Geplaatst 6 maanden geleden

Voor organisatie in Utrecht zoekt Kiem Select een PA van topniveau! Van topniveau omdat deze PA een directeur van een langjarig strategisch programma “De Zorg van Morgen” gaat ondersteunen.

Als directeur werkt hij nauw samen met de RvB. Hierdoor is jouw werk ook sterk verweven met het ondersteunende team van RvB. Dit vergt een hoge kwaliteit in functioneren. Je beheert zelfstandig zijn agenda en mailbox, structureert zijn werklast en weegt belangen en spanningen tegen elkaar af om consequenties met een groot afbreukrisico tijdig te signaleren/te voorkomen. Je filtert reacties op waarde, prioriteert de urgentie door voeling te houden met de omgeving waarin je werkt. Op die manier breng je rust en overzicht. Niet alleen voor de directeur, maar ook voor het team dat in opbouw is.

De eenheid binnen dit nieuwe team, gekoppeld aan een speciaal en nieuw programma gericht op de toekomst van de dienstverlening van de organisatie, is essentieel bij in- en externe samenwerkingen. Hier wil jij graag een positieve rol in bekleden. Deel uitmaken van dit team betekent niet dat strikte hiërarchische lijnen worden gevolgd. Deze gemotiveerde en hardwerkende mensen, zijn betrokken adviseurs en managers. Ze willen er samen voor gaan. Complementair aan elkaar zijn en samenwerken vanuit een positieve sfeerbepaling.

Als PA ben jij de rechterhand en sparringpartner van de directeur. Met jou heeft hij een connectie waarop hij kan bouwen en vertrouwen. Door jouw warme en resultaatgerichte persoonlijkheid ben jij zijn ogen en oren binnen de organisatie. Gebruik makend van jouw uitstekende communicatieve vaardigheden blijft de directeur de verbinding en contact houden met de organisatie en de teamleden. Dit alles overgoten met een goed gevoel voor humor.

Vanzelfsprekend horen de secretarieel managementondersteunende taken bij de dagelijkse gang van zaken, maar je bent niet alleen op die manier taak georiënteerd. Je bouwt en denkt mee, bent een mede-pionier en floreert bij een gezonde en hoge dynamiek in jouw werkomgeving.

Werkzaamheden

  • Zelfstandig agenda- en mailboxbeheer, waar nodig in overleg, waarbij je zorgt voor een logische en logistieke indeling, prioriteiten stelt en hieruit voortvloeiende acties en deadlines actief aanstuurt.
  • Correspondentie afhandelen i.c.m. het beheren van de informatiestromen die van belang zijn voor de directeur. Waar mogelijk handel je dit zelfstandig af.
  • Het managen van de communicatielijnen binnen zijn portefeuille en waarbij je zorgt voor een tijdige en adequate afstemming met hem.
  • Het notuleren van vergaderingen stoot jou niet af. Je ziet het nut van het kunnen leggen van kruisverbanden door deze informatiebron die jouw ondersteuning t.o.v. de directeur alleen maar optimaliseert. Uiteraard zorg je voor de juiste voorbereidingen van de vergaderingen en houd je zicht op de hieruit voortvloeiende acties.
  • Organiseren van events, in- en externe bijeenkomsten, waarbij je de vinger aan pols houdt t/m de kleinste details is voor jou een tweede natuur.

 

Wat heb je voor deze unieke functie nodig?

  • Communicatieve/sociale vaardighedenzijn een must gezien jouw in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel.
  • Organisatiesensitiefbewust zijn van jouw plaats binnen de samenwerking met de diverse disciplines.
  • Vakinhoudelijk betrokken willen zijn. Dit betekent zorgdragen op de hoogte te zijn van de werkzaamheden van de directeur door het lezen van e-mails, notities e.d. Prioriteiten kunnen stellen. Tijdig overleg met jouw interne cirkel; directeur, teamleden, de samenwerkingsverbanden met de ondersteuners van de RvB (ook om piekmomenten samen te kunnen oppakken).
  • Vakvolwassen zijn; dit houdt in de verantwoordelijkheid nemen voor jouw eigen werk/taken.
  • Je hebt een beroepsopleiding voor directiesecretaresse succesvol afgeronden hebt een gezonde werkervaring als zelfstandig werkend assistant. Op Raad van Bestuur of directieniveau (CEO/COO/CFO) is een pré, maar geen vereiste.
  • Een hbo werk- en denkniveau is een vereiste! Je moet snel kunnen opschakelen en meedenken.
  • Je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief met de juiste attitude voor PA van een directeur en kun je werken met een hoge “storingsfactor”.
  • Daarnaast is een uitstekende kennis van de Nederlandse taalin woord en geschrift een must. Beheers je de Engelse taal, dan is dit een belangrijke pré. Uiteraard is uitstekende kennis van MS-Office belangrijk. Je bent tech-savvy.
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit. Soms vergt deze functie een flexibiliteit en betrokkenheid om ook buiten kantoortijden ondersteuning te bieden als de situatie daarom vraagt.
  • Gezien de samenstelling van het team zou een PA van het mannelijke geslacht een lichte voorkeur hebben, maar uiteraard is dit slechts een klein pluspunt. Het gaat uiteindelijk om de juiste persoon op deze centrale rol binnen het team te kunnen plaatsen.

Opleiding en vaardigheden

  • Minimaal HAVO als vooropleiding.
  • Een mbo+/hbo vakopleiding.
  • Tech savvy; jouw digitale kennis is up-to-date.
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Afhankelijk van potentieel is het minimum aantal jaren werkervaring gesteld op 5 jaar.

Salaris en emolumenten

  • Marktconform salaris.
  • Eindejaarsuitkering; 8,3%.
  • Gezond aantal vakantiedagen gebaseerd op het aantal uren dat je per jaar werkt.
  • Vakantietoeslag; 8%.
  • Gunstige pensioenregeling.
  • Ontwikkelingsmogelijkheden m.b.t. het volgen van opleidingen en trainingen.
  • Cao ‘menu of options’ (mogelijkheid om extra arbeidsvoorwaarden in te ruilen voor brutosalaris).

NB: Kiem Select werkt exclusief in opdracht van deze werkgever. Zelf direct solliciteren heeft geen enkel nut. Alle cv’s worden doorgestuurd naar Kiem Select voor screening en na beoordeling eventueel meegenomen in de werving- en selectieprocedure.

Interesse?

Mail jouw up-to-date cv én motivatie naar info@kiemselect.nl of bel 06-40594965 mocht je eerst nog vragen hebben.

Solliciteer online








    Deel deze facature