Voor de opdrachtgever van Kiem Select, gevestigd in de regio Utrecht zoek ik een a.i. managementassistente.

Deze diverse functie is geschikt voor de managementondersteuner, die zowel mondeling als schriftelijk goed is onderlegd in de Engelse taal en ruime/recente werkervaring heeft met het werken binnen een internationale organisatie.

Je ondersteunt de directeur en drie opleidingsmanagers.

Jouw takenpakket is gericht op een optimale secretariële ondersteuning. Daarbij past zelfstandigheid in werken, je eigen weg kunnen zoeken in een dynamische werkomgeving (zelf starter) en proactief (vooruit) denken en handelen.

Werkzaamheden:

• Complex agendabeheer.
• Zorgdragen voor het verzamelen van alle informatie en documentatie ter voorbereiding van afspraken (tijdig en volledig).
• Mailboxbeheer grotendeels zelfstandig, daarnaast in overleg met de directeur, opleidingsmanagers en/of team.
• Correspondentie; fysiek en digitaal, grotendeels zelfstandig
• Teamvergaderingen voorbereiden, notuleren (m.b.v. laptop) en hieruit voortvloeiende actiepunten beheren.
• Organiseren van bijeenkomsten; van het regelen van geschikte locaties t/m de catering.
• Het plaatsen van bestellingen.

Politiek correct en organisatiesensitief weet jij de weg te bewandelen binnen de organisati. Je bent toegankelijk en communicatief vaardig. Roddel en achterklap passen niet bij jouw dna.

Integer en accuraat werken zijn een must.

Benodigde opleiding en ervaring:

• Werk- en denkniveau hbo.
• Een secretariële opleiding op mbo+/hbo-niveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een dergelijke secretariële functie.
• Werkervaring binnen een onderwijsinstelling is een pré.
• Representatief voorkomen en passende werkattitude.
• Beheersing MS Office; Word, Excel, Outlook, Powerpoint.
• Kennis van Proactis is een pré.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal in woord en geschrift.

Overige vereisten:

• Je bent vlot, accuraat en snel van begrip.
• Je bent een teamplayer, maar werkt zelfstandig.
• Je bent flexibel, maar capabel om een strakke planning te bewerkstelligen.
• Je bent stressbestendig (ook voor anderen) en weet goed prioriteiten te stellen; je staat stevig in jouw schoenen.
• Resultaatgericht, georganiseerd en creatief in denken en doen.
• Je bent communicatief sterk (mondeling en schriftelijk)
• Je bent integer, gedreven, toegankelijk en organisatiesensitief.

Tijdens de W&S-procedure wordt door Kiem Select niet alleen naar opleiding en werkervaring gekeken, maar ook naar de persoonlijkheid/karakter van een kandidate. De welbekende ‘klik, die niet altijd valt uit te leggen, maar wel van groot belang is bij een match.

De start van de werkzaamheden is begin september 2019 zijn en eindigt eind 2019.

Past deze functie bij jouw ambities in het managementondersteunende vak?

Mail dan je CV en motivatie in de Engelse taal naar Cora Toker. Mocht je vragen hebben over de werkzaamheden e.d. neem dan gerust contact met Cora op. Ze staat je graag te woord.