Voor haar opdrachtgever in Amersfoort is Kiem Select op zoek naar een proactieve directiesecretaresse die ervaren is in het ondersteunen van managementleden werkzaam binnen het hoogste échelon van een organisatie.

Iemand die op zoek is naar eigen verantwoordelijkheden binnen een breed werkterrein. Houdt van een diversiteit in haar/zijn werkzaamheden binnen een dynamische en inspirerende werkomgeving.

Jouw prioriteit ligt in het secretarieel ondersteunen van de directeur van deze organisatie. Daarnaast ben je werkzaam voor de HR-manager en vorm je een belangrijke schakel voor de externe salarisverwerker. 

Samen met de office assistant ben jij het team waarop het management kan steunen en vertrouwen. Binnen dit team help je elkaar wanneer de werksituatie hierom vraagt. 

Werkzaamheden:

Secretariële ondersteuning directeur en MT 

• Complex agendabeheer. 
• Het voorbereiden van vergaderingen: bestuur, MT en de OR.
• Het notuleren van deze vergaderingen (m.b.v. een laptop) en het verzorgen van de concept verslaglegging.
• Het optimaliseren van de werkprocessen.
• NB: het totale MT bestaat uit 7 leden waarvan 4 leden extended MT. De agenda’s van het extended MT worden primair door de office assistant uitgevoerd m.u.v. specifieke MT afspraken.

Secretariële ondersteuning HR manager

• Agendabeheer en ondersteuning van operationele HR-taken.
• Werving- en selectie.
• Coördineren van beoordelingsgesprekken.
• On & offboardingproces van medewerkers.

Werkzaamheden m.b.t. extern bureau salarisadministratie

• De externe salarisadministrateur aansturen m.b.t. de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers zoals de administratie van in- en uitdiensttredingen, informatieverstrekking en het opstellen van overzichten.

Gewenst opleidingsniveau

• Minimaal vooropleiding HAVO.
• Een afgeronde secretaresseopleiding (mbo+/hbo). Dit is een harde eis.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Up-to-date in het vak door het volgen van vaktrainingen.
• Up-to-date kennis van MS Office.
• Recente ervaring in het notuleren met een laptop.
• Ervaring in het werken met AFAS is een pré.

Competenties

• Proactief.
• Enthousiast, bevlogen en de kunst verstaan van snel kunnen opschakelen indien de situatie hierom vraagt.
• Flexibiliteit (= wederzijds).
• Respectvol communiceren zonder hierbij in de achteruitstand te kruipen (passende assertiviteit; sparringspartner voor directie en collega’s).
• Teamplayer/collegialiteit; inspringen wanneer dit nodig is binnen jouw vakgebied.
• Initiatief nemend.
• Cijfermatig aangelegd.
• Interesse voor het milieu en de verduurzaming van Nederland is een pré.

Salarisindicatie etc.

• Een passend salaris (boven marktconform).
• Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Een fijne werkomgeving; goed bereikbaar met het OV.

NB: een integriteitsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Interesse in deze functie? Mail mij dan jouw cv en motivatie Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Vragen? Bel me gerust op 06-40594965