Kiem Select is per direct op zoek naar 2 gedreven bestuursassistenten voor de Raad van Bestuur (RvB) van het UMC Utrecht. Een maatschappelijk betrokken organisatie en één van de zeven universitaire medische centra die Nederland telt. De kerntaken van het UMC Utrecht zijn zorg, onderwijs en onderzoek. De RvB telt 4 leden, waarvan de COO en de CFO graag elk met hun nieuwe support professional een hecht team willen gaan vormen. De andere 2 leden zijn de voorzitter en de vicevoorzitter/decaan. Per 1 augustus a.s. start de nieuwe voorzitter RvB. Als bestuursassistent van de COO en CFO moet je hiervoor up-to-date zijn in jouw vak. Zijn/haar sparringpartner en vertrouwenspersoon kunnen en willen zijn. Een regisseur van de heersende werklast/druk rondom de bestuurder. Jij creëert jouw eigen werkgebied binnen de context van het secretariaat. Verantwoordelijk voor eigen daden en doen (ook i.c.m. hybride werken). Iemand die organisatiesensitief, sociaal communicatief vaardig is en de connectie vormt voor de bestuurder m.b.t. stakeholders zowel binnen als buiten de organisatie. Als bestuursassistent maak je deel uit van de kernstaf, die nauw met elkaar samenwerkt t.b.v. de RvB. In totaal bestaat deze staf uit 4 bestuursadviseurs, een stafadviseur en 4 bestuursassistenten. De secretaris RvB geeft leiding aan de kernstaf en dus ook het bestuurssecretariaat. Waar houd jij je dagelijks mee bezig?

• Zelfstandig beheer van complexe agenda’s en mailboxen van de bestuurder. Redigeren en verzorgen van correspondentie. Rapportages voorbereiden (gegevens verzamelen, inventariseren en verwerken).
• Zorgen voor opvolging van uitgezette acties en deadlines in afstemming met de bestuurder.
• Coördineren van (complexe) informatiestromen en processen waarbij je verbanden legt, prioriteiten stelt, (politieke) consequenties/belangen afweegt. Signaleren van knelpunten.
• Proactief meedenken door jouw up-to-date kennis van en contacten binnen de organisatie, andere UMC’s en ziekenhuizen, de Universiteit van Utrecht en van alle andere gerelateerde organisaties en netwerken.
• Actief deelnemen aan het werkoverleg tussen bestuurder, bestuursadviseur en bestuursassistent.
• Overleg met de leden van de kernstaf.
• Notuleren van vertrouwelijke bestuursoverleggen m.u.v. de RvB-vergadering m.b.v. een laptop. Het maken en bewaken van daarbij behorende actiepunten/deadline lijsten.
• Organiseren van kleine tot grote in- en externe bijeenkomsten, congressen en symposia.
• Proactief deelnemen aan een verdere verbetering van de dienstverlening van het team van bestuursassistenten, zodat kan worden geanticipeerd op het secretariaat van nú! Dit alles om een up-to-date ondersteuning van de bestuurders ook in de toekomst te kunnen waarborgen en garanderen. Hierbij vind je het als vanzelfsprekend dat je ontbrekende kennis aanvult door het volgen van trainingen en opleidingen. Een hechte samenwerking onderhouden met jouw collega’s en elkaar helpen/adviseren/vervangen als de werksituatie hierom vraagt.

Welke talenten breng je hiervoor mee?

• Zelfstandig denken, werken en handelen.
• Proactief met een gezonde helicopterview om het overzicht te behouden en te bewaken.
• Integer en discreet i.c.m. (politieke) verhoudingen.
• Het is geen uitdaging voor je om onder een gezonde werkdruk de complexiteit van jouw taken uit te voeren en te beheersen.
• Flexibiliteit in denken en doen binnen de samenwerkingen die je aangaat m.b.t. het werken voor en met de bestuurder en de leden van de kernstaf.

Wat is er nodig aan gewenste kennis en werkervaring?

• Minimaal een HAVO-diploma.
• Een hbo-vakopleiding in het managementondersteunende vak.
• Up-to-date kennis van Office365, iBabs, Sharepoint.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.

Wat biedt het financiële plaatje en arbeidsvoorwaarden?

• Salaris bedraagt maximaal € 5.010,00 bruto per maand voor 36 uur per week, excl. salarisverhoging 1 juli 2025: 3 procent). Inschaling bij indiensttreding volgt o.b.v. vakkennis en werkervaring.
• Eindejaarsuitkering; 8,3%.
• Het aantal vakantie uren op basis van voltijd dienstverband (36 upw) bedraagt 172. Alle extra uren/dagen die worden gewerkt, kunnen worden ingezet als vakantie uren.
• Vakantietoeslag; 8%.
• Gunstige pensioenregeling.
• Ontwikkelingsmogelijkheden m.b.t. het volgen van opleidingen en trainingen.
• Cao-keuzemenu (bijv. extra arbeidsvoorwaarden inruilen voor brutosalaris).

NB: Kiem Select werkt exclusief in opdracht van deze werkgever. Zelf direct solliciteren heeft geen enkel nut. Alle cv’s worden doorgestuurd naar Kiem Select voor screening en na beoordeling eventueel meegenomen in de werving- en selectieprocedure.

Voor een organisatie in het midden van het land zoekt Kiem Select een ervaren bestuurssecretaresse. Bij voorkeur met hbo werk- en denkniveau (behaald door opleiding is een pré). Start begin januari of februari 2024. Het project is voor de duur van minimaal een half jaar. Maximaal 36 uur per week - hybride. Interesse? Neem contact met mij op via 06-40594965 of mail naar info@kiemselect.nl.

Een interimopdracht bij deze vaste opdrachtgever van Kiem Select van 1 april 2023 tot 1 oktober 2023. Alleen freelancers kunnen op deze vacature reageren. Voor vragen neem contact op met mij: - info@kiemselect.nl - 06-40594965.

Voor een nationaal en internationaal opererend raadgevend ingenieursbureau zoekt Kiem Select een Ambtelijk Secretaris. Alleen freelancers kunnen reageren op deze tijdelijke functie! Voor meer informatie neem dan contact met mij op: - info@kiemselect.nl - 06-40594965.

Voor organisatie in Utrecht zoekt Kiem Select een PA van topniveau! Van topniveau omdat deze PA een directeur van een langjarig strategisch programma "De Zorg van Morgen" gaat ondersteunen. Als directeur werkt hij nauw samen met de RvB. Hierdoor is jouw werk ook sterk verweven met het ondersteunende team van RvB. Dit vergt een hoge kwaliteit in functioneren. Je beheert zelfstandig zijn agenda en mailbox, structureert zijn werklast en weegt belangen en spanningen tegen elkaar af om consequenties met een groot afbreukrisico tijdig te signaleren/te voorkomen. Je filtert reacties op waarde, prioriteert de urgentie door voeling te houden met de omgeving waarin je werkt. Op die manier breng je rust en overzicht. Niet alleen voor de directeur, maar ook voor het team dat in opbouw is. De eenheid binnen dit nieuwe team, gekoppeld aan een speciaal en nieuw programma gericht op de toekomst van de dienstverlening van de organisatie, is essentieel bij in- en externe samenwerkingen. Hier wil jij graag een positieve rol in bekleden. Deel uitmaken van dit team betekent niet dat strikte hiërarchische lijnen worden gevolgd. Deze gemotiveerde en hardwerkende mensen, zijn betrokken adviseurs en managers. Ze willen er samen voor gaan. Complementair aan elkaar zijn en samenwerken vanuit een positieve sfeerbepaling. Als PA ben jij de rechterhand en sparringpartner van de directeur. Met jou heeft hij een connectie waarop hij kan bouwen en vertrouwen. Door jouw warme en resultaatgerichte persoonlijkheid ben jij zijn ogen en oren binnen de organisatie. Gebruik makend van jouw uitstekende communicatieve vaardigheden blijft de directeur de verbinding en contact houden met de organisatie en de teamleden. Dit alles overgoten met een goed gevoel voor humor. Vanzelfsprekend horen de secretarieel managementondersteunende taken bij de dagelijkse gang van zaken, maar je bent niet alleen op die manier taak georiënteerd. Je bouwt en denkt mee, bent een mede-pionier en floreert bij een gezonde en hoge dynamiek in jouw werkomgeving. Werkzaamheden

• Zelfstandig agenda- en mailboxbeheer, waar nodig in overleg, waarbij je zorgt voor een logische en logistieke indeling, prioriteiten stelt en hieruit voortvloeiende acties en deadlines actief aanstuurt.
• Correspondentie afhandelen i.c.m. het beheren van de informatiestromen die van belang zijn voor de directeur. Waar mogelijk handel je dit zelfstandig af.
• Het managen van de communicatielijnen binnen zijn portefeuille en waarbij je zorgt voor een tijdige en adequate afstemming met hem.
• Het notuleren van vergaderingen stoot jou niet af. Je ziet het nut van het kunnen leggen van kruisverbanden door deze informatiebron die jouw ondersteuning t.o.v. de directeur alleen maar optimaliseert. Uiteraard zorg je voor de juiste voorbereidingen van de vergaderingen en houd je zicht op de hieruit voortvloeiende acties.
• Organiseren van events, in- en externe bijeenkomsten, waarbij je de vinger aan pols houdt t/m de kleinste details is voor jou een tweede natuur.

  Wat heb je voor deze unieke functie nodig?

• Communicatieve/sociale vaardighedenzijn een must gezien jouw in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel.
• Organisatiesensitiefbewust zijn van jouw plaats binnen de samenwerking met de diverse disciplines.
• Vakinhoudelijk betrokken willen zijn. Dit betekent zorgdragen op de hoogte te zijn van de werkzaamheden van de directeur door het lezen van e-mails, notities e.d. Prioriteiten kunnen stellen. Tijdig overleg met jouw interne cirkel; directeur, teamleden, de samenwerkingsverbanden met de ondersteuners van de RvB (ook om piekmomenten samen te kunnen oppakken).
• Vakvolwassen zijn; dit houdt in de verantwoordelijkheid nemen voor jouw eigen werk/taken.
• Je hebt een beroepsopleiding voor directiesecretaresse succesvol afgeronden hebt een gezonde werkervaring als zelfstandig werkend assistant. Op Raad van Bestuur of directieniveau (CEO/COO/CFO) is een pré, maar geen vereiste.
• Een hbo werk- en denkniveau is een vereiste! Je moet snel kunnen opschakelen en meedenken.
• Je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief met de juiste attitude voor PA van een directeur en kun je werken met een hoge “storingsfactor”.
• Daarnaast is een uitstekende kennis van de Nederlandse taalin woord en geschrift een must. Beheers je de Engelse taal, dan is dit een belangrijke pré. Uiteraard is uitstekende kennis van MS-Office belangrijk. Je bent tech-savvy.
• Geen 9 tot 5 mentaliteit. Soms vergt deze functie een flexibiliteit en betrokkenheid om ook buiten kantoortijden ondersteuning te bieden als de situatie daarom vraagt.
• Gezien de samenstelling van het team zou een PA van het mannelijke geslacht een lichte voorkeur hebben, maar uiteraard is dit slechts een klein pluspunt. Het gaat uiteindelijk om de juiste persoon op deze centrale rol binnen het team te kunnen plaatsen.

Opleiding en vaardigheden

• Minimaal HAVO als vooropleiding.
• Een mbo+/hbo vakopleiding.
• Tech savvy; jouw digitale kennis is up-to-date.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Afhankelijk van potentieel is het minimum aantal jaren werkervaring gesteld op 5 jaar.

Salaris en emolumenten

• Marktconform salaris.
• Eindejaarsuitkering; 8,3%.
• Gezond aantal vakantiedagen gebaseerd op het aantal uren dat je per jaar werkt.
• Vakantietoeslag; 8%.
• Gunstige pensioenregeling.
• Ontwikkelingsmogelijkheden m.b.t. het volgen van opleidingen en trainingen.
• Cao ‘menu of options’ (mogelijkheid om extra arbeidsvoorwaarden in te ruilen voor brutosalaris).

NB: Kiem Select werkt exclusief in opdracht van deze werkgever. Zelf direct solliciteren heeft geen enkel nut. Alle cv’s worden doorgestuurd naar Kiem Select voor screening en na beoordeling eventueel meegenomen in de werving- en selectieprocedure. Interesse? Mail jouw up-to-date cv én motivatie naar info@kiemselect.nl of bel 06-40594965 mocht je eerst nog vragen hebben.

Kiem Select zoekt met spoed voor haar opdrachtgever een interim collega bestuurssecretaresse ter ondersteuning van de RvB. Jouw hoofdtaak bestaat uit het ondersteunen van een lid van de Raad van Bestuur. Het is van groot belang een connectie te hebben met het bestuurslid waarop jullie samen kunnen bouwen en vertrouwen. Je bent resultaatgericht en een sparringpartner met een warme persoonlijkheid. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en je voert je signaalfunctie integer en discreet uit, waardoor je een schakel tussen de organisatie en het bestuur kunt zijn. Onder andere hierdoor stel je de RvB in staat de verbinding met de organisatie en haar medewerkers te behouden. Je hebt je eigen taken en verantwoordelijkheden en door een dagelijks goede onderlinge afstemming met je andere 2 collega’s vervangen jullie elkaar moeiteloos. Samen zorgen jullie ervoor dat de dag van onze bestuurders efficiënt en soepel verloopt. De werkzaamheden

• Complex agendabeheer; urgentie en prioriteiten stellen bij aanvragen voor een afspraak, anticiperen op gemaakte afspraken (verkrijgen van informatie en zorgdragen voor de nakoming van gemaakte afspraken).
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie/mailberichten.
• Voorbereiden en plannen van vergaderingen. Zorgdragen voor alle benodigde stukken zoals agenda (het doen van agendavoorstellen), het voorbereiden/uitwerken van documenten en presentaties.
• Het notuleren van vergaderingen van de Raad van Toezicht. Het maken van verslagen, actie- en besluitenlijsten en de bewaking van de uitvoering hiervan.
• Beheren en bewaken van (persoonlijke) dossiers.
• Eerste aanspreekpunt zijn bij vragen en andersoortige situaties, terugkoppeling naar de (secretaris) Raad van Bestuur.
• Bijdragen aan een goed en efficiënt functionerend bestuurssecretariaat.

Wat heb je voor deze unieke functie nodig

• Uitstekende communicatieve vaardigheden zijn een must gezien jouw vele in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel.
• organisatiesensitief en bewust zijn van de verschillende belangen van de vele stakeholders  isin de samenwerking met de diverse disciplines een must.
• Je moet in staat zijn om in acute situaties snel en correct te handelen. Contact met betrokkenen vraagt in dergelijke situaties om snelheid en tact.
• Prioriteiten kunnen stellen en stressbesteding zijn en met regelmaat overleggen met jouw collega-secretaresses; om met elkaar tijdig te kunnen anticiperen op piek- en stressmomenten.
• Vermogen om goed vooruit te denken en te plannen, secuur te werken en snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en processen.
• Vakinhoudelijk betrokken willen zijn; op de hoogte zijn van de werkzaamheden van het bestuur door het lezen van e-mails, notities e.d.
• Je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief  en kun je werken met een hoge “storingsfactor”.
• Je hebt een beroepsopleiding voor directiesecretaresse succesvol afgerond en hebt ruime werkervaring als zelfstandig werkend secretaresse op directie- of bestuursniveau.
• Een HBO werk- en denkniveau is een vereiste. Bij voorkeur door opleiding én werkervaring behaald.

Je bent een daadkrachtig persoon met een flexibele instelling en bent bereid, op het moment dat dit nodig is, op andere dagen dan je vaste werkdagen of buiten kantoortijden te werken. De collega’s van het secretariaat werken nauw samen en nemen elkaar waar op parttime dagen en in vakanties. Interesse? Stuur dan jouw cv en motivatie naar info@kiemselect.nl. Als je eerst nog vragen hebt, neem dan contact op via 06-40594965 of gebruik het bovenstaande e-mailadres. Is dit niet jouw functie, maar past deze wel als een bus bij een van jouw netwerkcontacten, speel de informatie dan alsjeblieft door. Alvast mijn dank.

Voor een opdrachtgever in Doetinchem ben ik op zoek naar een interim managementassistente ter ondersteuning van de manager Bedrijfsvoering. Dit ter overbrugging totdat er een nieuwe MA is geworven. Duur van de opdracht 3 maanden met mogelijke verlenging van een maand. Werkzaamheden

• Compleet agenda- en mailboxbeheer; zorgen voor een logische en logistieke indelen, opvolging van afspraken bewaken en hieruit voortvloeiende actiepunten.
• Verbindingen leggen/communicatie tussen teamleden en stakeholders.
• Organiseren, plannen en notuleren van vergaderingen, bewaking hieruit voortvloeiende actiepunten.
• Alle voorkomende werkzaamheden die verder ontstaan uit de samenwerking met de manager.

Wil je reageren of je kent iemand die interesse heeft in deze functie? Bel mij dan op 06-40594965 of mail info@kiemselect.nl

Spoed opdracht! Een interim HR Consultant die het recruitmentproces van deze zorginstelling vorm gaat geven en implementeren.

Ben jij op zoek naar een functie, waarbij jij jouw talenten kunt inzetten voor het creëren/uitbouwen van jouw eigen functie en het meedenken/werken aan de ontwikkeling van een jonge, betrokken en professionele zorgorganisatie? Dan past deze functie bij De Zorg van Toen gevestigd in De Bilt bij jou! Deze organisatie met een sterk maatschappelijk belang, een toegewijd bestuur en een enthousiaste groep gedreven medewerkers maakt een gezonde groei door. Samen bieden zij een liefdevolle woonplek voor ouderen met aandacht voor de cliënt en haar/zijn familie. Vanwege die groei is Kiem Select op zoek naar een breed managementondersteunend talent ter uitbreiding van de staf van 6 naar 8 medewerkers. Je wordt de rechterhand van de HR-Manager en de directe collega/sparringpartner van de officemanager. Zij ondersteunt het bestuur. Door jouw werk lever je een indirecte bijdrage aan het daadwerkelijk omkijken naar de zorgzoekende medemens. Het uitgangspunt van de Zorg van Toen is samen met én van elkaar te leren om de organisatie verder vorm te geven t.b.v. de beste verzorging van hun cliënten. De werksfeer is informeel. Qua werkverhoudingen is de HR-manager jouw leidinggevende en de officemanager jouw directe collega en aanspreekpunt. Jouw takenpakket is divers en staat op veel vlakken nog in de kinderschoenen qua uitwerking en uitvoering. Je weet hierbij jouw werk- en levenservaring toe te passen, zodat logische lijnen kunnen worden uitgezet. Hierbij is een open communicatie van belang. Jouw sociale skills zijn onontbeerlijk. Integer en organisatiesensitief weet jij je weg te vinden om zaken gestroomlijnd te laten verlopen. Wat je gaat doen in deze baan met een sterk variërend takenpakket waar geen dag hetzelfde is! Managementondersteunend | HR-gerelateerd*

• Ondersteuning van de HR-manager (indien noodzakelijk afspraken maken en verzorgen correspondentie | e-mailverkeer).
• Secretarieel ondersteunende begeleiding van werving- en selectietrajecten.
• On & off boarding van personeel.
• Complete verzorging rondom arbeidscontractafhandeling.
• Verzuimregistratie t.b.v. verzekeraars en Arbo-diensten.
• Secretariële ondersteuning bieden ter versterking van de officemanager als de werksituatie hierom vraagt.
• Wekelijks overleg met officemanager m.b.t. het optimaliseren van jullie samenwerking en om grip te houden op jullie dienstverlening binnen de organisatie.
• Vervanging van de officemanager tijdens vakantie- of ziektedagen.

*) HR-werkervaring is niet noodzakelijk. Fijn is als je jezelf er wel mee kan identificeren. Communicatie

• Standaardiseren/personaliseren/professionaliseren informatiestromen van werkgever-werknemerscommunicatie.
• Digitaal handboek opstellen t.b.v. de werknemers om hen makkelijker de weg te laten vinden in the do’s & don’ts rondom het arbeidsvoorwaardenpakket (primaire en secundaire).

Administratie (beheren)

• Opleidingsadministratie.
• Cliëntenadministratie (contracten inboeken, facturatie).
• Signaleringsfunctie t.b.v. ticketsysteem storingen technische dienst.

Werk zien liggen en oppakken; de functie in goed overleg verder ontwikkelen!    Jouw glas is half vol!!   Krijg jij energie van deze functie? Dan is dit het bijpassende financiële en arbeidsvoorwaardelijke plaatje.

• Salarisindicatie tussen de € 2.650,00 en € 4.000,00 bruto per maand, 40 uur per week. Inschaling n.a.v. opleiding en werkervaring.
• Vakantiedagen: 25 op jaarbasis (160 uur wettelijke vakantie uren en 40 bovenwettelijk vakantie-uren) bij een fulltime dienstverband (40-urige werkweek).
• Eindejaarsuitkering: 8,33 %
• Vakantietoeslag: 8 %
• Pensioenregeling.
• Er zijn mogelijkheden tot hybride werken (1 dag per week in overleg).
• Wegens de bezetting van het secretariaat ben je bij voorkeur op vrijdag altijd op kantoor (eventueel bespreekbaar).
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Wat je nodig hebt om deze functie uit te kunnen voeren

• Een succesvol afgeronde mbo-4/hbo managementondersteunende opleiding.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal.
• Uitstekende kennis van MS-Office.
• Tech savvy; interesse om snel softwareprogramma’s eigen te maken.
• Cijfermatig inzicht.
• Kennis van administratiesystemen.

Op persoonlijk gebied:

• gezond assertief;
• sociaal communicatief vaardig;
• discreet en integer;
• een teamplayer;
• affiniteit met zorg en de medemens;
• oplossingsgericht werken en twee stappen vooruit denken;
• de wil en inzet om jezelf verder te ontwikkelen tot verdere groeikansen binnen de organisatie.

NB: Kiem Select werkt exclusief in opdracht van deze werkgever. Zelf direct solliciteren heeft geen enkel nut. Alle cv’s worden doorgestuurd naar Kiem Select voor screening en na beoordeling eventueel mee genomen in de werving- en selectieprocedure. Interesse? Mail jouw up-to-date cv én motivatie naar info@kiemselect.nl of bel 06-40594965 mocht je eerst nog vragen hebben.