Voor de gemeente Bunnik is Kiem Select exclusief op zoek naar een directie cq. bestuurssecretaresse, die ervaring heeft in het ondersteunen van managers of wethouders en afdelingshoofden. Het betreft een gemeente met drie kernen en wordt gezien als een van de beste woongemeenten in de regio. 

Momenteel neemt een interim secretaresse deze functie waar. De opdrachtgever wil echter z.s.m. een nieuwe vaste kracht aan het team toevoegen. 

Waarom werken voor deze gemeente? Lees onderstaande belevingen van twee bestuurssecretaresses, werkzaam bij deze mooie gemeente.

"Inmiddels werk ik alweer ongeveer 5 jaar bij de gemeente Bunnik als bestuurssecretaresse | coördinator. Een kleine, prettige gemeente met drie heel verschillende kernen, dus ook zeer diverse burgers die je klanten zijn. Met een aangenaam gebouw in een groene, goed bereikbare omgeving, met genoeg parkeerplaatsen (!). Na het werken in een grotere organisatie vind ik het prettig werken bij Bunnik. Je speelveld is veel breder dan bij een grotere organisatie, de lijnen zijn kort, je werkt nauw samen met je bestuurder, je hebt daarom meer ‘slagkracht’. Ik denk dat het werken in een kleinere organisatie een ‘hate it of love it’ situatie is. Er is een soort van clubgevoel, we gaan echt samen de uitdagingen aan. Dat vind ik zelf prettig. Je bent een essentieel onderdeel van het team met een no-nonsense instelling. En op het bestuurssecretariaat ga ik voor een prettige, volwassen werksfeer. We zetten samen de klus neer als gelijkwaardige collega’s".

"Als freelancer kijk ik regelmatig in vele keukens. Net als veel mensen had ik een beeld over werken bij de gemeente. Dit beeld bestond uit een aantal  stereotyperingen. Hieronder deel ik er een paar:

• "De ambtenaren cultuur" is te saai en te langzaam voor mij.   De realiteit is compleet anders. Er gebeurd heel veel en in een hoog tempo. Sommige zaken spelen al wel een langere tijd, maar dat is niet altijd te wijten aan het tempo van de gemeente.

• Ambtenaren doen niet veel anders dan eindeloos overleggen.   Er zijn inderdaad veel overleggen en worden onderwerpen goed besproken. Tenslotte hebben de beslissingen en het vervolg een grote impact op de stad. Het geld dat geïnvesteerd wordt in deze beslissingen zijn van de belastingbetaler een goede overweging en besluitvorming voor het uitgeven van dit geld is dan ook belangrijk.

• Werken op het bestuurssecretariaat met andere collega's kan een uitdaging worden omdat ik sneller wil dan zij.  Niks is minder waar. Het bestuurssecretariaat bestaat uit twee zeer professionele collega's die heel veel verstand van zaken hebben. Vanaf dag één ben ik als een volwaardige collega gezien en behandeld. Er is geen vraag waar ik geen antwoord op heb gekregen. Ik ben uitgenodigd om te leren over de (lokale) politiek, de onderwerpen en zaken waar ik als inwoner van een stad niet bij stil sta, maar ook een heel goed beeld heb gekregen hoe ik wel de informatie kan verkrijgen of actie kan ondernemen. Mijn collega's hebben de rust en de ervaring om helder, duidelijk en op een fascinerende manier uit te leggen hoe de processen binnen de gemeente lopen. Ik ben hier onderdeel van een team van professionals die heel nuchter, down to earth en realistisch zijn. Met een goede dosis humor en empathie maken zij het een werkplek die de moeite waard is voor mij om 90 minuten per dag voor te reizen.

Gemeente Bunnik heeft mij laten ervaren hoe leuk, interessant en uitdagend werken bij de gemeente kan zijn. Ik heb in de korte tijd dat ik hier werk heel veel geleerd en heb ik  mijn beeld over gemeente en politiek herzien. Werken bij de gemeente is leuk, veelzijdig en leerzaam waarbij je uitgenodigd word om jezelf te zijn en te leren over de processen die veranderingen te weeg brengen in een stad/dorp".

Ben jij enthousiast geworden over deze functie? Dit is wat je gaat doen als topondersteuner.

• Complex agendabeheer en intensief mailboxbeheer in goede communicatie met de wethouder en afdelingshoofden (proactief).
• Zorgdragen voor opvolging van hieruit voortvloeiende actiepunten, rust en overzicht bewaken met hieraan gekoppeld een signaleringsfunctie en urgentiebepaling, zodat niets aan het toeval wordt overgelaten.
• Verzorgen van correspondentie (fysiek en digitaal); zelfstandig of van concept.
• Organiseren van diverse vergaderingen en overleggen zoals het overleg college B&W, projectgroepen, crisisoverleggen, etc. Indien wenselijk gebeurt het notuleren over het algemeen per toerbeurt, waarbij beknopte verslagen worden gemaakt bij voorkeur m.b.v. een laptop. 
• Het voorbereiden van de stukken voor de diverse overlegvormen en het en bewaken van de hieruit voortvloeiende actiepunten.
• Je bereidt mede de collegevergaderingen voor in IBabs. 
• Ondersteuning bij diverse administratieve en inhoudelijke werk-zaamheden.
• Deelnemen aan het secretariaatsoverleg.
• Achtervang van collega-secretaressen en de medewerker kabinetzaken tijdens afwezigheid. 

Het secretariaat vormt een hub binnen deze gemeentelijke organisatie. Het is dan ook van belang dat je de essentie van een integere en discrete manier van werken en communiceren als een vanzelfsprekendheid ziet. Je weet je politiek correct en organisatiesensitief te bewegen binnen en buiten de gemeente. Naast het onderhouden van interne contacten kom je als bestuurssecretaresse ook regelmatig in contact met inwoners, ondernemers en andere relaties binnen deze gemeente.

Opleidingen

• VMBO-TL/MAVO/HAVO en minimaal een mbo-gerichte secretariële vakopleiding
• Gecombineerd met een hbo werk- en denkniveau (bij voorkeur behaald in een bestuurlijke omgeving is een pré).
• Minimaal 3 jaar werkervaring als directie- en/of bestuurssecretaresse.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift. 
• Uitstekende kennis van Outlook, Word, PowerPoint, Teams en IBabs (pré).
• Notuleren met een laptop.

Competenties

• Flair in omgang en proactief meedenken met collega’s, burgers etc.
• Sociaal communicatief vaardig om tactvol, empathisch maar ook daadkrachtig te kunnen communiceren.
• Organisatiesensitief en politiek correct optreden.
• Integriteit met pluswaarde.
• Accuraat.
• Stressbestendig; kunnen presteren onder een hoge werkdruk; snel kunnen schakelen.
• Een organisatie- en planningstalent.
• Initiatieven en eigen verantwoordelijkheid nemen voor de door jou uit te voeren of uitgevoerde taken.
• Flexibiliteit
• Je blijft jezelf verbeteren door het volgen van vakopleidingen en -trainingen.
• Een goed gevoel voor humor

Hybride werken

Bezetting op kantoor is wenselijk i.c.m. thuiswerken. De gemeente stimuleert hybride werken. Jouw thuiswerkdag is in principe donderdag, waarbij woensdag jouw vaste vrije dag is. Dit is eventueel bespreekbaar. 

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris bedraagt maximaal € 3.301,00 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (indeling n.a.v. werkervaring en opleiding).
• Individueel keuzebudget ter waarde van 17.45% van jouw brutoloon.
• Laptop en telefoon. 
• De Cao Gemeenten is van toepassing m.b.t. de overige secundaire arbeidsvoorwaarden. 
• Start je in loondienst, dan kun je gebruik maken van de eigen academie van de gemeente om trainingen en webinars te volgen die jij waardevol vindt.
• Het gemeentehuis is makkelijk te bereiken per auto of OV. Ruime parkeergelegenheid (gratis).

NB dit betreft een exclusieve opdracht voor Kiem Select. Het heeft geen zin om jouw sollicitatie rechtstreeks naar de opdrachtgever te sturen. Alle reacties worden doorgestuurd naar mij ter beoordeling en screening.

Heb jij interesse in deze mooie functie? Mail mij dan jouw cv en motivatie in de Nederlandse taal; Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 

Vragen over deze functie? Die kun je altijd aan mij stellen. Neem gerust telefonisch contact op met mij. Ik beantwoord ze graag; 06-40594965.