Bestuursassistent Raad van Bestuur (M/V) Utrecht, 36 upw, hybride, 4×9

Kiem Select is per direct op zoek naar 2 gedreven bestuursassistenten voor de Raad van Bestuur (RvB) van het UMC Utrecht. Een maatschappelijk betrokken organisatie en één van de zeven universitaire medische centra die Nederland telt. De kerntaken van het UMC Utrecht zijn zorg, onderwijs en onderzoek.

De RvB telt 4 leden, waarvan de COO en de CFO graag elk met hun nieuwe support professional een hecht team willen gaan vormen. De andere 2 leden zijn de voorzitter en de vicevoorzitter/decaan. Per 1 augustus a.s. start de nieuwe voorzitter RvB.

Als bestuursassistent van de COO en CFO moet je hiervoor up-to-date zijn in jouw vak. Zijn/haar sparringpartner en vertrouwenspersoon kunnen en willen zijn. Een regisseur van de heersende werklast/druk rondom de bestuurder. Jij creëert jouw eigen werkgebied binnen de context van het secretariaat. Verantwoordelijk voor eigen daden en doen (ook i.c.m. hybride werken). Iemand die organisatiesensitief, sociaal communicatief vaardig is en de connectie vormt voor de bestuurder m.b.t. stakeholders zowel binnen als buiten de organisatie.

Als bestuursassistent maak je deel uit van de kernstaf, die nauw met elkaar samenwerkt t.b.v. de RvB. In totaal bestaat deze staf uit 4 bestuursadviseurs, een stafadviseur en 4 bestuursassistenten. De secretaris RvB geeft leiding aan de kernstaf en dus ook het bestuurssecretariaat.

Waar houd jij je dagelijks mee bezig?

• Zelfstandig beheer van complexe agenda’s en mailboxen van de bestuurder. Redigeren en verzorgen van correspondentie. Rapportages voorbereiden (gegevens verzamelen, inventariseren en verwerken).
• Zorgen voor opvolging van uitgezette acties en deadlines in afstemming met de bestuurder.
• Coördineren van (complexe) informatiestromen en processen waarbij je verbanden legt, prioriteiten stelt, (politieke) consequenties/belangen afweegt. Signaleren van knelpunten.
• Proactief meedenken door jouw up-to-date kennis van en contacten binnen de organisatie, andere UMC’s en ziekenhuizen, de Universiteit van Utrecht en van alle andere gerelateerde organisaties en netwerken.
• Actief deelnemen aan het werkoverleg tussen bestuurder, bestuursadviseur en bestuursassistent.
• Overleg met de leden van de kernstaf.
• Notuleren van vertrouwelijke bestuursoverleggen m.u.v. de RvB-vergadering m.b.v. een laptop. Het maken en bewaken van daarbij behorende actiepunten/deadline lijsten.
• Organiseren van kleine tot grote in- en externe bijeenkomsten, congressen en symposia.
• Proactief deelnemen aan een verdere verbetering van de dienstverlening van het team van bestuursassistenten, zodat kan worden geanticipeerd op het secretariaat van nú! Dit alles om een up-to-date ondersteuning van de bestuurders ook in de toekomst te kunnen waarborgen en garanderen. Hierbij vind je het als vanzelfsprekend dat je ontbrekende kennis aanvult door het volgen van trainingen en opleidingen. Een hechte samenwerking onderhouden met jouw collega’s en elkaar helpen/adviseren/vervangen als de werksituatie hierom vraagt.

Welke talenten breng je hiervoor mee?

• Zelfstandig denken, werken en handelen.
• Proactief met een gezonde helicopterview om het overzicht te behouden en te bewaken.
• Integer en discreet i.c.m. (politieke) verhoudingen.
• Het is geen uitdaging voor je om onder een gezonde werkdruk de complexiteit van jouw taken uit te voeren en te beheersen.
• Flexibiliteit in denken en doen binnen de samenwerkingen die je aangaat m.b.t. het werken voor en met de bestuurder en de leden van de kernstaf.

Wat is er nodig aan gewenste kennis en werkervaring?

• Minimaal een HAVO-diploma.
• Een hbo-vakopleiding in het managementondersteunende vak.
• Up-to-date kennis van Office365, iBabs, Sharepoint.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.

Wat biedt het financiële plaatje en arbeidsvoorwaarden?

• Salaris bedraagt maximaal € 5.010,00 bruto per maand voor 36 uur per week, excl. salarisverhoging 1 juli 2025: 3 procent). Inschaling bij indiensttreding volgt o.b.v. vakkennis en werkervaring.
• Eindejaarsuitkering; 8,3%.
• Het aantal vakantie uren op basis van voltijd dienstverband (36 upw) bedraagt 172. Alle extra uren/dagen die worden gewerkt, kunnen worden ingezet als vakantie uren.
• Vakantietoeslag; 8%.
• Gunstige pensioenregeling.
• Ontwikkelingsmogelijkheden m.b.t. het volgen van opleidingen en trainingen.
• Cao-keuzemenu (bijv. extra arbeidsvoorwaarden inruilen voor brutosalaris).

NB: Kiem Select werkt exclusief in opdracht van deze werkgever. Zelf direct solliciteren heeft geen enkel nut. Alle cv’s worden doorgestuurd naar Kiem Select voor screening en na beoordeling eventueel meegenomen in de werving- en selectieprocedure.