze branche een nogal oubollig stempel. Advocaten zijn mannen in dure pakken, die met uitgestreken gezichten de hele dag procedures voeren en daarvoor uurtarieven vragen die zo hoog zijn als de Eiffeltoren. En hun secretaresses zijn quasi-suffige dames, compleet met mantelpakje, strakke knot en leesbril, die de hele dag telefoon aannemen, koffie naar hun baas brengen en met een ouderwetse dictafoon correspondentie uitwerken.

Dit was 30 jaar geleden misschien inderdaad de gebruikelijke verdeling. Niet dat daar overigens iets mis mee is. De meeste advocaten zijn (ook nu nog) voor een groot deel afhankelijk van hun ondersteuning. Maar mantelpakjes, knotjes en leesbrillen? Met een ouderwetse dictafoon in je oren koffie naar je baas brengen? Nee, die tijd is voorbij. En dat is maar goed ook.

Onlangs las ik het artikel van Cora Toker over employability van de secretaresse. Het vak verandert (en als het aan mij ligt, de terminologie ook) en als secretaresse (ik gebruik liever de term assistant) zal je mee moeten veranderen. Niet alleen om je functie up-to-date en uitdagend te houden, maar ook om eventueel klaar te zijn voor een baan op een andere plek of bij een andere werkgever. Werk aan de winkel dus voor de gemiddelde assistant die al een tijdje in dezelfde functie zit.

De advocatuur verjongt. De grijze generatie raakt in de minderheid en millennials nemen het stokje over. En deze millennials kunnen zichzelf vaak heel goed redden, waardoor het uitwerken van correspondentie niet meer de primaire taak van de assistant is. Wel heeft ze de eindregie. Zorgt ze voor de puntjes op de i, want foutloze correspondentie is één van de belangrijkste visitekaartjes die je kunt afgeven, juist in de advocatuur.

De juridisch assistant heeft, net als een gewone assistant, veel contact met klanten, werkt nauw en prettig samen met de advocaten en zorgt ervoor dat termijnen niet worden vergeten en de agenda niet overvol raakt. Daarbij moet ze wel een aantal bijzondere skills hebben. Het komt nog wel eens voor dat er mensen opbellen, die verdrietig of boos zijn en dat afreageren op de assistant. Hier moet je mee om kunnen gaan en zelfs mensen rustig weten te krijgen. Ze moet ook naar de advocaat kunnen vertalen wat de klant wil, welke specialist hij nodig heeft. Kennis hebben van processen en inhoud van een zaak.

Door de veranderingen in het vak werken assistants vaak voor meerdere advocaten en hebben ze daarnaast nog verschillende andere taken in hun pakket, zoals de organisatie van events, het beheer van social media en officemanagement. Ze moet dus niet alleen stressbestendig zijn, maar ook flexibel en makkelijk kunnen schakelen als de situatie daarom vraagt. Ze is daarom ook representatief en heeft een prettige en opgewekte persoonlijkheid.

Meer en meer treedt de juridisch assistant op de voorgrond, laat ze zien waar haar kantoor voor staat en bouwt haar eigen netwerk en relatiekring op. Het vak verandert, haar rol verandert, maar ze verandert mee en blijft op die manier employable. Het is jammer dat er nog steeds een stigma op de advocatuur ligt, en daarmee op de juridisch assistant. Naar mijn idee is dat stigma onterecht en is de juridisch assistant niet anders dan andere assistants. Steeds vaker wordt een hbo-niveau gevraagd, en dat is logisch, als je kijkt naar de ontwikkeling van taken en verantwoordelijkheden. De juridisch assistant is en blijft de onmisbare rechterhand van de advocaat.

De juridisch assistant suffig? Juist niet! De advocatuur digitaliseert, moderniseert, wordt steeds commerciëler en de assistant gaat daar vol in mee.