Voor haar opdrachtgever, Kunstgebouw in Rijswijk, is Kiem Select op zoek naar een proactieve directiesecretaresse die ervaren is in het ondersteunen van de directeur.

Kunstgebouw is de Zuid-Hollandse provinciale instelling voor cultuuronderwijs en cultuurparticipatie. Kunstgebouw streeft na, dat alle kinderen en jongeren in Zuid-Holland toegang hebben tot duurzaam, kwalitatief cultuuronderwijs. De organisatie werkt vanuit de visie dat cultuuronderwijs en -participatie essentieel zijn voor de ontwikkeling van kinderen, jongeren en volwassenen.

De directeur en de organisatie zijn op zoek naar een proactieve directiesecretaresse, die zelfstandig werkt en haar/zijn verantwoordelijkheden neemt binnen een breed werkterrein. Houdt van een diversiteit in haar/zijn werkzaamheden binnen een dynamische en inspirerende werkomgeving. Het overzicht heeft en houdt in haar eigen werkzaamheden en die van de directeur. Niet verzandt in details, maar deze ook niet onderschat. Initiatieven ontplooit, maar wel overlegt met de directeur alvorens ze te implementeren. 

Jouw prioriteit ligt in het zo optimaal mogelijk secretarieel ondersteunen van de directeur van deze organisatie. Er is reeds sprake van enige secretariële ondersteuning. Er dient echter een professionaliseringsslag te worden gemaakt, zodat de directeur haar workload beter ter hand kan nemen. 

Daarnaast ben je werkzaam voor de externe HR-manager en desgevraagd ben je de back-up voor de medewerker die nauw samenwerkt met de externe salarisadministrateur (veelal het doorvoeren van mutaties).  

Werkzaamheden:

Brede secretariële ondersteuning voor de directeur. 

• Complex agenda- en mailboxbeheer. 
• Het voorbereiden van vergaderingen: Raad van Toezicht en externe partijen zoals de provincie, college van B&W van diverse gemeenten, etc. 
• Het notuleren van deze vergaderingen (m.b.v. een laptop) en het verzorgen van de concept verslaglegging, bewaking van hieruit voortvloeiende actiepunten.
• Het organiseren en archiveren van directie-informatie.
• Opstellen, controleren en archiveren van opdrachten.
• Voorbereiden van documenten, zoals strategische plannen.
• Het optimaliseren van werkprocessen.

Secretariële ondersteuning externe HR manager

• Agendabeheer en ondersteuning van operationele HR-taken:
• werving- en selectie,
• coördineren van beoordelingsgesprekken,
• on & offboardingproces van medewerkers.

Gewenst opleidingsniveau

• Minimaal vooropleiding HAVO.
• Een afgeronde secretaresseopleiding (mbo+/hbo). Dit is een harde eis.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Up-to-date in het vak door het volgen van vaktrainingen.
• Up-to-date kennis van MS Office.
• Recente ervaring in het notuleren met een laptop.

Competenties

• Proactief.
• Enthousiast, bevlogen en de kunst verstaan van snel kunnen opschakelen indien de situatie hierom vraagt.
• Respectvol communiceren zonder hierbij in de achteruitstand te kruipen (passende assertiviteit; sparringpartner voor directie en collega’s). 
• Organisatiesensitief. Discreet en integer omgaan met (vertrouwelijke) informatie.
• Teamplayer/collegialiteit; inspringen wanneer dit nodig is binnen jouw vakgebied.
• Initiatief nemend.
• Cijfermatig aangelegd.
• Gezond gevoel voor humor en de behoefte om de actualiteit te volgen rondom Kunstgebouw, maar ook daarbuiten. 

Salarisindicatie etc.

• Het salaris is marktconform.
• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling (bijv. d.m.v. het volgen van opleidingen). 

Mogelijkheden tot thuiswerken

Zolang de Coronamaatregelen en het thuiswerkadvies van de Rijksoverheid van kracht zijn, worden medewerkers in de gelegenheid gesteld om deels thuis te werken. Wanneer het thuiswerkadvies vervalt werk je volledig op kantoor. Dit ter bevordering van de kwaliteit van samenwerking en communicatie.

Interesse?

Mail jouw up-to-date cv en motivatie naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of bel 06-40594965 mocht je eerst nog vragen hebben.

Het heeft geen zin om St. Kunstgebouw zelf te benaderen met een sollicitatie. Alle sollicitaties worden rechtstreeks doorgestuurd naar Kiem Select, waarbij de exclusieve opdracht ligt voor de invulling van deze vacature.

NB:

• intakegesprekken met Kiem Select zullen online plaatsvinden via Teams,
• gesprekken met de opdrachtgever zullen online of fysiek plaatsvinden afhankelijk van de dan geldende Coronamaatregelen. Met de kandidaten, die uiteindelijk de laatste fase van de procedure bereiken zullen fysieke gesprekken worden gevoerd met de opdrachtgever,
• een referentiecheck 5 jaar terug in jouw recente werkverleden maakt deel uit van de werving- en selectieprocedure.