Geplaatst 8 maanden geleden

Kiem Select zoekt met spoed voor haar opdrachtgever een interim collega bestuurssecretaresse ter ondersteuning van de RvB.

Jouw hoofdtaak bestaat uit het ondersteunen van een lid van de Raad van Bestuur. Het is van groot belang een connectie te hebben met het bestuurslid waarop jullie samen kunnen bouwen en vertrouwen. Je bent resultaatgericht en een sparringpartner met een warme persoonlijkheid. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en je voert je signaalfunctie integer en discreet uit, waardoor je een schakel tussen de organisatie en het bestuur kunt zijn. Onder andere hierdoor stel je de RvB in staat de verbinding met de organisatie en haar medewerkers te behouden. Je hebt je eigen taken en verantwoordelijkheden en door een dagelijks goede onderlinge afstemming met je andere 2 collega’s vervangen jullie elkaar moeiteloos. Samen zorgen jullie ervoor dat de dag van onze bestuurders efficiënt en soepel verloopt.

De werkzaamheden

  • Complex agendabeheer; urgentie en prioriteiten stellen bij aanvragen voor een afspraak, anticiperen op gemaakte afspraken (verkrijgen van informatie en zorgdragen voor de nakoming van gemaakte afspraken).
  • Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie/mailberichten.
  • Voorbereiden en plannen van vergaderingen. Zorgdragen voor alle benodigde stukken zoals agenda (het doen van agendavoorstellen), het voorbereiden/uitwerken van documenten en presentaties.
  • Het notuleren van vergaderingen van de Raad van Toezicht. Het maken van verslagen, actie- en besluitenlijsten en de bewaking van de uitvoering hiervan.
  • Beheren en bewaken van (persoonlijke) dossiers.
  • Eerste aanspreekpunt zijn bij vragen en andersoortige situaties, terugkoppeling naar de (secretaris) Raad van Bestuur.
  • Bijdragen aan een goed en efficiënt functionerend bestuurssecretariaat.

Wat heb je voor deze unieke functie nodig

  • Uitstekende communicatieve vaardigheden zijn een must gezien jouw vele in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel.
  • organisatiesensitief en bewust zijn van de verschillende belangen van de vele stakeholders  isin de samenwerking met de diverse disciplines een must.
  • Je moet in staat zijn om in acute situaties snel en correct te handelen. Contact met betrokkenen vraagt in dergelijke situaties om snelheid en tact.
  • Prioriteiten kunnen stellen en stressbesteding zijn en met regelmaat overleggen met jouw collega-secretaresses; om met elkaar tijdig te kunnen anticiperen op piek- en stressmomenten.
  • Vermogen om goed vooruit te denken en te plannen, secuur te werken en snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en processen.
  • Vakinhoudelijk betrokken willen zijn; op de hoogte zijn van de werkzaamheden van het bestuur door het lezen van e-mails, notities e.d.
  • Je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief  en kun je werken met een hoge “storingsfactor”.
  • Je hebt een beroepsopleiding voor directiesecretaresse succesvol afgerond en hebt ruime werkervaring als zelfstandig werkend secretaresse op directie- of bestuursniveau.
  • Een HBO werk- en denkniveau is een vereiste. Bij voorkeur door opleiding én werkervaring behaald.

Je bent een daadkrachtig persoon met een flexibele instelling en bent bereid, op het moment dat dit nodig is, op andere dagen dan je vaste werkdagen of buiten kantoortijden te werken. De collega’s van het secretariaat werken nauw samen en nemen elkaar waar op parttime dagen en in vakanties.

Interesse?

Stuur dan jouw cv en motivatie naar info@kiemselect.nl.

Als je eerst nog vragen hebt, neem dan contact op via 06-40594965 of gebruik het bovenstaande e-mailadres.

Is dit niet jouw functie, maar past deze wel als een bus bij een van jouw netwerkcontacten, speel de informatie dan alsjeblieft door. Alvast mijn dank.

Solliciteer online








    Deel deze facature